Artykuły  /  Prowadzenie działalności
Prowadzenie działalności

Koszty uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności w 2026 roku — co możesz zaliczyć do kosztów i jak je udokumentować

· 6 min czytania

W jednoosobowej działalności gospodarczej to właśnie koszty decydują o tym, od jakiej kwoty zapłacisz podatek. Im wyższe i prawidłowo udokumentowane koszty, tym niższy dochód do opodatkowania — pod warunkiem, że dany wydatek rzeczywiście wolno do nich zaliczyć. Wyjaśniamy, czym są koszty uzyskania przychodu, jakie warunki musi spełniać wydatek, czego do kosztów zaliczyć nie można oraz o czym pamiętać przy płatnościach i dokumentacji w 2026 roku.

Czym są koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wprost wyłączonych w art. 23 ustawy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może rozliczyć bardzo szeroki katalog wydatków związanych z firmą — od zakupu towarów i materiałów, przez czynsz, media, sprzęt, paliwo, usługi księgowe, telefon i internet, po szkolenia czy działania marketingowe. Koszt obniża podstawę opodatkowania, dlatego prawidłowe rozliczanie wydatków bezpośrednio przekłada się na wysokość należnego podatku.

Trzy warunki, które musi spełnić wydatek

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt, musi spełnić kilka warunków jednocześnie. Po pierwsze, musi pozostawać w związku przyczynowym z działalnością — być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Po drugie, nie może znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów, czyli w art. 23 ustawy. Po trzecie, musi być właściwie udokumentowany, najczęściej fakturą lub rachunkiem wystawionym na dane firmy. Ciężar wykazania związku między wydatkiem a przychodem spoczywa na przedsiębiorcy, dlatego w razie wątpliwości warto zachować dodatkowe dowody, na przykład umowę, korespondencję czy opis przeznaczenia zakupu.

Czego nie zaliczysz do kosztów

Ustawa wprost wyłącza z kosztów część wydatków, nawet jeśli wiążą się z firmą. Do kosztów nie zaliczysz między innymi wydatków o charakterze reprezentacji — przykładowo zakupu alkoholu czy wystawnego posiłku z kontrahentem. Kosztem nie będą również zapłacone grzywny i kary, odsetki od zaległości podatkowych, sam podatek dochodowy ani wydatki o charakterze czysto prywatnym. Szczególne zasady dotyczą samochodu osobowego, gdzie obowiązują odrębne limity i procentowe ograniczenia kosztów — temu zagadnieniu poświęciliśmy osobny artykuł. Zanim ujmiesz wydatek w kosztach, warto sprawdzić, czy nie znalazł się on w katalogu wyłączeń.

Limit płatności gotówkowych i biała lista VAT

Sposób zapłaty również wpływa na możliwość rozliczenia kosztu. Limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł brutto dla jednej transakcji. Jeżeli opłacisz gotówką transakcję o wartości przekraczającej ten próg, nie zaliczysz jej do kosztów — a gdy część zapłacisz przelewem, a część gotówką, z kosztów wypada część gotówkowa. Przy przelewach powyżej 15 000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT warto dodatkowo sprawdzić numer rachunku kontrahenta na białej liście podatników prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. Przelew na rachunek spoza wykazu również może pozbawić Cię prawa do ujęcia wydatku w kosztach.

Środki trwałe a wyposażenie i dokumentacja

Nie każdy zakup trafia do kosztów od razu w całości. Składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok i wartości przekraczającej 10 000 zł, na przykład maszyny czy droższy sprzęt, co do zasady wprowadza się do ewidencji środków trwałych i rozlicza w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Wydatki o niższej wartości można natomiast zaliczyć do kosztów jednorazowo. Wszystkie koszty ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentów, dlatego porządek w fakturach i terminowe księgowanie są równie ważne jak sama wysokość wydatków.

Forma opodatkowania a koszty

Możliwość rozliczania kosztów zależy od wybranej formy opodatkowania. Przy skali podatkowej oraz podatku liniowym podatek płacisz od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty — tu rozliczanie wydatków ma największe znaczenie. Inaczej jest na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, gdzie podatek liczony jest od samego przychodu i kosztów co do zasady nie odlicza się wcale. Dlatego decyzja o formie opodatkowania powinna uwzględniać także to, jak wysokie koszty realnie ponosisz w swojej działalności.

Nie masz pewności, które wydatki możesz bezpiecznie zaliczyć do kosztów, a które lepiej z nich wyłączyć? W biurze rachunkowym TaxProfis pomożemy prawidłowo rozliczyć koszty Twojej działalności, zadbamy o dokumentację i podpowiemy, która forma opodatkowania najlepiej pasuje do Twojej sytuacji. Skontaktuj się z nami.

Skontaktuj się z nami

Treść artykułu ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Stan prawny oraz przytoczone kwoty odpowiadają dacie publikacji i mogą ulec zmianie. W indywidualnej sprawie skontaktuj się z biurem TaxProfis.

Wróć do artykułów
Artikel  /  Unternehmensführung
Unternehmensführung

Betriebsausgaben (koszty uzyskania przychodu) im Einzelunternehmen im Jahr 2026 — was Sie als Kosten absetzen können und wie Sie es dokumentieren

· 6 Min. Lesezeit

Im Einzelunternehmen entscheiden gerade die Kosten darüber, ab welchem Betrag Sie Steuern zahlen. Je höher und ordnungsgemäß belegt die Kosten sind, desto niedriger ist das zu versteuernde Einkommen — vorausgesetzt, die jeweilige Ausgabe darf tatsächlich als Kosten angesetzt werden. Wir erklären, was Betriebsausgaben (koszty uzyskania przychodu) sind, welche Voraussetzungen eine Ausgabe erfüllen muss, was nicht abzugsfähig ist und worauf Sie 2026 bei Zahlungen und Dokumentation achten sollten.

Was sind Betriebsausgaben

Gemäß Art. 22 Abs. 1 des polnischen Einkommensteuergesetzes sind Betriebsausgaben jene Aufwendungen, die zur Erzielung von Einnahmen oder zur Erhaltung bzw. Sicherung ihrer Quelle getätigt werden, mit Ausnahme der in Art. 23 des Gesetzes ausdrücklich ausgeschlossenen Kosten. In der Praxis bedeutet das, dass ein Unternehmer einen sehr breiten Katalog betrieblicher Ausgaben absetzen kann — vom Einkauf von Waren und Materialien über Miete, Nebenkosten, Ausrüstung, Kraftstoff, Buchhaltungsdienstleistungen, Telefon und Internet bis hin zu Schulungen oder Marketingmaßnahmen. Kosten mindern die Bemessungsgrundlage, daher wirkt sich die korrekte Abrechnung der Ausgaben unmittelbar auf die Höhe der fälligen Steuer aus.

Drei Voraussetzungen, die eine Ausgabe erfüllen muss

Damit eine Ausgabe als Kosten anerkannt wird, müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Erstens muss sie in einem ursächlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen — also zur Erzielung von Einnahmen oder zur Erhaltung bzw. Sicherung ihrer Quelle getätigt worden sein. Zweitens darf sie nicht in der Liste der von den Kosten ausgeschlossenen Ausgaben, also in Art. 23 des Gesetzes, aufgeführt sein. Drittens muss sie ordnungsgemäß belegt sein, in der Regel durch eine auf die Firmendaten ausgestellte Rechnung. Die Beweislast für den Zusammenhang zwischen Ausgabe und Einnahme liegt beim Unternehmer; im Zweifel lohnt es sich daher, zusätzliche Nachweise aufzubewahren, etwa einen Vertrag, Schriftverkehr oder eine Beschreibung des Verwendungszwecks.

Was nicht als Kosten abzugsfähig ist

Das Gesetz schließt einen Teil der Ausgaben ausdrücklich von den Kosten aus, selbst wenn sie mit der Firma zusammenhängen. Nicht abzugsfähig sind unter anderem Aufwendungen mit Repräsentationscharakter — beispielsweise der Kauf von Alkohol oder ein aufwendiges Essen mit einem Geschäftspartner. Auch gezahlte Geldstrafen und Bußgelder, Zinsen auf Steuerrückstände, die Einkommensteuer selbst sowie rein private Ausgaben gehören nicht zu den Kosten. Besondere Regeln gelten für den Personenkraftwagen, für den eigene Obergrenzen und prozentuale Kostenbeschränkungen bestehen — diesem Thema haben wir einen gesonderten Artikel gewidmet. Bevor Sie eine Ausgabe als Kosten ansetzen, sollten Sie prüfen, ob sie nicht im Katalog der Ausschlüsse steht.

Bargeldzahlungsgrenze und die weiße Liste der USt-Pflichtigen

Auch die Zahlungsweise beeinflusst die Möglichkeit, eine Ausgabe als Kosten anzusetzen. Die Grenze für Barzahlungen zwischen Unternehmern beträgt 15 000 PLN brutto je Transaktion. Bezahlen Sie eine Transaktion oberhalb dieser Grenze in bar, können Sie sie nicht als Kosten ansetzen — und wenn Sie einen Teil per Überweisung und einen Teil in bar zahlen, entfällt der in bar gezahlte Teil aus den Kosten. Bei Überweisungen über 15 000 PLN an einen aktiven USt-Pflichtigen lohnt es sich zusätzlich, die Kontonummer des Geschäftspartners auf der von der polnischen Finanzverwaltung (KAS) geführten weißen Liste (biała lista) zu prüfen. Eine Überweisung auf ein Konto außerhalb dieser Liste kann Ihnen ebenfalls das Recht nehmen, die Ausgabe als Kosten anzusetzen.

Anlagevermögen, Ausstattung und Dokumentation

Nicht jeder Kauf wird sofort in voller Höhe zu Kosten. Vermögensgegenstände mit einer voraussichtlichen Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr und einem Wert über 10 000 PLN, etwa Maschinen oder teurere Ausrüstung, werden grundsätzlich in das Anlageverzeichnis aufgenommen und über die Zeit durch Abschreibungen verrechnet. Ausgaben mit geringerem Wert können dagegen einmalig als Kosten angesetzt werden. Alle Kosten werden auf Grundlage von Belegen im Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben (KPiR) erfasst, daher sind Ordnung bei den Rechnungen und eine fristgerechte Verbuchung ebenso wichtig wie die Höhe der Ausgaben selbst.

Besteuerungsform und Kosten

Ob Sie Kosten absetzen können, hängt von der gewählten Besteuerungsform ab. Bei der Steuerprogression (Steuerskala) und der linearen Steuer zahlen Sie die Steuer auf das Einkommen, also auf die um die Kosten verminderten Einnahmen — hier hat die Abrechnung der Ausgaben die größte Bedeutung. Anders ist es beim Pauschalsteuersatz auf erfasste Einnahmen (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), bei dem die Steuer allein auf die Einnahmen berechnet wird und Kosten grundsätzlich überhaupt nicht abgezogen werden. Die Entscheidung über die Besteuerungsform sollte daher auch berücksichtigen, wie hoch die Kosten sind, die Sie in Ihrer Tätigkeit tatsächlich tragen.

Sie sind sich nicht sicher, welche Ausgaben Sie bedenkenlos als Kosten ansetzen können und welche Sie besser ausschließen? Das Buchhaltungsbüro TaxProfis hilft Ihnen, die Kosten Ihrer Tätigkeit korrekt abzurechnen, kümmert sich um die Dokumentation und berät Sie, welche Besteuerungsform am besten zu Ihrer Situation passt. Kontaktieren Sie uns.

Kontaktieren Sie uns

Der Inhalt des Artikels dient ausschließlich der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Rechtslage und genannte Beträge entsprechen dem Datum der Veröffentlichung und können sich ändern. In Ihrem individuellen Fall kontaktieren Sie bitte das Büro TaxProfis.

Zurück zu den Artikeln
Articles  /  Running a business
Running a business

Tax-deductible costs (koszty uzyskania przychodu) in a sole proprietorship in 2026 — what you can deduct and how to document it

· 6 min read

In a sole proprietorship it is precisely the costs that decide the amount on which you pay tax. The higher and properly documented your costs are, the lower your taxable income — provided that the given expense may actually be treated as a cost. We explain what tax-deductible costs (koszty uzyskania przychodu) are, what conditions an expense must meet, what cannot be deducted, and what to keep in mind regarding payments and documentation in 2026.

What tax-deductible costs are

Under Art. 22(1) of the Polish Personal Income Tax Act, tax-deductible costs are expenses incurred in order to earn income or to maintain or secure its source, except for the costs expressly excluded in Art. 23 of the Act. In practice this means that an entrepreneur can deduct a very broad range of business expenses — from the purchase of goods and materials, through rent, utilities, equipment, fuel, accounting services, phone and internet, to training or marketing activities. Costs reduce the tax base, so accounting for expenses correctly has a direct impact on the amount of tax due.

Three conditions an expense must meet

For an expense to be recognised as a cost, several conditions must be met at the same time. First, it must have a causal link with the business — it must be incurred in order to earn income or to maintain or secure its source. Second, it must not appear on the list of expenses excluded from costs, that is, in Art. 23 of the Act. Third, it must be properly documented, most often by an invoice or a bill issued to the company's details. The burden of proving the link between the expense and the income rests with the entrepreneur, so in case of doubt it is worth keeping additional evidence, such as a contract, correspondence or a description of the purpose of the purchase.

What you cannot deduct

The Act expressly excludes some expenses from costs, even if they are connected with the business. Among other things, you cannot deduct expenses of a representation nature — for example the purchase of alcohol or a lavish meal with a contractor. Costs also do not include fines and penalties paid, interest on tax arrears, income tax itself, or purely private expenses. Special rules apply to passenger cars, for which separate limits and percentage restrictions on costs apply — we have devoted a separate article to this topic. Before you treat an expense as a cost, it is worth checking whether it is not on the list of exclusions.

The cash payment limit and the VAT white list

The method of payment also affects whether an expense can be treated as a cost. The cash payment limit between entrepreneurs is PLN 15,000 gross per transaction. If you pay in cash for a transaction exceeding this threshold, you will not be able to treat it as a cost — and if you pay part by transfer and part in cash, the cash part is excluded from costs. For transfers above PLN 15,000 to an active VAT payer, it is also worth checking the contractor's account number on the white list (biała lista) of taxpayers kept by the National Revenue Administration (KAS). A transfer to an account outside this list may likewise deprive you of the right to treat the expense as a cost.

Fixed assets, equipment and documentation

Not every purchase becomes a cost in full straight away. Assets with an expected useful life of more than one year and a value exceeding PLN 10,000, such as machinery or more expensive equipment, are as a rule entered in the fixed-asset register and accounted for over time through depreciation write-offs. Expenses of a lower value, on the other hand, can be treated as a cost on a one-off basis. All costs are recorded in the tax revenue and expense ledger (KPiR) on the basis of documents, so keeping invoices in order and posting them on time matters just as much as the amount of the expenses themselves.

The form of taxation and costs

Whether you can account for costs depends on the chosen form of taxation. Under the tax scale and the flat (linear) tax you pay tax on income, that is, on revenue reduced by costs — here accounting for expenses matters most. It is different under the lump-sum tax on recorded revenue (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), where the tax is calculated on revenue alone and costs are, as a rule, not deducted at all. The decision on the form of taxation should therefore also take into account how high the costs are that you actually bear in your business.

Not sure which expenses you can safely treat as costs and which are better left out? At the TaxProfis accounting office we will help you account for your business costs correctly, take care of the documentation and advise which form of taxation best fits your situation. Get in touch with us.

Contact us

This article is for information purposes only and does not constitute tax or legal advice. The legal status and amounts cited correspond to the date of publication and may change. For your individual case, please contact the TaxProfis office.

Back to articles