Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) jest w Polsce procesem darmowym i w większości możliwym do przeprowadzenia przez internet. To jednak nie oznacza, że jest to decyzja, którą warto podejmować pochopnie. Kilka wyborów dokonywanych na etapie rejestracji — przede wszystkim forma opodatkowania oraz status podatnika VAT — rzutuje na wysokość obciążeń przez kolejne miesiące, a czasem przez cały rok podatkowy. Poniżej przeprowadzamy przez kolejne kroki i wskazujemy miejsca, w których najłatwiej o kosztowną pomyłkę.

Krok 1. Wniosek do CEIDG

Rejestracja JDG odbywa się poprzez wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek można złożyć elektronicznie, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, albo osobiście w dowolnym urzędzie gminy. Jeden formularz załatwia kilka spraw naraz: rejestruje firmę, zgłasza ją do urzędu skarbowego, do ZUS oraz do GUS w celu nadania numeru REGON. Numer NIP, jeśli przedsiębiorca jeszcze go nie posiada, zostaje nadany automatycznie.

We wniosku podaje się m.in. nazwę firmy (która musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy), adres wykonywania działalności, przewidywaną datę rozpoczęcia oraz dane kontaktowe. Warto pamiętać, że datę rozpoczęcia można ustawić również na przyszłość — to bywa przydatne, gdy chcemy odpowiednio zaplanować start i moment powstania obowiązków wobec ZUS.

Krok 2. Wybór kodów PKD

Kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) określają, czym firma będzie się zajmować. Wskazuje się jeden kod główny — odpowiadający przeważającej działalności — oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych. Dobór kodów warto przemyśleć szerzej niż tylko pod kątem dzisiejszych planów: dopisanie kilku powiązanych obszarów na zapas nic nie kosztuje, a oszczędza późniejszej aktualizacji wpisu, gdy działalność się rozwinie.

Kod PKD ma też znaczenie praktyczne wykraczające poza statystykę. Niektóre rodzaje działalności są wykluczone z opodatkowania ryczałtem lub objęte innymi stawkami, a część wymaga dodatkowych zezwoleń czy koncesji. Dlatego dobór kodów najlepiej skonsultować jeszcze przed złożeniem wniosku.

Krok 3. Forma opodatkowania — decyzja o największym ciężarze gatunkowym

Przedsiębiorca rozliczający JDG ma do wyboru trzy podstawowe formy: skalę podatkową (12% i 32% po przekroczeniu progu), podatek liniowy (19% niezależnie od dochodu) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawka zależna od rodzaju działalności). Nie istnieje jedna forma najlepsza dla wszystkich — wybór zależy od przewidywanego dochodu, poziomu kosztów, branży oraz sytuacji rodzinnej (np. możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem).

Od 2022 roku na koszt każdej z form wpływa dodatkowo składka zdrowotna, liczona inaczej w zależności od wybranego sposobu opodatkowania. W skali jest to 9% dochodu, w podatku liniowym 4,9% dochodu, a w ryczałcie — kwota zryczałtowana zależna od progu przychodów. To sprawia, że porównanie form bez konkretnych liczb bywa mylące. W praktyce ten sam profil działalności może wypaść najkorzystniej na ryczałcie albo na skali — wszystko zależy od proporcji przychodów do kosztów.

Krok 4. VAT — rejestrować się czy korzystać ze zwolnienia

Wielu początkujących przedsiębiorców może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, dopóki roczna wartość sprzedaży nie przekroczy ustawowego limitu. Zwolnienie upraszcza rozliczenia i bywa atrakcyjne w działalności kierowanej do klientów indywidualnych. Z drugiej strony rejestracja do VAT pozwala odliczać podatek od zakupów, co opłaca się przy większych inwestycjach na starcie lub gdy głównymi odbiorcami są firmy będące czynnymi podatnikami VAT.

Część rodzajów działalności jest wyłączona ze zwolnienia i wymaga rejestracji do VAT już od pierwszej transakcji. To kolejny powód, by status VAT rozstrzygnąć przed rozpoczęciem sprzedaży, a nie po pierwszych fakturach.

Krok 5. Zgłoszenie do ZUS i pierwsze składki

Samo złożenie wniosku CEIDG zgłasza działalność do ZUS jako płatnika, ale nie zgłasza jeszcze przedsiębiorcy do konkretnych ubezpieczeń. To odrębny formularz (ZUS ZUA lub ZUS ZZA), który należy złożyć w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Na tym etapie rozstrzyga się również, czy korzystamy z ulg składkowych — ulgi na start, preferencyjnego ZUS czy Małego ZUS Plus — o których piszemy szerzej w osobnym artykule.

Czego nie widać na pierwszy rzut oka

Rejestracja firmy to formalność, którą da się przejść w jeden wieczór. Trudniejsze — i ważniejsze — są decyzje, które ta formalność utrwala: forma opodatkowania wiąże co do zasady na cały rok, status VAT wpływa na ceny i marże, a wybór ulgi ZUS na lata kształtuje wysokość przyszłych świadczeń. Dobrze jest przeliczyć kilka scenariuszy zawczasu, zamiast korygować je później.