Prowadzenie działalności

Kasa fiskalna w jednoosobowej działalności w 2026 roku — kto musi ją mieć i od jakiego limitu

24 cze 2026 · 5 min czytania

Kasa fiskalna to dla wielu osób zakładających jednoosobową działalność jeden z pierwszych progów, przy którym pojawiają się wątpliwości: czy muszę ją kupić od razu, czy mogę poczekać. Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, komu i co sprzedajesz oraz jaki osiągasz obrót. W 2026 roku zasady opierają się na rozporządzeniu Ministra Finansów obowiązującym w latach 2025–2027, które utrzymało dotychczasowy limit zwolnienia. Poniżej tłumaczymy, kogo dotyczy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie, jak policzyć limit i o czym pamiętać po jej zakupie.

Kto w ogóle musi ewidencjonować sprzedaż na kasie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Innymi słowy, kasa służy do rejestrowania sprzedaży konsumenckiej. Jeżeli Twoimi klientami są wyłącznie inne firmy i instytucje, którym wystawiasz faktury, co do zasady kasa fiskalna nie jest potrzebna. Dopiero pojawienie się sprzedaży dla klientów indywidualnych uruchamia pytanie o obowiązek ewidencji — i o to, czy możesz skorzystać ze zwolnienia.

Limit 20 000 zł i jak go liczyć

Podstawowe zwolnienie opiera się na wysokości obrotu. Jeśli Twoja sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku 20 000 zł, możesz korzystać ze zwolnienia i nie musisz mieć kasy. Ten sam limit obowiązuje firmy rozpoczynające działalność, z jedną ważną różnicą: liczy się go proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży w danym roku. Przedsiębiorca, który startuje w trakcie roku, ma więc do dyspozycji odpowiednio niższą kwotę, obliczaną według wzoru 20 000 zł × (liczba dni od rozpoczęcia sprzedaży do końca roku ÷ liczba dni w roku). Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dla konsumentów — obrót z fakturami dla firm nie ma tu znaczenia.

Branże, które muszą mieć kasę od pierwszej sprzedaży

Limit 20 000 zł nie chroni wszystkich. Rozporządzenie wymienia towary i usługi, przy których kasa jest obowiązkowa niezależnie od wielkości obrotu — czyli już od pierwszej złotówki sprzedaży konsumenckiej. Wśród usług są to między innymi usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, gastronomiczne świadczone przez placówki stacjonarne, naprawa pojazdów silnikowych, przewóz osób taksówką oraz doradztwo podatkowe. Po stronie towarów obowiązek od początku obejmuje na przykład sprzedaż paliw, części samochodowych, sprzętu radiowego i telewizyjnego oraz perfum i wód toaletowych. Jeśli planujesz działalność w którejś z tych branż, kasę trzeba przygotować jeszcze przed pierwszą transakcją.

Kiedy zwolnienie wygasa i co wtedy zrobić

Korzystając ze zwolnienia ze względu na obrót, trzeba pilnować limitu na bieżąco. Po jego przekroczeniu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym obrót przekroczył 20 000 zł. To realny czas na wybór i zakup urządzenia, fiskalizację oraz rozpoczęcie ewidencji — warto go nie przegapić, bo sprzedaż bez wymaganej kasy wiąże się z sankcjami. W praktyce większość przedsiębiorców kupuje dziś kasę online, która na bieżąco przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas. Przed pierwszym użyciem każdą kasę trzeba poddać fiskalizacji, którą wykonuje uprawniony serwisant.

Ulga na zakup kasy i obowiązki po fiskalizacji

Zakup pierwszej kasy można częściowo odzyskać dzięki uldze. Przysługuje ona wyłącznie przy kasie online i wynosi 90% ceny netto urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby z niej skorzystać, trzeba rozpocząć ewidencjonowanie w wymaganym terminie i spełnić warunki formalne. Posiadanie kasy to także bieżące obowiązki: wystawianie i wydawanie paragonów z każdej sprzedaży, sporządzanie raportów dobowych i miesięcznych, przechowywanie książki kasy oraz wykonywanie obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na dwa lata. Zaniedbanie przeglądu grozi karą pieniężną i koniecznością zwrotu ulgi, jeśli wcześniej z niej skorzystałeś.

Nie masz pewności, czy w Twojej działalności kasa fiskalna jest już obowiązkowa, jak policzyć limit 20 000 zł albo którą kasę wybrać? W biurze rachunkowym TaxProfis sprawdzimy Twój przypadek, ustalimy moment powstania obowiązku, pomożemy w wyborze urządzenia i dopilnujemy formalności wraz z ulgą na zakup. Skontaktuj się z nami.

Skontaktuj się z nami

Treść artykułu ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Stan prawny oraz przytoczone kwoty odpowiadają dacie publikacji i mogą ulec zmianie. W indywidualnej sprawie skontaktuj się z biurem TaxProfis.

Wróć do artykułów

Unternehmensführung

Registrierkasse im Einzelunternehmen im Jahr 2026 — wer sie haben muss und ab welcher Grenze

24. Juni 2026 · 5 Min. Lesezeit

Die Registrierkasse (kasa fiskalna) ist für viele, die ein Einzelunternehmen gründen, eine der ersten Schwellen, an der Zweifel aufkommen: Muss ich sie sofort kaufen oder kann ich warten? Die Antwort hängt vor allem davon ab, an wen und was Sie verkaufen und welchen Umsatz Sie erzielen. Im Jahr 2026 beruhen die Regeln auf der Verordnung des Finanzministers, die in den Jahren 2025–2027 gilt und die bisherige Befreiungsgrenze beibehalten hat. Im Folgenden erklären wir, wen die Pflicht zur Erfassung des Verkaufs auf der Kasse betrifft, wie die Grenze berechnet wird und was nach dem Kauf zu beachten ist.

Wer überhaupt den Verkauf auf der Kasse erfassen muss

Die Pflicht zum Besitz einer Registrierkasse betrifft Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen an natürliche Personen ohne Gewerbetätigkeit sowie an Pauschallandwirte (rolnicy ryczałtowi) verkaufen. Mit anderen Worten: Die Kasse dient der Erfassung von Verkäufen an Verbraucher. Wenn Ihre Kunden ausschließlich andere Firmen und Institutionen sind, denen Sie Rechnungen ausstellen, ist eine Registrierkasse grundsätzlich nicht erforderlich. Erst der Verkauf an Privatkunden wirft die Frage nach der Erfassungspflicht auf — und danach, ob Sie die Befreiung nutzen können.

Die Grenze von 20 000 PLN und ihre Berechnung

Die grundlegende Befreiung beruht auf der Höhe des Umsatzes. Wenn Ihr Verkauf an Privatpersonen und Pauschallandwirte im Vorjahr 20 000 PLN nicht überschritten hat, können Sie die Befreiung nutzen und benötigen keine Kasse. Dieselbe Grenze gilt für neu gegründete Firmen, mit einem wichtigen Unterschied: Sie wird anteilig zur Anzahl der Verkaufstage im jeweiligen Jahr berechnet. Ein Unternehmer, der während des Jahres startet, verfügt also über einen entsprechend niedrigeren Betrag, berechnet nach der Formel 20 000 PLN × (Anzahl der Tage vom Verkaufsbeginn bis Jahresende ÷ Anzahl der Tage im Jahr). In die Grenze fließt nur der Verkauf an Verbraucher ein — der Umsatz aus Rechnungen an Firmen spielt hier keine Rolle.

Branchen, die die Kasse ab dem ersten Verkauf haben müssen

Die Grenze von 20 000 PLN schützt nicht alle. Die Verordnung nennt Waren und Dienstleistungen, bei denen die Kasse unabhängig von der Umsatzhöhe verpflichtend ist — also bereits ab dem ersten Złoty des Verkaufs an Verbraucher. Zu den Dienstleistungen gehören unter anderem Friseur-, Kosmetik- und kosmetologische Dienstleistungen, gastronomische Leistungen stationärer Betriebe, die Reparatur von Kraftfahrzeugen, die Personenbeförderung mit dem Taxi sowie Steuerberatung. Auf der Warenseite umfasst die Pflicht von Anfang an zum Beispiel den Verkauf von Kraftstoffen, Kfz-Teilen, Radio- und Fernsehgeräten sowie Parfüms und Toilettenwässern. Wenn Sie eine Tätigkeit in einer dieser Branchen planen, muss die Kasse bereits vor der ersten Transaktion vorbereitet sein.

Wann die Befreiung endet und was dann zu tun ist

Wer die Befreiung wegen des Umsatzes nutzt, muss die Grenze laufend im Auge behalten. Nach ihrer Überschreitung verliert die Befreiung ihre Gültigkeit nach Ablauf von zwei Monaten, gerechnet ab dem Ende des Monats, in dem der Umsatz 20 000 PLN überschritten hat. Das ist eine reale Frist für die Auswahl und den Kauf des Geräts, die Fiskalisierung sowie den Beginn der Erfassung — man sollte sie nicht verpassen, denn Verkauf ohne erforderliche Kasse ist mit Sanktionen verbunden. In der Praxis kaufen die meisten Unternehmer heute eine Online-Kasse, die die Daten laufend an das Zentrale Kassenregister (Centralne Repozytorium Kas) übermittelt. Vor dem ersten Gebrauch muss jede Kasse fiskalisiert werden, was ein berechtigter Servicetechniker durchführt.

Vergünstigung für den Kassenkauf und Pflichten nach der Fiskalisierung

Den Kauf der ersten Kasse kann man dank einer Vergünstigung teilweise zurückerhalten. Sie steht ausschließlich bei einer Online-Kasse zu und beträgt 90 % des Nettopreises des Geräts, jedoch nicht mehr als 700 PLN. Um sie zu nutzen, muss man die Erfassung fristgerecht beginnen und die formalen Voraussetzungen erfüllen. Der Besitz einer Kasse bringt auch laufende Pflichten mit sich: das Ausstellen und Aushändigen von Belegen bei jedem Verkauf, das Erstellen von Tages- und Monatsberichten, das Aufbewahren des Kassenbuchs sowie die obligatorische technische Überprüfung mindestens einmal alle zwei Jahre. Eine versäumte Überprüfung droht mit einer Geldstrafe und der Pflicht zur Rückzahlung der Vergünstigung, falls Sie diese zuvor in Anspruch genommen haben.

Sie sind unsicher, ob in Ihrer Tätigkeit die Registrierkasse bereits Pflicht ist, wie die Grenze von 20 000 PLN zu berechnen ist oder welche Kasse Sie wählen sollen? Im Buchhaltungsbüro TaxProfis prüfen wir Ihren Fall, bestimmen den Zeitpunkt des Entstehens der Pflicht, helfen bei der Auswahl des Geräts und kümmern uns um die Formalitäten samt der Kaufvergünstigung. Kontaktieren Sie uns.

Kontaktieren Sie uns

Der Inhalt des Artikels dient ausschließlich der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Rechtslage und genannte Beträge entsprechen dem Datum der Veröffentlichung und können sich ändern. In Ihrem individuellen Fall kontaktieren Sie bitte das Büro TaxProfis.

Zurück zu den Artikeln

Running a business

Cash register in a sole proprietorship in 2026 — who must have one and from what threshold

Jun 24, 2026 · 5 min read

For many people setting up a sole proprietorship, the cash register (kasa fiskalna) is one of the first thresholds that raises doubts: must I buy one straight away, or can I wait? The answer depends above all on whom and what you sell and what turnover you generate. In 2026 the rules are based on the Minister of Finance's regulation in force for 2025–2027, which kept the existing exemption limit. Below we explain who is subject to the obligation to record sales on a cash register, how to calculate the limit, and what to keep in mind after buying one.

Who must record sales on a cash register at all

The obligation to have a cash register applies to entrepreneurs who sell goods or provide services to natural persons not running a business and to flat-rate farmers (rolnicy ryczałtowi). In other words, the cash register is used to record consumer sales. If your clients are exclusively other companies and institutions to whom you issue invoices, a cash register is generally not needed. It is only the appearance of sales to individual customers that triggers the question of the recording obligation — and of whether you can use the exemption.

The PLN 20,000 limit and how to calculate it

The basic exemption is based on the level of turnover. If your sales to private individuals and flat-rate farmers did not exceed PLN 20,000 in the previous year, you can use the exemption and do not need a cash register. The same limit applies to firms starting out, with one important difference: it is calculated in proportion to the number of days of sales in the given year. An entrepreneur who starts mid-year therefore has a correspondingly lower amount available, calculated using the formula PLN 20,000 × (number of days from the start of sales to the end of the year ÷ number of days in the year). Only sales to consumers count towards the limit — turnover from invoices to companies is irrelevant here.

Industries that must have a cash register from the first sale

The PLN 20,000 limit does not protect everyone. The regulation lists goods and services for which a cash register is mandatory regardless of turnover — that is, from the very first złoty of consumer sales. Among the services these include, among others, hairdressing, beauty and cosmetology services, catering provided by stationary establishments, motor vehicle repair, passenger transport by taxi, and tax advisory services. On the goods side, the obligation applies from the start to, for example, the sale of fuels, car parts, radio and television equipment, and perfumes and toilet waters. If you plan to operate in one of these industries, the cash register must be ready before the first transaction.

When the exemption expires and what to do then

When using the exemption based on turnover, you have to keep an eye on the limit on an ongoing basis. After it is exceeded, the exemption ceases to apply after two months, counting from the end of the month in which turnover exceeded PLN 20,000. This is real time to choose and buy the device, complete fiscalisation, and start recording — it is worth not missing, because selling without the required cash register entails sanctions. In practice, most entrepreneurs today buy an online cash register, which transmits data on an ongoing basis to the Central Register of Cash Registers (Centralne Repozytorium Kas). Before first use, every cash register must undergo fiscalisation, carried out by an authorised service technician.

Relief for buying a cash register and obligations after fiscalisation

You can partly recover the cost of your first cash register thanks to a relief. It is available only for an online cash register and amounts to 90% of the device's net price, but no more than PLN 700. To use it, you must start recording within the required deadline and meet the formal conditions. Owning a cash register also brings ongoing obligations: issuing and handing over receipts for every sale, preparing daily and monthly reports, keeping the cash register logbook, and carrying out a mandatory technical inspection at least once every two years. Neglecting the inspection risks a financial penalty and the obligation to return the relief if you previously used it.

Not sure whether a cash register is already mandatory in your business, how to calculate the PLN 20,000 limit, or which register to choose? At the TaxProfis accounting office we will review your case, determine when the obligation arises, help you choose the device, and take care of the formalities together with the purchase relief. Get in touch with us.

Contact us

This article is for information purposes only and does not constitute tax or legal advice. The legal status and amounts cited correspond to the date of publication and may change. For your individual case, please contact the TaxProfis office.

Back to articles