Der Verkauf ins Ausland endet immer seltener an der Grenze der EU. Einzelunternehmen, die mit Waren handeln, beliefern Kunden in Großbritannien, den USA, der Schweiz oder asiatischen Ländern, und ein solches Geschäft wird ganz anders abgerechnet als eine innergemeinschaftliche Lieferung oder ein Verbraucherverkauf im Rahmen des OSS-Verfahrens. Die Warenausfuhr hat eine eigene Definition, eigene Voraussetzungen für den 0%-Mehrwertsteuersatz und eine eigene Dokumentation — und ein Fehler bei dieser Abrechnung bedeutet meist, dass die Mehrwertsteuer aus eigener Tasche gezahlt werden muss.
Was ist die Warenausfuhr und wer darf sie durchführen
Nach Art. 2 Nr. 8 des Mehrwertsteuergesetzes ist die Warenausfuhr die von der Zollbehörde bestätigte Ausfuhr von Waren aus dem Gebiet Polens außerhalb des Gebiets der Europäischen Union, die durch den Lieferanten oder in dessen Auftrag, oder durch einen außerhalb Polens ansässigen Erwerber oder in dessen Auftrag erfolgt. Waren ausführen darf sowohl ein aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger als auch ein Unternehmer, der die subjektive Befreiung nutzt — dies ist einer der im Gesetz genannten steuerpflichtigen Vorgänge neben der inländischen Warenlieferung und der innergemeinschaftlichen Warenlieferung. Wichtiger Vorbehalt: Der Wert der Ausfuhrverkäufe wird auf die Grenze der subjektiven Befreiung angerechnet, die seit dem 1. Januar 2026 240 000 PLN Nettoverkaufswert pro Jahr beträgt. Ein von der Mehrwertsteuer befreites Unternehmen, das intensiv Waren außerhalb der Union verkauft, kann diese Grenze also schneller überschreiten, als es allein anhand des Inlandsverkaufs den Anschein hätte.
Direkte und indirekte Ausfuhr
Die Unterscheidung hängt ausschließlich davon ab, wer den Transport der Ware über die Grenze der Union hinaus organisiert. Eine direkte Ausfuhr liegt vor, wenn der Verkäufer den Transport organisiert — die Zolldokumente werden dann auf ihn ausgestellt. Eine indirekte Ausfuhr liegt vor, wenn der Erwerber oder ein in seinem Auftrag handelndes Unternehmen den Transport organisiert, etwa indem die Ware in Polen abgeholt und selbst ins Ausland verbracht wird, wobei der Erwerber als Anmelder in den Zolldokumenten erscheint. Diese Unterscheidung hat praktische Bedeutung, da sie bestimmt, wer unmittelbaren Zugang zum Ausfuhrnachweis hat und wer dafür sorgen muss, dass dieser dem Verkäufer für die Anwendung des 0%-Satzes übermittelt wird. Bei einer indirekten Ausfuhr lohnt es sich, mit dem ausländischen Vertragspartner von vornherein zu vereinbaren, dass er eine Kopie der Zollmitteilung übermittelt — ohne sie fehlt dem Verkäufer möglicherweise die Grundlage für den Vorzugssatz.
Voraussetzung für den 0%-Satz — der Ausfuhrnachweis
Der Vorzugssatz von 0% Mehrwertsteuer, der ausschließlich aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen zusteht, gilt unter der Voraussetzung, dass der Steuerpflichtige vor Ablauf der Frist zur Einreichung der JPK_V7 für den jeweiligen Abrechnungszeitraum ein Dokument erhält, das die Ausfuhr der Ware aus dem Gebiet der Europäischen Union bestätigt. In der Praxis ist dies die elektronische Mitteilung IE-599, die im System zur Bearbeitung von Ausfuhranmeldungen nach Abschluss des Ausfuhrverfahrens erzeugt wird — ihr geht die Zollanmeldung (Mitteilung IE-515) voraus. Zulässig ist auch ein von der zuständigen Zollbehörde bestätigtes Papierdokument in Form des SAD. Fehlt das Dokument innerhalb der für den betreffenden Zeitraum geltenden Frist, wird der Verkauf noch nicht mit dem 0%-Satz ausgewiesen — er wird auf die Abrechnung für den folgenden Zeitraum verschoben, sofern das Dokument vor Ablauf der Frist zur Einreichung der JPK_V7 für diesen folgenden Zeitraum eingeht. Fehlt das Dokument auch dann, muss der für den Inlandsverkauf geltende Satz angewendet werden, mit der Möglichkeit einer Korrektur und Rückerstattung der Differenz erst nach tatsächlichem Erhalt des Ausfuhrnachweises.
Anzahlung auf eine Ausfuhr
Der 0%-Satz kann auch auf eine vor der Ausfuhr der Ware erhaltene Anzahlung angewendet werden, wenn die Ausfuhr innerhalb von sechs Monaten ab dem Ende des Monats erfolgt, in dem der Steuerpflichtige die Zahlung erhalten hat, und der Ausfuhrnachweis innerhalb derselben Frist eingeht. Eine längere Wartezeit auf die Ausfuhr schließt den 0%-Satz nicht automatisch aus, wenn sie sich aus der Besonderheit der Durchführung dieser Lieferung ergibt, die durch die Bedingungen des abgeschlossenen Vertrags bestätigt wird — etwa bei einer Auftragsfertigung mit langem Herstellungszyklus. Es darf sich dabei jedoch nicht um eine beliebige Entscheidung der Vertragsparteien handeln, die allein aus abrechnungstechnischer Bequemlichkeit getroffen wird — die verlängerte Ausfuhrfrist muss sich aus dem tatsächlichen Charakter des Geschäfts ergeben.
KSeF, Ausfuhrrechnung und Abrechnung bei der Einkommensteuer
Das verpflichtende Nationale System der E-Rechnungen (KSeF) erfasst seit 2026 auch den Ausfuhrverkauf, gemäß dem Zeitplan des Inkrafttretens für die jeweiligen Gruppen von Steuerpflichtigen. Ein ausländischer Vertragspartner ohne polnische Steuernummer kann sich jedoch nicht in das System einloggen, weshalb ihm die Rechnung außerhalb des KSeF zugestellt werden muss — meist als PDF-Datei mit QR-Code oder als per E-Mail versandte Visualisierung — bei gleichzeitiger Ausstellung der Rechnung im KSeF auf Seiten des Verkäufers. Der Erwerber wird in der Rechnungsstruktur durch eine Identifikationsnummer (VAT-EU für Vertragspartner aus der Union, ausländische Steuernummer für die übrigen) zusammen mit dem Ländercode identifiziert. Bei der Einkommensteuer wird der Ertrag aus der Ausfuhr nach allgemeinen Regeln erfasst — am Tag der Warenübergabe oder der Rechnungsausstellung, je nachdem, was früher eintritt — und in Fremdwährung ausgedrückte Beträge werden zum Mittelkurs der polnischen Nationalbank vom Tag vor dem Tag der Entstehung des Ertrags umgerechnet.