Die Ware ist geliefert, die Leistung erbracht, die Rechnung geschrieben — und auf dem Konto ist noch immer kein Geld. Die Umsatzsteuer aus dieser Rechnung muss dennoch abgeführt werden, denn nach den allgemeinen Regeln entsteht die Steuerpflicht mit der Lieferung oder der Leistungserbringung, unabhängig davon, ob der Geschäftspartner gezahlt hat. Für ein Einzelunternehmen, das mit Zahlungszielen von 30, 60 oder 90 Tagen arbeitet, ist das eine der häufigsten Ursachen für Liquiditätsprobleme. Die Ist-Versteuerung (polnisch „metoda kasowa”) in der Umsatzsteuer erlaubt es, den Zeitpunkt der Abrechnung auf den Tag zu verschieben, an dem das Geld tatsächlich eingeht.
Worin die Ist-Versteuerung in der Umsatzsteuer besteht
Die in Art. 21 des polnischen Umsatzsteuergesetzes geregelte Ist-Versteuerung kehrt die übliche Abrechnungslogik um. Die Umsatzsteuer aus dem Verkauf weisen Sie erst dann aus, wenn Sie die Zahlung erhalten haben — nicht früher. Die Lösung wirkt jedoch symmetrisch: Auch die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen dürfen Sie erst nach Begleichung der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten abziehen. Solange Sie Ihren Geschäftspartner nicht bezahlt haben, mindert diese Rechnung Ihre Steuerschuld nicht.
Die Ist-Versteuerung in der Umsatzsteuer darf nicht mit dem „kasowy PIT”, also der Ist-Besteuerung in der Einkommensteuer, verwechselt werden. Es handelt sich um zwei voneinander unabhängige Regelungen, die auf unterschiedlichen Vorschriften beruhen und eigene Voraussetzungen sowie eigene Anmeldungen erfordern. Man kann eine von beiden wählen, beide oder keine — die Entscheidung für die eine präjudiziert die andere nicht.
Wer sie nutzen kann: Grenzwerte für Kleinunternehmer im Jahr 2026
Die Ist-Versteuerung ist Kleinunternehmern im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (polnisch „mały podatnik”) vorbehalten. Der Grundgrenzwert beträgt den Gegenwert von 2 Mio. Euro Bruttoumsatz des vorangegangenen Steuerjahres. Eurobeträge werden zum Durchschnittskurs der polnischen Nationalbank vom ersten Werktag des Oktobers des Vorjahres umgerechnet und auf 1000 PLN gerundet. Der Kurs vom 1. Oktober 2025 betrug 4,2586 PLN, sodass im Jahr 2026 der Status des umsatzsteuerlichen Kleinunternehmers demjenigen Unternehmer zusteht, dessen Umsatz einschließlich Steuer im Jahr 2025 den Betrag von 8 517 000 PLN nicht überschritten hat.
Eine gesonderte, deutlich niedrigere Schwelle gilt für sogenannte kleine Vermittler — Makler, Investmentfondsverwalter, Agenten, Auftragnehmer, Kommissionshändler und Erbringer ähnlicher Dienstleistungen. Bei ihnen zählt nicht der gesamte Umsatz, sondern die Höhe der erhaltenen Provisionen einschließlich Steuer, und der Grenzwert beträgt den Gegenwert von 45.000 Euro, also 192 000 PLN im Jahr 2026. Ein Unternehmer, der seine Tätigkeit gerade erst aufnimmt, hat den Kleinunternehmerstatus sofort — es gibt nämlich keinen Vorjahresumsatz, den man mit dem Grenzwert vergleichen könnte.
Wann die Steuerpflicht entsteht: Zahlung und die 180-Tage-Frist
Der Zeitpunkt der Umsatzsteuerabrechnung hängt bei der Ist-Versteuerung davon ab, an wen Sie verkaufen. Ist der Erwerber ein aktiv registrierter Umsatzsteuerpflichtiger, entsteht die Steuerpflicht mit dem Tag des Erhalts der vollständigen oder teilweisen Zahlung — ohne jede Höchstfrist. Solange der Geschäftspartner die Rechnung nicht begleicht, wird die Steuer nicht fällig. Das ist die größte Stärke dieser Lösung: Das Risiko von Zahlungsstockungen führt nicht automatisch dazu, dass Sie die Umsatzsteuer aus eigener Tasche vorstrecken müssen.
Anders verhält es sich beim Verkauf an einen Abnehmer, der kein aktiv registrierter Umsatzsteuerpflichtiger ist — an Verbraucher, an von der Steuer befreite Unternehmer oder an Einheiten außerhalb des Registers. Auch hier entsteht die Steuerpflicht mit dem Erhalt der Zahlung, jedoch spätestens am 180. Tag, gerechnet ab dem Tag der Warenübergabe oder der Leistungserbringung. Nach Ablauf dieser Frist ist die Umsatzsteuer unabhängig davon abzurechnen, ob das Geld eingegangen ist.
Bei Teilzahlung entsteht die Steuerpflicht nur in Höhe des erhaltenen Betrags. Zu beachten ist außerdem, dass die Ist-Versteuerung nicht alle Geschäftsvorfälle erfasst — den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen, den Dienstleistungsbezug aus dem Ausland (Reverse-Charge) sowie weitere im Gesetz genannte Vorgänge rechnen Sie nach den allgemeinen Regeln und dem standardmäßigen Entstehungszeitpunkt der Steuerpflicht ab.
Formalitäten: VAT-R, Rechnungsvermerk und JPK_V7K
Die Wahl der Ist-Versteuerung wird dem Leiter des Finanzamts auf dem Formular VAT-R angezeigt — in der Praxis handelt es sich um eine Aktualisierung der Registrierungsanmeldung. Die Anzeige ist spätestens bis zum Ende des Monats einzureichen, der dem Zeitraum vorausgeht, ab dem die Methode angewendet werden soll. Da die Ist-Versteuerung mit der Quartalsabrechnung einhergeht, bedeutet das eine Frist bis zum Ende des dem jeweiligen Quartal vorangehenden Monats, zum Beispiel bis zum 31. Dezember, wenn die Methode ab dem ersten Quartal gelten soll.
Jede in diesem Verfahren ausgestellte Ausgangsrechnung muss den Vermerk „metoda kasowa” (Ist-Versteuerung) enthalten. Das ist keine bedeutungslose Formalie — der Vermerk informiert den Erwerber darüber, dass er die Vorsteuer aus dieser Rechnung erst nach erfolgter Zahlung abziehen darf. Ab dem 1. April 2026 stellen Einzelunternehmen ihre Rechnungen im Nationalen System der elektronischen Rechnungen (KSeF) aus; die Kennzeichnungspflicht bleibt auch in der Struktur der E-Rechnung bestehen.
Die Ist-Versteuerung ist mit der quartalsweisen Umsatzsteuerabrechnung verbunden: Die Datei JPK_V7K ist bis zum 25. Tag des auf das Quartal folgenden Monats einzureichen. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme — in den ersten 12 Monaten nach der Registrierung als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger sind die Erklärungen monatlich in der Struktur JPK_V7M abzugeben, selbst wenn der Steuerpflichtige nach der Ist-Methode abrechnet. Erst nach diesem Zeitraum ist der Wechsel zur Quartalsabrechnung möglich.
Wann sie sich lohnt, wann nicht, und wie man sie beendet
Am meisten profitieren Unternehmen, die im B2B-Modell mit langen Zahlungszielen verkaufen und gleichzeitig selbst bar einkaufen oder ihre Lieferanten sofort bezahlen. In dieser Konstellation verschiebt sich die geschuldete Steuer zeitlich nach hinten, während der Vorsteuerabzug ohne Verzögerung erfolgt. Die umgekehrte Konstellation — überwiegend sofort bezahlter Verkauf an Verbraucher bei Einkäufen mit Zahlungsziel — wirkt nachteilig: Die Umsatzsteuer wird ohnehin schnell fällig, während sich der Vorsteuerabzug bis zur Bezahlung der Eingangsrechnungen verschiebt. Hinzu kommt beim Verkauf an Nicht-Umsatzsteuerpflichtige die erwähnte 180-Tage-Grenze.
Nicht zu unterschätzen ist auch der organisatorische Aufwand. Die Ist-Versteuerung erfordert, dass für jede Ausgangs- und Eingangsrechnung einzeln das Zahlungsdatum und nicht nur das Ausstellungsdatum verfolgt wird. Bei einer großen Belegzahl bedeutet das spürbare Mehrarbeit in der Buchhaltung.
Auf die Ist-Versteuerung kann verzichtet werden, jedoch nicht vor Ablauf von 12 Monaten ihrer Anwendung und nach vorheriger schriftlicher Anzeige beim Leiter des Finanzamts, die bis zum Ende des Quartals einzureichen ist, in dem die Methode angewendet wurde. Das Recht auf die Ist-Versteuerung entfällt außerdem kraft Gesetzes nach Überschreiten des Kleinunternehmergrenzwerts — beginnend mit der Abrechnung für den Zeitraum, der auf das Quartal folgt, in dem die Schwelle überschritten wurde.