Eine Maschine, Computerausstattung oder ein Fahrzeug im Anlageverzeichnis muss nicht bis zum Schluss im Betrieb bleiben. Wer ein Einzelunternehmen führt, kann einen solchen Vermögensgegenstand jederzeit in das Privatvermögen überführen — ohne Betriebsauflösung und ohne Zustimmung einer Behörde. Der Vorgang wirkt wie eine Formalität: ein Übergabeprotokoll und die Streichung aus dem Verzeichnis. Die steuerlichen Folgen sind jedoch mitunter überraschend, und ein Teil davon zeigt sich erst beim Verkauf, einige Jahre später.
Die Entnahme ist kein Verkauf — steuerlich aber nicht neutral
Im Einzelunternehmen gehören Betriebs- und Privatvermögen derselben Person. Die Entnahme eines Anlageguts ist deshalb keine Veräußerung: Der Eigentümer bleibt derselbe, es ändert sich nur die Zweckbestimmung der Sache. Das gilt für Maschinen und Geräte ebenso wie für Fahrzeuge und Immobilien. Die Abschreibung endet in diesem Moment — die letzte Abschreibung erfolgt im Monat der Entnahme, und der Gegenstand verschwindet aus dem Anlageverzeichnis.
Der unveränderte Eigentümer bedeutet jedoch nicht, dass es keine Folgen gibt. Das polnische Umsatzsteuergesetz stellt die unentgeltliche Überführung von Gegenständen des Unternehmens in das Privatvermögen des Steuerpflichtigen einer entgeltlichen Lieferung gleich, sofern beim Erwerb, bei der Einfuhr oder bei der Herstellung dieser Gegenstände oder ihrer Bestandteile ein Recht auf Vorsteuerabzug bestand. Genau diese Vorschrift bestimmt die meisten der nachfolgend beschriebenen Abrechnungen.
Umsatzsteuer bei der Überführung in das Privatvermögen
Der Grundsatz ist einfach: Bestand beim Kauf ganz oder teilweise das Recht auf Vorsteuerabzug, unterliegt die Überführung des Anlageguts in das Privatvermögen der Umsatzsteuer zum jeweils maßgeblichen Satz. Bemessungsgrundlage ist nicht der Preis aus der Eingangsrechnung, sondern der Marktwert des Gegenstands im Zeitpunkt der Entnahme — bei mehrere Jahre alter Ausstattung in der Regel deutlich niedriger. Es lohnt sich, ihn zu dokumentieren, etwa durch Ausdrucke von Angeboten vergleichbarer Gebrauchtgegenstände.
Bestand kein Recht auf Vorsteuerabzug, fällt bei der Entnahme keine Umsatzsteuer an. So ist es beim Kauf von einem steuerbefreiten Unternehmer, beim Erwerb eines Fahrzeugs per Kaufvertrag von einer Privatperson oder bei Vermögen, das aus dem Privatvermögen in den Betrieb eingelegt wurde. Ein Sonderfall sind Immobilien: Die Überführung eines Gebäudes oder einer Einheit kann umsatzsteuerfrei sein, unter anderem wenn seit der Erstbesiedlung mehr als zwei Jahre vergangen sind. Die Befreiung beendet das Thema jedoch nicht, denn sie löst den Berichtigungsmechanismus aus.
Berichtigung der abgezogenen Vorsteuer und die zu beachtenden Zeiträume
Der zweite Mechanismus ist die Berichtigung der beim Kauf abgezogenen Vorsteuer. Sie greift, wenn die Entnahme vor Ablauf des sogenannten Berichtigungszeitraums erfolgt, gerechnet ab dem Jahr der Inbetriebnahme des Anlageguts. Dieser Zeitraum beträgt zehn Jahre für Immobilien und Rechte der ewigen Nießnutzung an Grundstücken, fünf Jahre für übrige Anlagegüter mit einem Anfangswert über 15 000 PLN und ein Jahr, wenn der Anfangswert 15 000 PLN nicht übersteigt. Eine Gewerbeeinheit mit abgezogener Vorsteuer, die im sechsten Nutzungsjahr in das Privatvermögen überführt wird, bedeutet also die Rückzahlung des auf die restlichen Jahre des Zehnjahreszeitraums entfallenden Teils des Abzugs. Die Berichtigung wird in der Abrechnung für den ersten Zeitraum des auf die Entnahme folgenden Jahres ausgewiesen.
Für Fahrzeuge gelten eigene Fristen: 60 Monate bei einem Anfangswert über 15 000 PLN und zwölf Monate unterhalb dieses Betrags, gerechnet ab dem Monat des Erwerbs oder der Inbetriebnahme. Bei einem gemischt genutzten Fahrzeug, bei dem 50 Prozent der Vorsteuer abgezogen wurden, wirkt die Berichtigung zugunsten des Unternehmers: Eine Entnahme innerhalb des Berichtigungszeitraums erlaubt es, die Vorsteuer um den zuvor nicht abgezogenen Teil zu erhöhen, anteilig zur Zahl der bis zum Ende des 60-Monats-Zeitraums verbleibenden Monate. Dieser Betrag mindert die vom Marktwert des Fahrzeugs geschuldete Umsatzsteuer. Da die Regeln von der Art des Gegenstands und seiner Nutzung abhängen, sollte die Abrechnung vor der Entscheidung berechnet werden.
Einkommensteuer: Entnahme steuerfrei, Verkauf innerhalb von sechs Jahren steuerpflichtig
Die bloße Überführung eines Anlageguts in das Privatvermögen führt nicht zu Einnahmen in der Einkommensteuer. Es liegt keine Veräußerung eines Vermögensgegenstands vor, also gibt es nichts zu besteuern. Der noch nicht abgeschriebene Teil des Anfangswerts wird in diesem Moment nicht zur Betriebsausgabe — er bleibt bis zu einem etwaigen Verkauf gewissermaßen „in der Schwebe“.
Eine Einnahme entsteht erst bei entgeltlicher Veräußerung und nur dann, wenn diese vor Ablauf von sechs Jahren erfolgt, gerechnet ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat der Entnahme folgt. Wird eine Maschine also im September 2026 entnommen, beginnt die Frist am 1. Oktober 2026, und ein Verkauf bis zum 30. September 2032 ist als Betriebseinnahme abzurechnen. Danach bleibt der Verkauf einer beweglichen Sache außerhalb der Einkommensteuer. Das ist die häufigste Problemquelle: Der Unternehmer verkauft das entnommene Fahrzeug ein Jahr nach der Streichung aus dem Verzeichnis und behandelt die Transaktion als privat, obwohl sie zu den Betriebseinnahmen gehört.
Bei einem Verkauf in diesem Zeitraum ist der noch nicht abgeschriebene Teil des Anfangswerts die Betriebsausgabe. Hatte eine Maschine einen Anfangswert von 30 000 PLN, wurden Abschreibungen in Höhe von 12 000 PLN vorgenommen und beträgt der Verkaufspreis 21 000 PLN, so betragen die Kosten 18 000 PLN und der zu versteuernde Gewinn 3 000 PLN. Dieser Gewinn geht in die Bemessungsgrundlage der gewählten Besteuerungsform ein — Steuertarif oder lineare Steuer — und wirkt sich auch auf die Bemessungsgrundlage des Krankenversicherungsbeitrags aus.
Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen: 3 oder 10 Prozent
Unternehmer, die nach der Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (ryczałt) abrechnen, haben keine Betriebsausgaben, sodass die gesamte Verkaufseinnahme besteuert wird. Die Veräußerung beweglicher, im Betrieb genutzter Vermögensgegenstände unterliegt einem Satz von 3 Prozent — auch dann, wenn sie vor dem Verkauf aus dem Betrieb entnommen wurden, sofern zwischen dem ersten Tag des auf die Entnahme folgenden Monats und dem Tag der Veräußerung keine sechs Jahre vergangen sind. Für betrieblich genutzte Immobilien beträgt der Satz 10 Prozent.
Unterlagen und die häufigsten Fehler
Die Entnahme muss dokumentiert werden. Erforderlich sind: die Streichung des Gegenstands aus dem Anlageverzeichnis, ein Protokoll über die Überführung in das Privatvermögen sowie — wenn eine Umsatzsteuerpflicht entsteht — ein interner Beleg als Grundlage für den Ausweis der Steuer im Ausgangsregister. Das Protokoll sollte das Datum der Überführung, die Daten des Unternehmers mit Steuernummer (NIP), die Bezeichnung des Gegenstands samt Nummer aus dem Verzeichnis, Angaben zur Umsatzbesteuerung und zum Satz sowie die Unterschrift enthalten. Eine Rechnung wird nicht ausgestellt — die Überführung erfolgt an sich selbst. Die Unterlagen werden Teil der Buchführungsdokumentation des Betriebs.
Vier Fehler wiederholen sich am häufigsten: die Entnahme eines Fahrzeugs ohne umsatzsteuerliche Abrechnung trotz früheren Vorsteuerabzugs, das Übergehen der mehrjährigen Berichtigung bei Immobilien, das Fehlen eines Übergabeprotokolls, was die spätere Feststellung des Entnahmedatums erschwert, und die Behandlung eines Verkaufs innerhalb der Sechsjahresfrist als private Transaktion. Jeder davon zeigt sich meist bei einer Prüfung oder bei der Jahresabrechnung, wenn die Korrektur bereits Zinsen kostet.