Zamknięcie firmy bywa równie sformalizowane jak jej otwarcie. Zakończenie jednoosobowej działalności gospodarczej to nie tylko jeden wniosek w CEIDG — to cały zestaw obowiązków wobec ZUS-u i urzędu skarbowego, które trzeba dopełnić w krótkich, kilkudniowych terminach. Poniżej tłumaczymy, jakie kroki czekają przedsiębiorcę likwidującego działalność w 2026 roku i o czym najłatwiej zapomnieć. Terminy są krótkie, a część czynności trzeba wykonać poza samym CEIDG, dlatego całą procedurę warto zaplanować z wyprzedzeniem.
Wykreślenie z CEIDG i zasada „jednego okienka”
Podstawowym krokiem jest złożenie wniosku CEIDG-1 o wykreślenie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. We wniosku wskazuje się datę faktycznego zaprzestania działalności, a sam wniosek trzeba złożyć w ciągu 7 dni od tego dnia. Najprościej zrobić to online na biznes.gov.pl, logując się profilem zaufanym — kreator przeprowadzi przez całą procedurę. Wykreślenie z CEIDG jest bezpłatne.
CEIDG działa w modelu „jednego okienka”: informacja o zakończeniu działalności trafia automatycznie do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS lub KRUS. Nie zwalnia to jednak z pozostałych formalności, które przedsiębiorca musi załatwić samodzielnie — dotyczących VAT, wyrejestrowania pracowników czy kasy fiskalnej.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń w ZUS
Choć CEIDG przekazuje informację do ZUS, samo wyrejestrowanie następuje na podstawie generowanych automatycznie formularzy: ZUS ZWPA (wyrejestrowanie płatnika składek) oraz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie osoby prowadzącej działalność). Na dopełnienie tych formalności jest 7 dni od zaprzestania działalności.
Jeśli zgłaszałeś do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, trzeba ich wyrejestrować na formularzu ZUS ZCNA. Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą dodatkowo wyrejestrować każdego z nich na formularzu ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy i rozliczyć należne za nich składki.
VAT — zgłoszenie VAT-Z i remanent likwidacyjny
Czynny podatnik VAT ma obowiązek zgłosić zaprzestanie wykonywania czynności opodatkowanych naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-Z — również w ciągu 7 dni od dnia zakończenia tych czynności. Po jego złożeniu przedsiębiorca zostaje wykreślony z rejestru podatników VAT.
Odrębnym obowiązkiem jest tzw. remanent likwidacyjny dla celów VAT. Sporządza się spis z natury towarów, materiałów, wyposażenia i środków trwałych, które pozostają w firmie na dzień likwidacji i przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Majątek wycenia się według cen rynkowych z dnia spisu, a od tej wartości nalicza się VAT należny. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który przed zamknięciem firmy sprzeda lub zużyje cały majątek, wykaże remanent o wartości zerowej i tego podatku nie zapłaci.
Podatek dochodowy — spis z natury i wykaz składników majątku
Dla celów PIT na dzień likwidacji sporządza się spis z natury (remanent końcowy), obejmujący towary handlowe, materiały, wyposażenie i produkcję w toku. Jego wartość uwzględnia się przy obliczeniu dochodu i ostatniej zaliczki na podatek. O zamiarze sporządzenia spisu co do zasady zawiadamia się wcześniej urząd skarbowy.
Niezależnie od tego przygotowuje się wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji. Ma on znaczenie na przyszłość: jeśli przedsiębiorca sprzeda taki składnik w ciągu 6 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji, przychód z tej sprzedaży wciąż będzie traktowany jako przychód z działalności gospodarczej. Ostatnim krokiem jest złożenie rocznego zeznania PIT za rok, w którym zakończono działalność, na zasadach właściwych dla wybranej formy opodatkowania.
O czym łatwo zapomnieć
Likwidacja nie umarza zobowiązań — nieopłacone składki, zaległe podatki i nierozliczone faktury nadal obciążają przedsiębiorcę i mogą być dochodzone po zamknięciu firmy. Trzeba też pamiętać o wyrejestrowaniu kasy fiskalnej i sporządzeniu raportu zamykającego, rozwiązaniu umów (leasing, najem, abonamenty, firmowy rachunek) oraz o obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli działalność była wcześniej zawieszona, jej likwidacja przebiega podobnie, ale nadal trzeba złożyć końcowe rozliczenia oraz wymagane spisy.