Ab 2026 ändern sich die Regeln, nach denen Ämter und Aufsichtsbehörden ein Einzelunternehmen (jednoosobowa działalność gospodarcza, JDG) in Polen kontrollieren dürfen. Grund dafür ist das sogenannte erste Deregulierungspaket — ein Gesetz, das Unternehmer von zu vielen und zu langen Prüfungen entlasten sollte. Ein Teil der Vorschriften gilt bereits seit Mitte 2025, weitere, die die Risikokategorisierung betreffen, traten am 1. Januar 2026 in Kraft. Es lohnt sich zu wissen, was sich geändert hat, denn die meisten Einzelunternehmen in Polen gelten per Definition als Kleinstunternehmer (mikroprzedsiębiorca) — und gerade sie betreffen die Änderungen am stärksten.
Woher kommen diese Änderungen
Die neuen Regeln wurden durch das Gesetz vom 21. Mai 2025 zur Änderung bestimmter Gesetze zur Deregulierung des Wirtschafts- und Verwaltungsrechts und zur Verbesserung der Grundsätze der Wirtschaftsgesetzgebung eingeführt (Gesetzblatt Dz.U. 2025, Pos. 769), bekannt als das erste Deregulierungspaket. Das Gesetz novelliert die Vorschriften des Unternehmergesetzes (Prawo przedsiębiorców) vom 6. März 2018 zur Kontrolle der wirtschaftlichen Tätigkeit — vor allem Art. 55 sowie den neu hinzugefügten Art. 55a. Ein Teil der Regelungen, darunter die Verkürzung der Prüfungsdauer, gilt seit dem 13. Juli 2025. Die Vorschriften zur periodischen Risikoanalyse und zur Kategorisierung der Unternehmer traten am 1. Januar 2026 in Kraft.
Kürzere Prüfungsdauer bei Kleinstunternehmern
Die spürbarste Änderung ist die Verkürzung der maximalen Gesamtdauer aller Prüfungen bei einem Kleinstunternehmer (mikroprzedsiębiorca) in einem Kalenderjahr — von 12 auf 6 Werktage. Für die übrigen Unternehmer haben sich die Limits nicht geändert: Kleinunternehmer (mały przedsiębiorca) — 18 Werktage, mittlerer Unternehmer (średni przedsiębiorca) — 24 Werktage, alle übrigen — 48 Werktage pro Jahr. In das Limit zählen Werktage, gerechnet vom Beginn bis zum Abschluss der Prüfung, unabhängig davon, ob die Prüfer an jedem Tag physisch im Unternehmen anwesend waren, und unabhängig von der Form der Prüfung — auch bei einer Fernprüfung.
Der Gesetzgeber sieht die Möglichkeit einer Verlängerung der Prüfung bei einem Kleinstunternehmer vor, jedoch nur unter genau festgelegten Bedingungen: Wenn nach Abschluss der Prüfungshandlungen am Firmensitz oder am Ort der Tätigkeitsausübung nur noch Handlungen im Zusammenhang mit dem Sammeln und Analysieren von Dokumenten verbleiben, können diese am Sitz der Prüfbehörde oder aus der Ferne fortgesetzt werden — ohne dass die Zustimmung des Unternehmers erforderlich ist. Diese Verlängerung darf jedoch nicht dazu führen, dass das doppelte Grundlimit, also 12 Werktage, überschritten wird.
Risikokategorien und seltenere geplante Prüfungen
Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein zusätzlicher Mechanismus, der die Häufigkeit geplanter Prüfungen einschränkt und durch Art. 55a des Unternehmergesetzes eingeführt wurde. Die Prüfbehörden sind verpflichtet, die Wahrscheinlichkeit von Rechtsverstößen durch Unternehmer einer bestimmten Branche oder Gruppe periodisch zu analysieren und ihnen auf dieser Grundlage eine von drei Risikokategorien zuzuordnen: niedrig, mittel oder hoch. Von dieser Kategorie hängt ab, wie oft bei einem Unternehmer eine geplante Prüfung durchgeführt werden darf: bei niedrigem Risiko — nicht häufiger als einmal in 5 Jahren, bei mittlerem Risiko — nicht häufiger als einmal in 3 Jahren. Für die Kategorie mit hohem Risiko sieht das Gesetz keine Obergrenze vor — geplante Prüfungen können so oft durchgeführt werden, wie es die wirksame Anwendung der einschlägigen Vorschriften erfordert.
Die Grundsätze für die Zuordnung zu den einzelnen Risikokategorien muss die Prüfbehörde auf ihrer Themenseite im Amtsblatt für öffentliche Informationen (Biuletyn Informacji Publicznej, BIP) veröffentlichen, und zwar innerhalb von 3 Monaten nach Annahme der jeweils nächsten periodischen Analyse. Dadurch kann ein Unternehmer theoretisch nachvollziehen, nach welchen Kriterien die jeweilige Behörde Unternehmen seiner Branche für geplante Prüfungen auswählt.
Mehr Angaben in der Prüfungsankündigung
Die Novelle ändert auch den Umfang der Angaben, die eine Ankündigung der beabsichtigten Einleitung einer Prüfung enthalten muss. Zusätzlich zu den bisherigen Elementen muss die Prüfbehörde nun eine vorläufige Liste der Dokumente und Informationen im Zusammenhang mit dem Prüfungsumfang angeben, die sie während der Prüfung zu erhalten beabsichtigt, und bei geplanten Prüfungen zusätzlich die dem Unternehmer zugeordnete Risikokategorie. Das erleichtert die Vorbereitung auf die Prüfung im Voraus, anstatt Dokumente erst vor Ort zusammenzustellen.
Was das für Einzelunternehmen in der Praxis bedeutet
Die überwiegende Mehrheit der Personen, die in Polen ein Einzelunternehmen (JDG) führen, fällt unter die Definition des Kleinstunternehmers (mikroprzedsiębiorca) — also eines Unternehmens, das im Jahresdurchschnitt weniger als 10 Personen beschäftigt und einen Jahresnettoumsatz oder eine Bilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro erzielt. Für diese Gruppe bedeuten die Änderungen eine real kürzere Dauer einer etwaigen Prüfung und — dank der Risikokategorisierung — potenziell seltenere geplante Prüfungen bei Unternehmen mit geringerem Verstoßrisiko. Das entbindet jedoch nicht von den Pflichten gegenüber den Prüfern: Weiterhin muss ein Kontrollbuch (książka kontroli) geführt, müssen Dokumente auf Verlangen der zuständigen Behörde vorgelegt und muss im Rahmen der Prüfungshandlungen mitgewirkt werden. Es ändern sich die zeitlichen Rahmenbedingungen und die Häufigkeit, nicht der Umfang der Rechte und Pflichten der Beteiligten.