Składka zdrowotna przedsiębiorcy rozliczającego się według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem jest płacona co miesiąc, ale jej ostateczna wysokość wychodzi dopiero po zamknięciu roku. Dlatego roczne rozliczenie może pokazać zarówno niedopłatę, jak i nadpłatę. Ta druga sytuacja jest przyjemniejsza, ale wymaga działania — pieniądze nie zawsze wrócą same i nie zawsze wtedy, kiedy byśmy chcieli. Warto znać zasady już teraz, bo rozliczenie za 2026 rok przypadnie na wiosnę 2027 roku.
Skąd bierze się nadpłata składki zdrowotnej
Mechanizm jest prosty: składki miesięczne liczy się na bieżąco, a rozliczenie roczne patrzy na cały rok. Przy skali podatkowej i podatku liniowym miesięczna składka zależy od dochodu z poprzedniego miesiąca. Jeżeli na początku roku firma osiąga wysokie dochody, a później pojawiają się duże koszty, przestoje albo strata, suma zapłaconych składek może okazać się wyższa niż składka należna od dochodu rocznego.
Przy ryczałcie składka zależy od progu przychodów liczonych narastająco od początku roku. Nadpłata może pojawić się na przykład wtedy, gdy przychody zostały skorygowane — choćby fakturami korygującymi — i ostatecznie roczny przychód mieści się w niższym progu niż ten, według którego płacono składki. Nadpłata może też wynikać ze zwykłego błędu: podwójnego przelewu, wpłaty w złej kwocie albo opłacenia składki za miesiąc, w którym działalność była zawieszona.
Rozliczenie roczne i wniosek RZS-R
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej przedsiębiorca wykazuje w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień, który składa się do 20 maja (przy samodzielnym opłacaniu składek wyłącznie za siebie). Jeżeli w rozliczeniu wychodzi kwota do zwrotu, system ZUS na jego podstawie automatycznie tworzy wniosek o zwrot nadpłaty, oznaczony symbolem RZS-R. Trafia on do dokumentów roboczych na profilu płatnika w PUE/eZUS.
Sam fakt utworzenia wniosku nie wystarczy. Trzeba go otworzyć, sprawdzić kwotę i numer rachunku bankowego, podpisać i wysłać. Termin na złożenie wniosku upływa 1 czerwca. Jeżeli wniosek nie utworzył się automatycznie, w końcówce terminu można przygotować go ręcznie, wpisując kwotę wynikającą z rozliczenia rocznego. Po upływie terminu niewysłane wnioski znikają z konta, a ręczne utworzenie nowego nie jest już możliwe. Gdy wniosek zostanie złożony w terminie, ZUS przekazuje zwrot na rachunek wskazany we wniosku — według komunikatów ZUS najpóźniej do 1 sierpnia (w 2026 roku, z uwagi na weekend, do 3 sierpnia).
Co się dzieje, gdy wniosek nie zostanie złożony
Przegapienie terminu nie oznacza utraty pieniędzy, ale wydłuża czas oczekiwania i oddaje decyzję o ich losie w ręce ZUS. Według informacji przekazywanych przez ZUS nadpłata, o której zwrot nie wystąpiono w terminie, jest rozliczana na koncie płatnika do końca roku. Jeżeli przedsiębiorca ma zaległości wobec ZUS, nadpłata w pierwszej kolejności pokryje te zaległości — zwrot przysługuje tylko z kwoty, która pozostanie.
Dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić stan konta płatnika. Zaległość nawet w niewielkiej kwocie, na przykład z powodu spóźnionego przelewu i nieopłaconych odsetek, może zmniejszyć zwrot lub opóźnić jego wypłatę.
Zwrot nadpłaty a podatek dochodowy
O nadpłacie trzeba pamiętać także przy rozliczeniu PIT. Przy podatku liniowym zapłaconą składkę zdrowotną można — w ustawowym limicie — odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów, a przy ryczałcie część składki odlicza się od przychodu. Jeżeli składka, która została wcześniej odliczona, wraca do przedsiębiorcy w formie zwrotu, korzyść podatkowa z jej odliczenia nie powinna zostać zachowana: zwróconą kwotę trzeba odpowiednio uwzględnić w rozliczeniu podatkowym (zmniejszyć odliczenie lub doliczyć zwrot do dochodu albo przychodu). Przy skali podatkowej składka zdrowotna nie jest odliczana, więc ten problem co do zasady nie występuje.
Sposób ujęcia zależy od formy opodatkowania i tego, w którym roku nastąpił zwrot, dlatego ten krok najlepiej uzgodnić z księgowym przed złożeniem zeznania lub wyliczeniem zaliczki.
Jak przygotować się do rozliczenia za 2026 rok
Ostatni kwartał roku to dobry moment, żeby sprawdzić, jak kształtuje się dochód lub przychód w porównaniu z zapłaconymi składkami. Jeżeli już teraz widać, że roczny wynik będzie wyraźnie niższy niż dochody z pierwszych miesięcy, nadpłata w rozliczeniu rocznym jest prawdopodobna. Warto wtedy zawczasu zweryfikować numer rachunku bankowego w danych płatnika, uporządkować ewentualne zaległości i wpisać do kalendarza dwa terminy: 20 maja na rozliczenie roczne oraz 1 czerwca na wysłanie wniosku RZS-R.
Dobrą praktyką jest także regularne sprawdzanie konta płatnika na eZUS w ciągu roku. Pozwala to szybko wychwycić błędne lub podwójne wpłaty i wyjaśnić je od razu, zamiast dowiadywać się o nich przy rozliczeniu rocznym.