Eine Fachmesse, eine mehrtägige Implementierung beim Kunden in einer anderen Stadt, eine Fortbildung — ein Einzelunternehmen reist genauso häufig wie eine große Gesellschaft. Der Unterschied besteht darin, dass der Unternehmer sich selbst keinen Dienstreiseauftrag ausstellt und sich keine Reisekostenabrechnung wie einem Arbeitnehmer auszahlt. Er kann jedoch den Wert der Verpflegungspauschalen (diety) als Betriebsausgaben ansetzen und daneben die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für Übernachtung, Fahrt oder Teilnahmegebühren abrechnen. Nachfolgend erklären wir, wie das im Jahr 2026 korrekt gelingt.
Wann die Reise eines Unternehmers eine Dienstreise ist
Das polnische Einkommensteuergesetz enthält keine eigene Definition der Dienstreise eines Unternehmers. In der Praxis gehen die Finanzbehörden davon aus, dass es sich um eine Reise außerhalb des Ortes handelt, an dem sich der Firmensitz oder der feste Ort der Geschäftstätigkeit befindet, und die unmittelbar zu betrieblichen Zwecken unternommen wird. Die Reise muss aufgabenbezogen und gelegentlich sein — also einem konkreten Ziel dienen: einem Vertragsabschluss, einer Montage beim Kunden, der Teilnahme an einer Konferenz.
Diese Unterscheidung hat praktische Bedeutung. Fährt der Unternehmer täglich zu demselben Auftraggeber und erbringt dort tatsächlich seine Leistungen, gilt dieser Ort in der Regel als fester Ort der Geschäftstätigkeit, und die Fahrten dorthin sind keine Dienstreise. Ein förmlicher Dienstreiseauftrag ist nicht erforderlich, es lohnt sich jedoch, Nachweise über den Reisezweck aufzubewahren: Einladung, Anmeldebestätigung zur Schulung, Korrespondenz mit dem Kunden, Abnahmeprotokoll.
Die Inlandspauschale 2026 — Höhe und Berechnung
Die Verpflegungspauschale für eine Inlandsdienstreise beträgt 45 PLN pro Tag. Dieser Satz gilt seit dem 1. Januar 2023 und hat sich bis zur Erstellung dieses Beitrags nicht geändert. Im Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik wird an einem Verordnungsentwurf gearbeitet, der die Inlandspauschale auf 60 PLN anheben soll; bis zum Inkrafttreten der neuen Vorschriften rechnen wir jedoch mit dem bisherigen Betrag. Das Thema lohnt die Beobachtung, denn die Änderung wirkt sich auch auf die als Prozentsatz der Pauschale berechneten Zuschläge aus.
Die Berechnungsregeln entsprechen denen für Arbeitnehmer. Dauert die Reise nicht länger als einen Tag, entfällt die Pauschale bei weniger als 8 Stunden, bei 8 bis 12 Stunden steht die halbe Pauschale zu und über 12 Stunden die volle. Dauert die Reise länger als einen Tag, steht für jeden vollen Tag die volle Pauschale zu, für einen angefangenen unvollständigen Tag entsprechend die halbe Pauschale (bis 8 Stunden) oder die volle Pauschale (über 8 Stunden). Wurde während der Reise kostenlose Vollverpflegung gestellt, entfällt die Pauschale; einzelne gestellte Mahlzeiten mindern sie anteilig.
Rechtsgrundlage für den Betriebsausgabenabzug ist Art. 23 Abs. 1 Nr. 52 des Einkommensteuergesetzes. Die Vorschrift schließt den Wert der Pauschalen des Unternehmers und der mit ihm zusammenarbeitenden Personen nur insoweit vom Abzug aus, als er den für Arbeitnehmer geltenden Höchstbetrag übersteigt — die Pauschale in gesetzlicher Höhe ist also abzugsfähig. Anstelle der Pauschale können jedoch keine tatsächlichen Restaurantrechnungen aus der Reise angesetzt werden. Es handelt sich um Alternativen, die sich nicht ergänzen.
Übernachtung, Fahrten und sonstige Aufwendungen
Neben der Pauschale rechnet der Unternehmer die tatsächlich angefallenen und ordnungsgemäß belegten Reisekosten ab — nach den allgemeinen Grundsätzen des Art. 22 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes. Abzugsfähig sind daher Bahn- und Flugtickets, Kraftstoff, Autobahn- und Parkgebühren, die Hotelrechnung, die Anmeldegebühr für eine Messe oder die Kosten für den Versand von Ausrüstung an den Einsatzort.
Ein wesentlicher Unterschied zur Arbeitnehmerabrechnung betrifft die Pauschbeträge. Einem Arbeitnehmer, der keine Übernachtungsrechnung vorlegt, steht ein Zuschlag in Höhe von 150 % der Verpflegungspauschale zu, für Fahrten mit örtlichen Verkehrsmitteln ein Zuschlag von 20 % der Pauschale für jeden angefangenen Tag. Beim Unternehmer, der seine eigene Reise abrechnet, ersetzen diese Pauschbeträge keinen Beleg — Grundlage für den Betriebsausgabenabzug bleibt eine Rechnung oder ein anderer Beleg, der den Anforderungen der Vorschriften über das Einnahmen-Ausgaben-Buch genügt.
Auch die Umsatzsteuer ist zu beachten. Für den Bezug von Beherbergungs- und Gastronomieleistungen besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzugsrecht (Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes), sodass der Bruttobetrag der Hotelrechnung als Betriebsausgabe angesetzt wird. Bei Tickets, Kraftstoff oder Mautgebühren wird die Vorsteuer nach den allgemeinen Regeln abgezogen, unter Berücksichtigung der Begrenzung auf 50 % bei gemischt genutzten Personenkraftwagen.
Auslandsreisen
Bei einer Auslandsreise richten sich die Höhe der Pauschale und der Übernachtungshöchstbetrag nach dem Zielstaat — die Sätze sind in der Anlage zur Verordnung über Dienstreiseansprüche für jedes Land gesondert und meist in Fremdwährung festgelegt. Die Dauer der Auslandsreise wird grundsätzlich vom Überschreiten der Staatsgrenze auf dem Hinweg bis zum Überschreiten auf dem Rückweg gerechnet, bei Flugreisen vom Start bis zur Landung des Flugzeugs.
Die Anteile weichen von der Inlandsreise ab. Für einen unvollständigen Tag bis 8 Stunden steht ein Drittel der Pauschale zu, von 8 bis 12 Stunden die Hälfte und über 12 Stunden die volle Pauschale. Für jeden vollen Tag steht die für das jeweilige Land festgelegte Pauschale zu. Fremdwährungsbeträge werden nach den steuerlichen Vorschriften in Złoty umgerechnet, also zum Durchschnittskurs der Polnischen Nationalbank (NBP) des letzten Werktags vor dem Tag der Kostenentstehung.
Dokumentation der Pauschale im Buch
Die Pauschale ist keine Ausgabe, die sich durch eine Rechnung belegen ließe; Grundlage der Eintragung im steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Buch ist daher ein interner Beleg. Er sollte Vor- und Nachnamen des Unternehmers, den Reisezweck, den Zielort, die Anzahl der Stunden und Tage, den Pauschalsatz sowie den errechneten Betrag enthalten. Dem Beleg sollten Tickets, eine Teilnahmebestätigung oder eine kurze Notiz zum Reiseverlauf beigefügt werden — sie macht im Prüfungsfall den Zusammenhang der Reise mit den Einnahmen glaubhaft.
Die Besteuerungsform ist zu berücksichtigen. Pauschalen und übrige Reisekosten rechnen Unternehmer ab, die nach der Steuerskala oder mit dem linearen Steuersatz besteuert werden. Bei der Pauschalbesteuerung der erfassten Einnahmen (ryczałt) werden Betriebsausgaben überhaupt nicht abgerechnet, sodass die Pauschale keine steuerliche Wirkung entfaltet — was nicht von der Pflicht befreit, Belege für Zwecke der Umsatzsteuer aufzubewahren.
Die häufigsten Fehler
In der Praxis wiederholen sich vier Situationen. Erstens die doppelte Abrechnung der Verpflegung — Pauschale und gleichzeitig Restaurantrechnungen. Zweitens die Behandlung täglicher Fahrten zu einem einzigen, festen Auftraggeber als Dienstreisen. Drittens ein interner Beleg ohne Beschreibung des Reisezwecks, wodurch sich der Zusammenhang mit den Einnahmen kaum darlegen lässt. Viertens der Vorsteuerabzug aus Hotel- oder Gastronomierechnungen trotz des gesetzlichen Verbots. Jeder dieser Fehler lässt sich leicht korrigieren, wenn er bei der Verbuchung und nicht erst Jahre später bemerkt wird.