Nicht jede Unterbrechung der Geschäftstätigkeit bedeutet gleich deren Beendigung. Wenn Sie vorübergehend keine Aufträge haben, eine längere Reise planen oder über eine Festanstellung nachdenken, können Sie Ihre Einzelunternehmung (jednoosobowa działalność gospodarcza) ruhend stellen, statt sie aus dem Register zu löschen. Eine im CEIDG (polnisches Gewerberegister) eingetragene Ruhendstellung befreit Sie für diese Zeit von den ZUS-Beiträgen (Sozialversicherung) und den Steuervorauszahlungen, während das Unternehmen jederzeit wieder aufgenommen werden kann. Wir erklären, wer die Tätigkeit ruhend stellen kann, wie das geht und welche Pflichten zu beachten sind.
Wer und für wie lange die Tätigkeit ruhend stellen kann
Eine im CEIDG eingetragene Tätigkeit können Sie unter einer grundlegenden Bedingung ruhend stellen — Sie beschäftigen keine Arbeitnehmer im Rahmen eines Arbeitsvertrags (sowie auf Grundlage von Berufung, Wahl, Ernennung oder eines genossenschaftlichen Arbeitsvertrags). Werk- und Auftragsverträge (umowa zlecenia, umowa o dzieło) stellen kein Hindernis dar. Wenn Sie festangestellte Mitarbeiter haben, müssen Sie deren Arbeitsverträge vor der Ruhendstellung beenden. Eine Ausnahme gilt für Personen im Mutterschafts-, Eltern- oder Erziehungsurlaub.
Der Grund für die Ruhendstellung kann beliebig sein, und das Unternehmen können Sie für einen Zeitraum von nicht weniger als 30 Tagen ruhend stellen — auch unbefristet und beliebig oft. Im Antrag können Sie sofort ein Datum der Wiederaufnahme angeben — dann wird die Tätigkeit automatisch wieder aufgenommen — oder den Termin offen lassen und das Unternehmen wieder aufnehmen, wenn Sie bereit sind.
Wie die Ruhendstellung gemeldet wird
Die Ruhendstellung einer Einzelunternehmung melden Sie ausschließlich beim CEIDG — online auf Biznes.gov.pl oder bei der Gemeindeverwaltung mit dem Formular CEIDG-1. Sie müssen weder den ZUS noch das Finanzamt gesondert benachrichtigen; das CEIDG leitet die Information selbst an den ZUS, den zuständigen Leiter des Finanzamts sowie das Statistische Hauptamt (GUS) weiter. Auf Grundlage dieser Meldung erstellt der ZUS automatisch die Dokumente zur Abmeldung von der Versicherung. Das Datum des Beginns der Ruhendstellung kann vor, am selben Tag oder nach dem Tag der Antragstellung liegen.
ZUS und Krankenversicherung während der Ruhendstellung
Während der gesamten Ruhendstellung unterliegen Sie nicht der ZUS-Versicherung und zahlen keine Beiträge — weder Sozial- noch Krankenversicherungsbeiträge. Es lohnt sich jedoch, das Datum gut zu planen. Wenn Sie das Unternehmen mitten im Monat ruhend stellen, zahlen Sie den vollen Krankenversicherungsbeitrag für diesen Monat und die Sozialversicherungsbeiträge anteilig nach der Anzahl der Tage, an denen die Tätigkeit aktiv war.
Denken Sie auch an Ihre Gesundheit. Der Anspruch auf Leistungen des NFZ (staatlicher Gesundheitsfonds) erlischt 30 Tage nach dem Ende der Krankenversicherung. Wenn Sie während der Ruhendstellung keinen anderen Versicherungsgrund haben (z. B. eine Anstellung oder einen Auftragsvertrag), sollten Sie sich freiwillig beim NFZ krankenversichern. Sie können auch freiwillig der Renten- und Pensionsversicherung beitreten, um keine Kontinuitätslücke zu haben — die Kranken- (chorobowe) und Unfallversicherung (wypadkowe) können Sie hingegen nicht zahlen.
Steuern, Umsatzsteuer und Buchhaltung
Für den Zeitraum der Ruhendstellung zahlen Sie weder Einkommensteuervorauszahlungen noch die Pauschalsteuer (ryczałt) — unabhängig von der Besteuerungsform. Die Befreiung umfasst jedoch nicht Verpflichtungen, die vor der Ruhendstellung entstanden sind: Die Vorauszahlung für vor der Unterbrechung erzielte Einkünfte müssen Sie fristgerecht leisten. Wichtig: Die Ruhendstellung befreit nicht von der jährlichen PIT-Steuererklärung — Sie reichen sie auch dann ein, wenn das Unternehmen das ganze Jahr ruhte und keine Einkünfte erzielte.
Während der Ruhendstellung reichen Sie keine JPK_V7-Dateien ein. Wenn Sie die Tätigkeit jedoch mitten im Monat oder Quartal ruhend stellen, müssen Sie für diesen Abrechnungszeitraum eine Erklärung abgeben. Eine mindestens 6 Monate dauernde Ruhendstellung führt zur Streichung aus dem Register der aktiven Umsatzsteuerzahler — nach der Wiederaufnahme werden Sie automatisch wieder registriert, ohne ein VAT-R-Formular einzureichen. Die Pflicht zur Buchführung (PKPiR — Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben — oder Einnahmenverzeichnis) bleibt bestehen, ebenso die Zahlung von Abgaben wie der Grundsteuer oder der Steuer auf Verkehrsmittel.
Was während der Ruhendstellung erlaubt ist
Die Ruhendstellung bedeutet, dass Sie keine Geschäftstätigkeit ausüben und daraus keine laufenden Einkünfte erzielen dürfen. Das Gesetz erlaubt jedoch Handlungen, die das Unternehmen schützen: Sie können Forderungen aus der Zeit vor der Ruhendstellung einziehen, frühere Verbindlichkeiten begleichen, eigene Anlagegüter und Ausstattung verkaufen sowie Einkommensquellen sichern. Sie haben auch Pflichten — unter anderem an Prüfungen und Verfahren bezüglich des Unternehmens teilzunehmen; nicht genutzte Anlagegüter unterliegen bis zur Wiederaufnahme nicht mehr der Abschreibung.