Ein Preisfehler, ein nach dem Verkauf gewährter Rabatt oder eine Warenrückgabe — in jeder dieser Situationen muss der Unternehmer eine Korrekturrechnung ausstellen. Seit 2026, mit dem Inkrafttreten des verpflichtenden nationalen E-Rechnungssystems KSeF, haben sich die Regeln für die Ausstellung und Abrechnung von Korrekturen wesentlich geändert: Korrekturnoten wurden abgeschafft, und die Abrechnung mindernder Korrekturen ist einfacher geworden. Wir erklären, wie Rechnungen in einem Einzelunternehmen korrekt berichtigt werden.
Wann wird eine Korrekturrechnung ausgestellt
Die Korrekturrechnung stellt immer der Verkäufer aus — dann, wenn sich nach Ausstellung der ursprünglichen Rechnung die Bemessungsgrundlage oder der Steuerbetrag geändert hat oder wenn die Rechnung einen Fehler enthält. Das polnische Umsatzsteuergesetz nennt hier vor allem: die Gewährung eines Rabatts oder einer Preisminderung, die Rückgabe von Waren oder Verpackungen, die Rückzahlung der gesamten oder eines Teils der Zahlung (zum Beispiel einer Anzahlung), eine Preiserhöhung sowie einen Fehler im Preis, im Steuersatz, im Steuerbetrag oder in einer beliebigen anderen Rechnungsposition. Die Korrektur wird stets zu einer konkreten Ursprungsrechnung ausgestellt — sie muss deren Daten enthalten und bei einer E-Rechnung auch die Identifikationsnummer der korrigierten Rechnung im KSeF.
Das Ende der Korrekturnoten — Fehler korrigiert nur noch der Verkäufer
Bis Ende Januar 2026 konnte kleinere formale Fehler, etwa einen Tippfehler im Namen oder in der Adresse des Käufers, der Käufer selbst durch eine Korrekturnote (nota korygująca) berichtigen. Mit dem Inkrafttreten des verpflichtenden KSeF wurden die Vorschriften über Korrekturnoten aufgehoben. Seit dem 1. Februar 2026 ist der einzige Weg zur Berichtigung eines Rechnungsfehlers — auch eines rein formalen — eine vom Verkäufer ausgestellte Korrekturrechnung. In der Praxis sollte der Käufer, der einen Fehler bemerkt, diesen so schnell wie möglich dem Aussteller melden und um eine Korrektur bitten.
Zur Erinnerung an den Zeitplan: Seit dem 1. Februar 2026 gilt die Pflicht zur Rechnungsstellung im KSeF für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 die Grenze von 200 Mio. PLN überschritten hat, und seit dem 1. April 2026 für die übrigen Unternehmer, einschließlich Einzelunternehmen. Wichtig: Im KSeF werden auch Korrekturrechnungen zu Ursprungsrechnungen ausgestellt, die in den Vorjahren noch außerhalb des Systems ausgestellt wurden.
Minus-Korrektur — einfachere Abrechnung als früher
Die größte Vereinfachung betrifft Korrekturen, die die Bemessungsgrundlage mindern, also sogenannte Minus-Korrekturen (Rabatt, Warenrückgabe, Rückzahlung einer Anzahlung). Der Verkäufer, der eine solche Korrekturrechnung im KSeF ausstellt, mindert die Bemessungsgrundlage und die geschuldete Umsatzsteuer in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem er die Korrektur ausgestellt hat. Er muss keine Dokumentation mehr sammeln, die die Abstimmung der Korrekturbedingungen mit dem Käufer bestätigt, wie es die früheren Vorschriften verlangten.
Auf Käuferseite gilt das Spiegelbild: Der Käufer mindert die Vorsteuer in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem er die Korrekturrechnung erhalten hat. Bei einer E-Rechnung gilt als Empfangsdatum der Tag, an dem ihr die Identifikationsnummer im KSeF zugewiesen wurde — im Ergebnis erfassen beide Seiten die Korrektur grundsätzlich im selben Zeitraum, was Abweichungen zwischen den Registern von Verkäufer und Käufer begrenzt.
Plus-Korrektur — entscheidend ist die Ursache
Bei Korrekturen, die die Bemessungsgrundlage erhöhen (Plus-Korrekturen), ist die Ursache der Korrektur entscheidend. Bestand sie bereits bei Ausstellung der Ursprungsrechnung — wurde zum Beispiel der Preis oder der Umsatzsteuersatz versehentlich zu niedrig angesetzt — wird die Korrektur rückwirkend erfasst, im Zeitraum, in dem die Steuerpflicht aus der Ursprungsrechnung entstanden ist, was häufig die Berichtigung einer bereits eingereichten JPK-Datei erfordert. Ist die Ursache dagegen erst später entstanden, etwa weil die Parteien eine Preiserhöhung erst nach der Lieferung vereinbart haben, wird die Korrektur laufend erfasst, im Zeitraum des Eintritts dieser Ursache.
Korrektur von Einnahmen und Kosten bei der Einkommensteuer
Die Korrekturrechnung wirkt sich nicht nur auf die Umsatzsteuer aus, sondern auch auf die Einkommensteuer. Hier gilt eine eigene Regel: Beruht die Korrektur auf einem Rechenfehler oder einem anderen offensichtlichen Versehen, wird die Einnahme oder der Kostenposten rückwirkend korrigiert — in dem Zeitraum, in dem er ursprünglich ausgewiesen wurde. Beruht die Korrektur auf anderen Gründen, wie einem Rabatt oder einer Warenrückgabe, wird sie laufend erfasst: beim Verkäufer im Zeitraum der Ausstellung der Korrekturrechnung, beim Käufer im Zeitraum ihres Erhalts. Entsprechend verfahren Unternehmer mit Pauschalbesteuerung (ryczałt), die ausschließlich die Einnahmen korrigieren.
Was in der Praxis zu beachten ist
Im KSeF ist es nicht möglich, eine ausgestellte E-Rechnung zu stornieren oder aus dem System zu löschen — jeder Fehler, selbst die Ausstellung einer Rechnung an den falschen Geschäftspartner, erfordert eine Korrekturrechnung, gegebenenfalls eine Korrektur auf null. Es lohnt sich daher, die Daten vor dem Versand der Rechnung an das System laufend zu prüfen und Eingangsrechnungen regelmäßig zu kontrollieren, um Fehler schnell zu erkennen und den Verkäufer um eine Korrektur zu bitten. Eine gute Praxis ist auch die Angabe des Korrekturgrundes — sie ist zwar kein Pflichtbestandteil der Korrekturrechnung, erleichtert aber die Bestimmung des richtigen Abrechnungszeitraums bei USt und Einkommensteuer.