Eine Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto wirkt wie eine Routinehandlung. Bei Transaktionen über 15 000 PLN kann eine einzige veraltete Kontonummer den Unternehmer jedoch den steuerlichen Betriebsausgabenabzug kosten und eine Haftung für fremde Umsatzsteuer auslösen. Absicherung bietet das Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen, umgangssprachlich „weiße Liste“ (biała lista) genannt — eine kostenlose elektronische Datenbank, die vom Leiter der Nationalen Finanzverwaltung (KAS) geführt wird und in der Sie sowohl den Status des Geschäftspartners als auch die Nummern seiner Geschäftskonten prüfen können.
Was das Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen enthält
Das Verzeichnis umfasst Rechtsträger, die als aktive oder befreite Umsatzsteuerpflichtige registriert sind, Rechtsträger, deren Registrierung abgelehnt oder die aus dem Register gestrichen wurden, sowie solche, die wieder in das Register aufgenommen wurden. Neben dem Firmennamen bzw. Vor- und Nachnamen finden Sie dort die Steuernummer NIP, die REGON-Nummer, die Nummer im Landesgerichtsregister (KRS), die Anschrift, den umsatzsteuerlichen Status, die Daten und Rechtsgrundlagen der Registrierung, Streichung oder Wiederaufnahme sowie Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen, Prokuristen und Gesellschaftern samt deren NIP-Nummern.
Aus praktischer Sicht sind die Kontonummern das wichtigste Element. Im Verzeichnis werden ausschließlich Geschäftskonten (Abwicklungskonten) veröffentlicht, die im Zusammenhang mit der ausgeübten Geschäftstätigkeit eröffnet wurden, sowie auf den Namen lautende Konten bei einer Spar- und Kreditgenossenschaft (SKOK) — jeweils die zuvor in der Identifikations- oder Aktualisierungsmeldung angegebenen Konten. Private Giro- bzw. Sparkonten (die sogenannten ROR) sind im Verzeichnis nicht enthalten. Den Geschäftspartner finden Sie über die NIP-Nummer, die REGON-Nummer, den Firmennamen oder einen Teil davon oder über die Kontonummer selbst. Die Datenbank wird einmal täglich an jedem Werktag aktualisiert, die historischen Daten umfassen fünf Jahre vor dem Jahr der Abfrage.
Die Grenze von 15 000 PLN und die Pflicht zur Zahlung per Überweisung
Nach Art. 19 des Unternehmerrechts (Prawo przedsiębiorców) muss eine mit der Geschäftstätigkeit verbundene Zahlung über ein Zahlungskonto abgewickelt werden, wenn die andere Partei der Transaktion ein Unternehmer ist und der einmalige Transaktionswert 15 000 PLN übersteigt. Maßgeblich ist der Wert der gesamten Transaktion, nicht der einzelnen Zahlung — eine Aufteilung in mehrere kleinere Überweisungen hebt die Grenze nicht auf. Im Jahr 2026 bleibt die Schwelle bei 15 000 PLN; die zuvor angekündigte Senkung auf 8 000 PLN ist nicht in Kraft getreten.
Oberhalb dieser Schwelle genügt die Überweisung allein jedoch nicht. Das Geld muss auf ein Konto gelangen, das im Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen aufgeführt ist — erst dann ist die Zahlung steuerlich sicher.
Folgen einer Zahlung auf ein Konto außerhalb des Verzeichnisses
Die erste Sanktion betrifft die Betriebsausgaben. Einen Betrag, der auf ein anderes als das im Verzeichnis angegebene Konto gezahlt wurde, können Sie nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Wurde die Ausgabe bereits erfasst, ist sie zu mindern; ist das nicht möglich, sind die Einnahmen entsprechend zu erhöhen. Analog verhält es sich bei einer Barzahlung oberhalb der Grenze, also unter Umgehung eines Zahlungskontos.
Die zweite Sanktion wiegt schwerer, denn sie betrifft eine fremde Verbindlichkeit. Bei einer Zahlung auf ein Konto außerhalb des Verzeichnisses haften Sie gesamtschuldnerisch mit Ihrem gesamten Vermögen — gemeinsam mit dem Verkäufer, der aktiver Umsatzsteuerpflichtiger ist — für dessen Steuerrückstände in dem Umsatzsteueranteil, der anteilig auf die durch die Rechnung belegte Transaktion entfällt. Bei Ratenzahlungen erfassen beide Folgen ausschließlich die Beträge, die auf das falsche Konto gelangt sind; auf ein im Verzeichnis geführtes Konto gezahlte Raten bleiben sicher.
Maßgeblich ist der Tag des Überweisungsauftrags
Ob das Konto im Verzeichnis geführt war, beurteilt sich nach dem Tag der Erteilung des Überweisungsauftrags — nicht nach dem Tag der Belastung Ihres Kontos oder der Gutschrift auf dem Konto des Verkäufers. Die Prüfung sollte daher unmittelbar vor Erteilung des Zahlungsauftrags erfolgen und nicht bei Erhalt der Rechnung. Die Suchmaschine zeigt Datum und Uhrzeit der Prüfung an, was Beweiswert hat. Das Ergebnis lässt sich auf einem elektronischen Datenträger speichern oder ausdrucken und der Zahlungsdokumentation beifügen.
ZAW-NR und Split Payment — wie Sie die Sanktion abwenden
Ist die Überweisung bereits auf ein Konto außerhalb des Verzeichnisses gegangen, bleibt die Anzeige ZAW-NR. Sie wird beim Leiter des für den zahlenden Steuerpflichtigen zuständigen Finanzamts eingereicht, und zwar innerhalb von 7 Tagen ab dem Tag der Erteilung des Überweisungsauftrags. Eine fristgerechte Anzeige erhält den Betriebsausgabenabzug und beseitigt die gesamtschuldnerische Haftung. Es handelt sich um eine materiell-rechtliche Frist — nach Ablauf kann sie nicht wiedereingesetzt werden, weshalb sofort reagiert werden muss. Gehen weitere Zahlungen auf dasselbe Konto, muss die Anzeige nicht erneut eingereicht werden.
Der zweite Weg ist das Verfahren der geteilten Zahlung (split payment). Eine Zahlung in diesem Modell schützt vor den beschriebenen Folgen, weil der Umsatzsteuerbetrag auf das gesonderte USt-Konto des Verkäufers gelangt und der Fiskus somit nicht dem Risiko einer Nichtabführung ausgesetzt ist. Für Unternehmer, die regelmäßig große Rechnungen begleichen, ist Split Payment daher oft die einfachere Absicherung als eine Prüfung im Einzelfall.
Wie Sie die Prüfung in den Arbeitsalltag einbinden
Bewährt hat sich, den Geschäftspartner bei der ersten Zusammenarbeit sowie bei jeder Änderung der Kontonummer auf der Rechnung zu prüfen — gerade eine solche Änderung ist häufig ein Hinweis auf einen Betrugsversuch. Sinnvoll ist ein einfaches Schema im Unternehmen: Prüfung unmittelbar vor Erteilung des Überweisungsauftrags, Ablage des Nachweises zusammen mit der Rechnung und bei Beträgen über 15 000 PLN eine zusätzliche Freigabe vor Absenden der Zahlung. Ab dem 1. April 2026 stellen Einzelunternehmen ihre Rechnungen im KSeF aus, das entbindet jedoch nicht von der Kontoprüfung — auch die in der E-Rechnung angegebene Kontonummer ist mit dem Verzeichnis abzugleichen.
Sind Ihre eigenen Daten im Verzeichnis fehlerhaft — fehlt etwa das Geschäftskonto oder ist ein falsches Registrierungsdatum eingetragen — können Sie beim Leiter des Finanzamts einen begründeten Antrag auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten stellen. Ein fehlendes Geschäftskonto im Verzeichnis birgt das reale Risiko, Kunden zu verlieren, die sich keinen Sanktionen aussetzen wollen.