Immer mehr Einzelunternehmen mieten kein separates Büro mehr — gearbeitet wird am Schreibtisch im Wohnzimmer oder in einem abgetrennten Teil des Hauses. Das ist legal und günstig, wirft aber drei getrennte Fragen auf: die Adresse im CEIDG-Register, die steuerlichen Betriebsausgaben und die Grundsteuer. Für jede gelten eigene Regeln, und ein Fehler zeigt sich meist erst bei einer Prüfung oder beim Steuerbescheid der Gemeinde.
Firmenadresse in der Wohnung — was Sie beim CEIDG melden
Beim CEIDG ist vor allem die Zustellungsadresse anzugeben, also der Ort, an dem Sie die geschäftliche Korrespondenz entgegennehmen. Hat das Unternehmen einen festen Ort der Geschäftstätigkeit, ist auch dessen Adresse anzugeben — und das kann die Wohnung sein. Wenn die Arbeit überwiegend beim Kunden stattfindet oder mobil ist, können Sie im Antrag „kein fester Ort der Geschäftstätigkeit“ ankreuzen; dann bleibt die Zustellungsadresse die einzige Adresse im Eintrag.
Für jede Immobilie, deren Adresse Sie melden, benötigen Sie einen Rechtstitel: Eigentum oder Miteigentum, ein genossenschaftliches Eigentumsrecht an der Wohnung, Erbbaurecht, Miete, Pacht oder Leihe. Das Dokument muss dem Antrag nicht beigefügt werden, das registerführende Ministerium kann jedoch zur Vorlage auffordern. Legen Sie den Rechtstitel nicht innerhalb von 7 Tagen nach der Aufforderung vor und ändern Sie auch den Eintrag nicht, können Sie aus dem CEIDG gestrichen werden. Die Adressänderung im Register selbst ist kostenlos.
Wann Wohnungskosten Betriebsausgaben sind
Nach den Auslegungen der Finanzbehörden dürfen Aufwendungen für Unterhalt und Betrieb der Wohnung nur dann in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Wohnung — als Ganzes oder ein darin abgegrenzter Raum — ausschließlich der unternehmerischen Tätigkeit dient und zugleich nicht privaten Zwecken. Ein Zimmer, in dem tagsüber der Schreibtisch steht und abends das Kind schläft, erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Wird der Raum privat genutzt und zusätzlich betrieblich verwendet, müssen Sie bestimmen, welcher Teil tatsächlich dem Unternehmen dient, und die Ausgaben anteilig ansetzen. Das betrifft die typischen Posten: Miete beziehungsweise Wohngeld, Strom, Wasser und Heizung. Diese Lösung ist sicherer als der Versuch, alles abzusetzen, und wird von Einzelunternehmen in der Praxis am häufigsten gewählt.
Wie Sie den Anteil ermitteln und belegen
Die Vorschriften schreiben keine bestimmte Berechnungsmethode vor. Üblicherweise wird das Verhältnis der betrieblich genutzten Fläche zur Gesamtfläche der Wohnung herangezogen. Nutzen Sie 12 m² in einer Wohnung von 60 m² für Ihr Unternehmen, beträgt der Anteil 20 % — in dieser Höhe setzen Sie Nebenkosten und Miete an.
Es lohnt sich, diesen Anteil zu dokumentieren, bevor die Behörde danach fragt: eine kurze Notiz mit der Angabe, welcher Raum in welchem Umfang betrieblich genutzt wird, dazu eine einfache Skizze oder die Maße, sowie die Aufbewahrung aller Rechnungen. Die Firmenadresse in der Wohnung allein berechtigt nicht dazu, die gesamte Miete abzusetzen — die Behörde stellt auf die tatsächliche Nutzung ab, und die Beweislast liegt beim Unternehmer.
Grundsteuer — die leicht übersehene Falle
Die Grundsteuer setzt der Gemeinderat fest, sie darf jedoch die vom Finanzminister bekannt gegebenen Höchstsätze nicht überschreiten. Für 2026 beträgt nach der Bekanntmachung vom 1. August 2025 (M.P. 2025 Pos. 726) der Höchstsatz für Wohngebäude oder deren Teile 1,25 PLN je 1 m² Nutzfläche, für Gebäude oder deren Teile, die mit einer gewerblichen Tätigkeit verbunden sind, sowie für Wohngebäude, die für eine solche Tätigkeit in Anspruch genommen werden, dagegen 35,53 PLN je 1 m². Der Unterschied ist also erheblich.
Entscheidend ist die Formulierung „für die Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit in Anspruch genommen“. Dient ein Zimmer zugleich Wohnzwecken, lässt sich kaum von einer Inanspruchnahme für das Gewerbe sprechen. Wurde der Raum dagegen ausschließlich für das Unternehmen abgetrennt — etwa ein Praxisraum mit eigenem Eingang, in dem Sie Kunden empfangen —, kann die Gemeinde diese Fläche mit dem höheren Satz belegen. Eine natürliche Person meldet die geänderte Nutzung der Immobilie auf dem Formular IN-1 innerhalb von 14 Tagen nach Entstehen der Steuerpflicht. Gezahlt wird auf Grundlage eines Bescheids der Gemeinde in vier Raten: bis 15. März, 15. Mai, 15. September und 15. November; beträgt der Jahresbetrag nicht mehr als 100 PLN, ist er einmalig zum ersten Ratentermin fällig.
Eine Wohnung können Sie nicht abschreiben
Gehört Ihnen die Wohnung, rechnen Sie nicht mit Abschreibungen. Nach Art. 22c des polnischen Einkommensteuergesetzes unterliegen Wohngebäude, Eigentumswohnungen, das genossenschaftliche Eigentumsrecht an einer Wohnung sowie das Recht an einem Einfamilienhaus in einer Genossenschaft nicht der Abschreibung — auch dann nicht, wenn sie der unternehmerischen Tätigkeit dienen. Darin unterscheidet sich die Wohnung von einer Gewerbeeinheit. Absetzbar bleiben dagegen die laufenden Betriebskosten im ermittelten Anteil.
Fremde Wohnung: Zustimmung des Eigentümers und Leihe
Wollen Sie Ihr Gewerbe in einer Mietwohnung ausüben, benötigen Sie die Zustimmung des Eigentümers. Geben Sie Räume ohne Rechtstitel oder ohne Zustimmung an, kann das nicht nur zur Streichung aus dem CEIDG führen, sondern auch zu Problemen bei der Umsatzsteuerregistrierung und dazu, dass die für diese Räume getätigten Ausgaben nicht anerkannt werden.
Eine gesonderte Frage ist die unentgeltliche Überlassung. Erfolgt sie durch nahe Angehörige — Personen der Steuerklassen I und II im Sinne des Erbschaft- und Schenkungsteuergesetzes, also unter anderem Ehegatte, Kinder, Eltern, Geschwister, Schwiegereltern, Schwiegersohn oder Schwiegertochter —, entstehen keine zusätzlichen steuerlichen Pflichten. Überlässt dagegen eine nicht verwandte Person die Räume, gilt die Ersparnis als Betriebseinnahme: Sie müssen den marktüblichen Mietwert schätzen und versteuern.