Die meisten aktiven USt-Pflichtigen in Polen rechnen monatlich ab: Jeden Monat wird die Datei JPK_V7M mit Erklärung übermittelt und jeden Monat die Steuer gezahlt. Das polnische Umsatzsteuergesetz erlaubt kleineren Unternehmen jedoch den Wechsel zur vierteljährlichen Abrechnung. Für Inhaber einer Einzelunternehmung (JDG) ist das eine spürbare Erleichterung — weniger Fristen, weniger Überweisungen und mehr Zeit, um das Geld für die Steuer bereitzustellen. Bevor Sie den Wechsel melden, sollten Sie jedoch prüfen, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen und ob dieses Modell wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Wer ist 2026 ein „mały podatnik“ in der Umsatzsteuer
Ein „mały podatnik“ ist ein Unternehmer, dessen Umsatz einschließlich Steuer im Vorjahr den Gegenwert von 2 000 000 Euro nicht überschritten hat. Der Betrag wird zum durchschnittlichen Euro-Kurs der NBP (Polnische Nationalbank) vom ersten Arbeitstag im Oktober des Vorjahres umgerechnet und auf 1000 PLN gerundet. Für 2026 beträgt die Grenze bei einem Kurs von 4,2586 PLN vom 1. Oktober 2025 somit 8 517 000 PLN. Über den Status im Jahr 2026 entscheidet also der im Jahr 2025 erzielte Bruttoumsatz.
Zu beachten ist, dass der Umsatz einschließlich USt zählt und nicht der Nettoerlös. Die Grenze für 2027 wird nach dem Euro-Kurs vom 1. Oktober 2026 berechnet; daher empfiehlt es sich, zum Jahresende die diesjährigen Umsätze mit der neuen Schwelle zu vergleichen.
So funktioniert die vierteljährliche Abrechnung mit JPK_V7K
Ein „mały podatnik“ mit vierteljährlicher Abrechnung reicht die Datei JPK_V7K ein. Den Aufzeichnungsteil übermittelt er weiterhin monatlich — bis zum 25. des Monats nach dem ersten und zweiten Monat des Quartals —, die Erklärung dagegen nur einmal, zusammen mit den Aufzeichnungen für den letzten Monat des Quartals, bis zum 25. des Monats nach Quartalsende. In der Praxis fallen die Erklärungsfristen auf den 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar.
Die wichtigste Änderung betrifft die Zahlung: Die Umsatzsteuer für das gesamte Quartal wird in einer Summe zum Abgabetermin der Erklärung gezahlt, ohne monatliche Vorauszahlungen. Bei einem Unternehmen mit stabilen Umsätzen bedeutet das, dass die Steuer auf Umsätze aus dem ersten Quartalsmonat bis zu etwa drei Monate später an das Finanzamt fließt als bei monatlicher Abrechnung.
Wechsel zur Quartalsabrechnung — Frist für die Mitteilung
Die Wahl der vierteljährlichen Abrechnung setzt eine vorherige Mitteilung an den Leiter des Finanzamts voraus, spätestens bis zum 25. Tag des zweiten Monats des Quartals, für das erstmals eine Quartalserklärung eingereicht werden soll. In der Praxis wird der Wechsel durch eine Aktualisierung des Formulars VAT-R gemeldet. Wer das I. Quartal 2027 vierteljährlich abrechnen möchte, muss dies bis zum 25. Februar 2027 tun.
Bei der Ist-Versteuerung (metoda kasowa) ist die Lage anders: Ein „mały podatnik“, der sie gewählt hat, rechnet kraft Gesetzes vierteljährlich ab. Die vierteljährliche Abrechnung allein bedeutet jedoch keine Ist-Versteuerung — es handelt sich um zwei getrennte Entscheidungen, und man kann nur die erste nutzen.
Wann die vierteljährliche Abrechnung ausgeschlossen ist
Das Gesetz sieht mehrere Fälle vor, in denen trotz des Status als „mały podatnik“ monatlich abzurechnen ist. Am häufigsten betrifft dies neue Unternehmen: Wer als aktiver USt-Pflichtiger registriert wurde, darf 12 Monate lang, gerechnet ab dem Monat der Registrierung, keine Quartalserklärungen abgeben. Weitere Ausschlüsse betreffen u. a. Lieferungen sensibler Waren aus Anhang Nr. 15 zum USt-Gesetz über 50 000 PLN netto in irgendeinem Monat des Quartals oder der vier vorangegangenen Quartale, Einfuhren im vereinfachten Verfahren sowie die Feststellung, dass das Unternehmen trotz entsprechender Pflicht keine Kartenzahlung oder Zahlung mit einem anderen Zahlungsinstrument ermöglicht hat.
Der Status kann auch im Laufe des Jahres verloren gehen. Überschreitet der Umsatz die Grenze, ist zur monatlichen Abrechnung zurückzukehren — ab dem ersten Monat des Quartals, in dem die Überschreitung erfolgte (wenn sie im ersten oder zweiten Monat eintrat), bzw. ab dem folgenden Quartal (wenn im dritten Monat). Unternehmen in der Nähe der Schwelle sollten ihre Umsätze daher laufend beobachten.
Rückkehr zur monatlichen Abrechnung und weitere Folgen
Wer die Quartale freiwillig gewählt hat, kann erst nach Ablauf von vier vierteljährlich abgerechneten Quartalen und nach vorheriger Mitteilung an das Finanzamt zur monatlichen Abrechnung zurückkehren. Das ist vor allem für Unternehmen wichtig, die häufig einen Vorsteuerüberhang ausweisen — etwa nach größeren Investitionen. Eine USt-Erstattung ist dann erst nach Abgabe der Quartalserklärung möglich, sodass das Geld später zurückfließt als bei monatlicher Abrechnung.
An anderen Pflichten ändert die Quartalsabrechnung nichts. Zusammenfassende Meldungen VAT-UE werden monatlich abgegeben, Rechnungen werden nach den bisherigen Regeln ausgestellt, und die Aufzeichnungen im JPK müssen laufend geführt werden. Eine vierteljährliche USt bedeutet auch nicht automatisch vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen — das ist eine gesonderte Entscheidung im Bereich der PIT.
Für wen sich die Lösung eignet
Die vierteljährliche Abrechnung bewährt sich am besten bei Dienstleistungsunternehmen mit regelmäßigen Umsätzen, bei denen die geschuldete USt die Vorsteuer übersteigt — sie gewinnen Liquidität und sparen Zeit. Weniger lohnend ist sie bei häufigen USt-Erstattungen, geplanten großen Investitionen oder wenn man eine größere Zahlung einmal im Quartal leicht übersieht. Bewährt hat sich, die USt auf einem separaten Konto zurückzulegen, etwa auf dem USt-Konto im Split-Payment-Verfahren (mechanizm podzielonej płatności), damit der nach dem Quartal fällige Betrag keine Überraschung ist.