Die meisten polnischen Einzelunternehmen rechnen über das steuerliche Einnahmen- und Ausgabenbuch (podatkowa księga przychodów i rozchodów, KPiR) oder — bei der Pauschalsteuer (ryczałt) — über ein Einnahmenregister ab. Das sind einfache Instrumente, aber nicht für jeden geeignet. Wächst das Unternehmen, verlangt das polnische Rechnungslegungsgesetz ab einem bestimmten Punkt den Wechsel zur vollen, doppelten Buchführung (księgi rachunkowe). Die gute Nachricht: Dieser Zeitpunkt lässt sich vorhersehen — und der Oktober ist der beste Moment, um zu prüfen, ob er Ihr Unternehmen betrifft.
Wie hoch ist die Schwelle und wovon hängt sie ab
Eine natürliche Person mit Gewerbebetrieb muss Handelsbücher führen, wenn ihre Nettoerlöse aus dem Verkauf von Waren, Erzeugnissen und Finanzgeschäften im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens den Gegenwert von 2 500 000 Euro erreicht haben. Bis Ende 2024 lag die Schwelle bei 2 000 000 Euro — sie wurde ab 2025 angehoben.
Da die Grenze in Euro festgelegt ist, wird sie jedes Jahr zum durchschnittlichen NBP-Kurs vom ersten Arbeitstag im Oktober des dem Geschäftsjahr vorangehenden Jahres in Zloty umgerechnet. Im Jahr 2026 gilt der Betrag von 10 646 500 PLN (Kurs vom 1. Oktober 2025: 4,2586 PLN). Nach dem NBP-Kurs vom 1. Oktober 2026 beträgt die Grenze für 2027 rund 10 942 500 PLN, also fast 300 000 PLN mehr als im Vorjahr.
Dieselbe Regel gilt für Gesellschafter von Gesellschaften bürgerlichen Rechts natürlicher Personen (spółka cywilna) sowie für offene Handelsgesellschaften natürlicher Personen (spółka jawna) und Partnerschaftsgesellschaften. Kapitalgesellschaften führen unabhängig von ihrer Größe immer Handelsbücher.
Wie man die Umsätze berechnet, um nicht überrascht zu werden
Maßgeblich sind die Nettoerlöse, also ohne Mehrwertsteuer, die im gesamten Vorjahr erzielt wurden. Eine Überschreitung der Schwelle im laufenden Jahr bedeutet keine sofortige Umstellung — die Pflicht entsteht ab dem 1. Januar des Folgejahres. Übersteigen also die Umsätze für 2026 die Grenze für 2027, müssen ab Anfang 2027 Handelsbücher geführt werden.
In der Praxis lohnt es sich, schon jetzt die Umsätze von Januar bis September zusammenzustellen und das letzte Quartal zu schätzen — unter Berücksichtigung von Saisonalität, Großaufträgen oder geplanten Verkäufen von Anlagevermögen. Eine solche Prognose ermöglicht eine ruhige Vorbereitung, statt die Änderung erst beim Jahresabschluss zu entdecken.
Eine gesonderte Frage ist die Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (ryczałt) — sie hat eine eigene, niedrigere Umsatzgrenze nach dem Gesetz über die pauschalierte Einkommensteuer. Ein Unternehmer mit Pauschalsteuer verliert das Recht auf diese Besteuerungsform meist früher, als er sich der Schwelle für die volle Buchführung nähert. Daher sollten beide Grenzen parallel beobachtet werden.
Was sich nach dem Wechsel zur doppelten Buchführung ändert
Das KPiR-Buch dient vor allem der Ermittlung des Einkommens für die Einkommensteuer (PIT). Handelsbücher umfassen deutlich mehr: Betriebsvermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten, liquide Mittel und Kapital. Jeder Geschäftsvorfall wird nach den Regeln des Rechnungslegungsgesetzes auf Konten gebucht, und nach Jahresende wird ein Jahresabschluss erstellt, der elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt wird.
Die Besteuerungsform ändert sich nicht — der Unternehmer rechnet weiterhin nach dem progressiven Tarif oder mit der linearen Steuer ab. Es ändert sich jedoch die Art der Dokumentation: Bilanzierungsrichtlinien (polityka rachunkowości), betrieblicher Kontenplan, Abrechnungen mit Geschäftspartnern und Inventur gewinnen an Bedeutung. Das bedeutet mehr Aufwand, aber auch ein besseres Bild der Finanzlage des Unternehmens, das z. B. bei Gesprächen mit der Bank hilfreich ist.
Fristen und Formalitäten beim Wechsel
Ergibt sich die Pflicht aus der Überschreitung der Grenze, stellt der Unternehmer keinen Antrag — die Pflicht entsteht kraft Gesetzes. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, werden die Bücher zum 1. Januar eröffnet; das Gesetz gewährt dafür 15 Tage ab diesem Tag.
Grundlage für die Eröffnung der Bücher ist die Eröffnungsbilanz. Um sie zu erstellen, muss der Stand des Vermögens und seiner Finanzierungsquellen zum Umstellungstag zuverlässig ermittelt werden: Sachanlagen, Vorräte, Forderungen, Verbindlichkeiten und Bankguthaben. Hilfreich ist dabei die Inventur (spis z natury), die Unternehmer mit KPiR-Buch zum Jahresende erstellen. Außerdem müssen Bilanzierungsrichtlinien erarbeitet und eine Buchhaltungssoftware gewählt werden, die die volle Buchführung abbildet.
Handelsbücher können auch freiwillig geführt werden, selbst wenn die Umsätze unter der Grenze liegen. In diesem Fall wird dies in der Jahressteuererklärung für das Jahr angegeben, in dem sie geführt wurden.
Wie man sich bereits im vierten Quartal vorbereitet
Die meisten Probleme entstehen, wenn der Wechsel auf den letzten Moment verschoben wird. Im letzten Quartal des Jahres empfiehlt es sich daher: die Umsatzprognose mit der neuen Grenze zu vergleichen, das Anlagenverzeichnis und die Einkaufsbelege zu ordnen, die Salden mit den wichtigsten Geschäftspartnern abzustimmen und eine sorgfältige Inventur zum 31. Dezember zu planen. Gut aufbereitete Daten zum Jahresende sind in der Praxis bereits fertiges Material für die Eröffnungsbilanz.
Liegen die Umsätze nahe an der Schwelle, lohnt sich auch die Prüfung, ob ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung nicht sinnvoller wäre als ein erzwungener Wechsel im Folgejahr — bei dynamischem Wachstum ist das oft der Fall.