Wielu przedsiębiorców pobiera od klientów zaliczki, zadatki lub przedpłaty jeszcze przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru. Otrzymanie takiej wpłaty rodzi konkretne obowiązki na gruncie VAT — najczęściej trzeba ją udokumentować fakturą zaliczkową. Poniżej wyjaśniamy, kiedy faktura zaliczkowa jest wymagana, w jakim terminie należy ją wystawić, co musi zawierać oraz jak połączyć ją z fakturą końcową w 2026 roku. Wskazujemy też, kiedy z faktury zaliczkowej można zrezygnować i jak zaliczka wygląda w podatku dochodowym.
Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej
Jeżeli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi czynny podatnik VAT otrzyma całość albo część zapłaty — zaliczkę, zadatek, przedpłatę czy ratę — co do zasady ma obowiązek udokumentować tę wpłatę fakturą zaliczkową. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje bowiem z chwilą otrzymania płatności, w odniesieniu do faktycznie otrzymanej kwoty. Faktura zaliczkowa dotyczy więc realnie wpłaconych środków, a nie całej wartości przyszłej transakcji.
Nie każda wpłata wywołuje ten obowiązek. Faktury zaliczkowej nie wystawia się m.in. w sytuacjach, w których ustawa wiąże moment powstania obowiązku podatkowego nie z płatnością, lecz z innym zdarzeniem — dotyczy to na przykład dostaw mediów czy usług najmu rozliczanych według terminu płatności. W razie wątpliwości, czy konkretna wpłata jest zaliczką rodzącą obowiązek w VAT, warto skonsultować transakcję z biurem rachunkowym.
W jakim terminie wystawić fakturę zaliczkową
Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Jeśli więc przedpłata wpłynęła w marcu, na wystawienie faktury jest czas do 15 kwietnia — niezależnie od tego, kiedy sama usługa czy dostawa zostanie zrealizowana.
Ustawa wyznacza też granicę „od dołu”: faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Wystawienie dokumentu zbyt wcześnie, gdy wpłata w tym okresie w ogóle nie nadejdzie, bywa traktowane jako tak zwana faktura przedwczesna i rodzi ryzyko sporu z organem podatkowym. Bezpieczniej jest wystawiać fakturę zaliczkową dopiero po zaksięgowaniu wpłaty.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa zawiera standardowe dane faktury — datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, stawkę oraz kwotę podatku — ale w miejsce wartości całej transakcji wykazuje otrzymaną kwotę zaliczki i podatek od tej kwoty. VAT liczy się tu metodą „w stu”: przyjmuje się, że otrzymana zaliczka jest kwotą brutto, a podatek wylicza się według wzoru uwzględniającego zastosowaną stawkę. Na fakturze powinny znaleźć się także dane zamówienia — nazwa towaru lub usługi, których dotyczy przedpłata.
Faktura końcowa i rozliczenie pobranych zaliczek
Po zrealizowaniu dostawy lub wykonaniu usługi przedsiębiorca wystawia fakturę końcową (rozliczeniową), w której rozlicza całość transakcji. Wartość zamówienia oraz kwotę podatku pomniejsza się o zaliczki udokumentowane wcześniej fakturami zaliczkowymi, a na fakturze końcowej wskazuje się numery tych faktur. Dzięki temu VAT od zaliczek nie zostaje naliczony po raz drugi. Jeżeli cała należność została pobrana zaliczkami, faktura końcowa może wykazywać zerową kwotę do zapłaty, a gdy suma faktur zaliczkowych obejmuje pełną wartość transakcji, niekiedy nie trzeba jej w ogóle wystawiać.
Kiedy można zrezygnować z faktury zaliczkowej
Po zmianach wprowadzonych pakietem SLIM VAT 3 sprzedawca nie musi wystawiać osobnej faktury zaliczkowej, jeżeli zaliczkę oraz dostawę towaru lub wykonanie usługi zrealizuje w tym samym miesiącu. W takim przypadku wystarczy jedna faktura — końcowa — która obok terminu dostawy powinna zawierać także datę otrzymania zaliczki, o ile różni się ona od daty wystawienia dokumentu. To uproszczenie jest prawem, a nie obowiązkiem: przedsiębiorca nadal może wystawić dwie faktury, jeśli tak mu wygodniej. Warto pamiętać, że po rezygnacji z faktury zaliczkowej nabywca odliczy VAT dopiero z faktury końcowej.
Zaliczka a podatek dochodowy
Na gruncie podatku dochodowego zasada jest odwrotna niż w VAT. Pobrana zaliczka na poczet dostaw towarów lub usług, które zostaną wykonane w kolejnych okresach rozliczeniowych, co do zasady nie stanowi przychodu w momencie jej otrzymania — przychód powstaje dopiero z chwilą realizacji świadczenia. Oznacza to, że sama faktura zaliczkowa zwykle nie generuje zapisu przychodowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ani obowiązku zapłaty zaliczki na PIT. Od tej zasady istnieją wyjątki, dlatego sposób ujęcia konkretnej wpłaty warto potwierdzić dla danej sytuacji.