Ein Onlineshop, der als Einzelunternehmen geführt wird, macht selten an der Grenze halt. Es genügen einige Bestellungen aus Deutschland, Tschechien oder Frankreich pro Monat, damit sich die Frage stellt, welche nationale Umsatzsteuer auf den Preis aufzuschlagen ist. Die Antwort hängt nicht davon ab, wo das Unternehmen eingetragen ist, sondern davon, wie viel Sie an Verbraucher in anderen Mitgliedstaaten verkaufen — und von einer Schwelle, die leicht übersehen wird.
Wann ein Verkauf an einen EU-Verbraucher kein Inlandsumsatz mehr ist
Der zentrale Begriff ist der innergemeinschaftliche Fernverkauf von Gegenständen, im Polnischen als WSTO abgekürzt. Gemeint ist eine Lieferung, bei der die Ware durch den Verkäufer oder für dessen Rechnung aus einem Mitgliedstaat zu einem Erwerber in einem anderen Mitgliedstaat versandt oder befördert wird und der Erwerber ein Verbraucher oder ein anderer Abnehmer ist, der keinen innergemeinschaftlichen Erwerb abrechnet. Ein typisches Beispiel ist ein Paket, das aus einem polnischen Lager an einen privat einkaufenden Kunden in Deutschland versandt wird.
Eine ähnliche Logik gilt für einen Teil der an Verbraucher erbrachten Dienstleistungen — vor allem Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronische Dienstleistungen, deren Leistungsort im Land des Empfängers liegt. Diese Umsätze sind klar vom Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zu unterscheiden. Im B2B-Verkehr mit einem Geschäftspartner, der eine USt-IdNr. verwendet, rechnet in der Regel der Erwerber die Steuer ab, und der Verkäufer weist eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine Leistung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus. Beim Verkauf an einen Verbraucher gibt es niemanden, auf den die Pflicht übergehen könnte — sie verbleibt beim Verkäufer.
Die Schwelle von 10 000 Euro, also 42 000 Zloty
Die Art der Abrechnung hängt von einer einzigen Schwelle ab: 10 000 Euro, was für polnische Unternehmer 42 000 PLN bedeutet. Maßgeblich ist der Nettowert der gesamten Fernverkäufe und der genannten Dienstleistungen an Verbraucher aus allen Mitgliedstaaten zusammen, nicht ein gesonderter Grenzwert je Land. Die Schwelle darf weder im laufenden noch im vorangegangenen Steuerjahr überschritten worden sein.
Solange Sie sich innerhalb des Grenzwerts bewegen, rechnen Sie die Umsätze wie Inlandsumsätze ab — mit polnischem Steuersatz und in der üblichen Meldung JPK_V7. Mit dem Überschreiten der Schwelle verlagert sich der Besteuerungsort in den Staat, in dem der Verbraucher ansässig ist, und ab diesem Zeitpunkt wenden Sie die im Land des Erwerbers geltenden Sätze an. Diese Änderung tritt kraft Gesetzes ein, ohne Entscheidung einer Behörde.
Unterhalb der Schwelle kann auch freiwillig die Besteuerung im Verbrauchsstaat gewählt werden, etwa dann, wenn der dortige Satz niedriger ist als der polnische. Die Anzeige dieser Wahl erfolgt auf dem Formular VAT-29, und zwar bis zum 10. Tag des Monats, der auf den Monat der Wahl folgt. Die Entscheidung lässt sich jedoch nicht von Monat zu Monat rückgängig machen — sie bindet für mindestens zwei aufeinanderfolgende Jahre.
Drei Wege der Abrechnung und warum OSS meist gewinnt
Unterliegt der Umsatz der Besteuerung im Land des Erwerbers, stehen zwei Wege offen. Der erste ist die umsatzsteuerliche Registrierung in jedem Staat, in dem Sie Kunden haben, verbunden mit lokalen Erklärungen. Bei Verkäufen in mehrere Länder bedeutet das mehrere Registrierungen, mehrere Steuerkalender und in der Regel die Kosten eines lokalen Vertreters. Der zweite ist das EU-Verfahren One Stop Shop, kurz VAT OSS.
OSS ändert nichts an der Höhe der Steuer — es gelten weiterhin die Sätze des Verbraucherstaates. Es ändert jedoch die Art der Abrechnung: Sämtliche ausländischen Verbraucherumsätze weisen Sie in einer einzigen, in Polen eingereichten Erklärung aus und zahlen einen Betrag, den die polnische Verwaltung an die zuständigen Staaten weiterleitet. Für ein Einzelunternehmen mit verstreuten Umsätzen ist das meist der Unterschied zwischen einer und einem Dutzend Meldepflichten pro Quartal.
Registrierung: die Anmeldung VIU-R und ein Finanzamt für die gesamte Union
Für das EU-Verfahren melden Sie sich mit dem Formular VIU-R an, das elektronisch beim Leiter des Zweiten Finanzamts Warszawa-Śródmieście eingereicht wird. Die Anmeldung erfolgt über das System e-Deklaracje und seit Februar 2025 auch über das elektronische Finanzamt e-Urząd Skarbowy. Voraussetzung für die Nutzung von OSS in Polen ist die umsatzsteuerliche Registrierung im Inland — dabei genügt der Status eines von der Steuer befreiten Unternehmers, eine aktive Registrierung ist nicht erforderlich.
Das ist eine wichtige Information für kleinere Betriebe. Über OSS abgerechnete Umsätze unterliegen in Polen nicht der Besteuerung und werden daher nicht auf die nationale Kleinunternehmergrenze angerechnet, die 2026 bei 240 000 PLN liegt. Man kann also die Steuerbefreiung im Inlandsgeschäft in Anspruch nehmen und parallel die Auslandsumsätze im EU-Verfahren abrechnen.
Erklärung VIU-DO, Zahlung in Euro und zehn Jahre Aufbewahrung
Die Abrechnung im EU-Verfahren erfolgt vierteljährlich. Die Erklärung VIU-DO ist elektronisch bis zum Ende des auf das Quartal folgenden Monats einzureichen, also bis zum 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Die Frist verschiebt sich nicht auf einen Werktag, wenn sie auf ein Wochenende fällt, und die Erklärung ist auch dann abzugeben, wenn im betreffenden Quartal keine dem Verfahren unterliegenden Umsätze angefallen sind.
Nach Einreichung vergibt das System eine eindeutige Referenznummer UNR in einem Format ähnlich PL/PLXXXXXXXXXX/Q1.2026. Die Steuer wird in Euro auf das angegebene Konto des Zweiten Finanzamts Warszawa-Śródmieście gezahlt, wobei im Verwendungszweck ausschließlich die UNR anzugeben ist — ohne jeden Zusatz. Anders bezeichnete Überweisungen können zurückgewiesen und zurückerstattet werden. Eine Zahlung auf das übliche Steuer-Mikrokonto wird nicht an die Verbrauchsstaaten weitergeleitet.
Hinzu kommt die Pflicht, eine gesonderte, ausschließlich elektronische Aufzeichnung der dem Verfahren unterliegenden Umsätze zu führen. Sie ist zehn Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Lieferung oder die Dienstleistung erfolgt ist, und der Behörde auf Verlangen in einer Form bereitzustellen, die ein schnelles Auffinden der Daten ermöglicht.
Was OSS nicht abdeckt
Das häufigste Missverständnis betrifft die Vorsteuer. In der Erklärung VIU-DO wird ausschließlich die geschuldete Steuer ausgewiesen — für Vorsteuer aus Einkäufen ist darin kein Platz. Inländische Einkäufe machen Sie nach den üblichen Regeln in der Meldung JPK_V7 geltend, während die in einem anderen Mitgliedstaat gezahlte Umsatzsteuer im gesonderten Erstattungsverfahren VAT-REF zurückgefordert wird. Der Antrag wird über das polnische Finanzamt gestellt, und zwar bis zum 30. September des Jahres, das auf das betreffende Jahr folgt.
Eine eigene Frage sind Berichtigungen. Grundsätzlich werden sie in späteren Erklärungen im Identifizierungsstaat vorgenommen; seit dem 1. Juli 2023 kann eine Berichtigung in bestimmten Fällen — etwa nach Abmeldung aus dem Verfahren oder nach einem Wechsel des Identifizierungsstaates — unmittelbar bei Polen als Verbrauchsstaat eingereicht werden. Es lohnt sich, diesen Weg zu kennen, bevor die erste Retoure aus einem mehrere Quartale zurückliegenden Zeitraum eintrifft.