Der Krankenversicherungsbeitrag (składka zdrowotna) eines Unternehmers, der nach der Steuerskala, mit linearer Steuer oder mit Pauschalsteuer (ryczałt) abrechnet, wird monatlich gezahlt, seine endgültige Höhe steht jedoch erst nach Jahresabschluss fest. Deshalb kann die Jahresabrechnung sowohl eine Nachzahlung als auch eine Überzahlung ergeben. Letzteres ist die angenehmere Situation, erfordert aber Handeln — das Geld kommt nicht immer von selbst zurück und nicht immer dann, wann man es möchte. Es lohnt sich, die Regeln schon jetzt zu kennen, denn die Abrechnung für 2026 erfolgt im Frühjahr 2027.
Woher kommt eine Überzahlung des Krankenversicherungsbeitrags?
Der Mechanismus ist einfach: Die Monatsbeiträge werden laufend berechnet, die Jahresabrechnung betrachtet dagegen das ganze Jahr. Bei der Steuerskala und der linearen Steuer hängt der Monatsbeitrag vom Einkommen des Vormonats ab. Erzielt das Unternehmen zu Jahresbeginn hohe Einkünfte und entstehen später hohe Kosten, Stillstände oder ein Verlust, kann die Summe der gezahlten Beiträge höher sein als der auf das Jahreseinkommen geschuldete Beitrag.
Bei der Pauschalsteuer hängt der Beitrag von der Schwelle der seit Jahresbeginn kumulierten Einnahmen ab. Eine Überzahlung kann zum Beispiel entstehen, wenn Einnahmen — etwa durch Korrekturrechnungen — berichtigt wurden und die Jahreseinnahmen letztlich in einer niedrigeren Schwelle liegen als derjenigen, nach der die Beiträge gezahlt wurden. Eine Überzahlung kann auch auf einem einfachen Fehler beruhen: einer doppelten Überweisung, einer Zahlung in falscher Höhe oder der Zahlung eines Beitrags für einen Monat, in dem die Tätigkeit ruhte.
Jahresabrechnung und Antrag RZS-R
Die Jahresabrechnung des Krankenversicherungsbeitrags weist der Unternehmer in der Abrechnungsmeldung für April aus, die bis zum 20. Mai einzureichen ist (wenn er Beiträge ausschließlich für sich selbst zahlt). Ergibt sich daraus ein Erstattungsbetrag, erstellt das System der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS automatisch einen Antrag auf Erstattung der Überzahlung mit der Bezeichnung RZS-R. Er erscheint in den Arbeitsdokumenten im Profil des Beitragszahlers auf der Plattform PUE/eZUS.
Die automatische Erstellung allein genügt nicht. Der Antrag muss geöffnet, Betrag und Bankkonto müssen geprüft, der Antrag muss unterschrieben und abgeschickt werden. Die Frist für die Einreichung endet am 1. Juni. Wurde der Antrag nicht automatisch erstellt, kann er gegen Ende der Frist manuell vorbereitet werden, wobei der Betrag aus der Jahresabrechnung einzutragen ist. Nach Fristablauf werden nicht abgeschickte Anträge vom Konto gelöscht, und eine manuelle Neuerstellung ist nicht mehr möglich. Wird der Antrag fristgerecht gestellt, überweist der ZUS die Erstattung auf das angegebene Konto — laut Mitteilungen des ZUS spätestens bis zum 1. August (2026 wegen des Wochenendes bis zum 3. August).
Was passiert, wenn kein Antrag gestellt wird?
Das Versäumen der Frist bedeutet keinen Verlust des Geldes, verlängert aber die Wartezeit und überlässt die Entscheidung über seine Verwendung dem ZUS. Nach Angaben des ZUS wird eine Überzahlung, deren Erstattung nicht fristgerecht beantragt wurde, bis zum Jahresende auf dem Beitragskonto verrechnet. Hat der Unternehmer Rückstände gegenüber dem ZUS, deckt die Überzahlung zunächst diese Rückstände — erstattet wird nur der verbleibende Betrag.
Vor der Antragstellung sollte man daher den Stand des Beitragskontos prüfen. Schon ein kleiner Rückstand, etwa wegen einer verspäteten Überweisung und nicht gezahlter Zinsen, kann die Erstattung verringern oder verzögern.
Erstattung der Überzahlung und Einkommensteuer
Die Überzahlung ist auch bei der Einkommensteuer (PIT) zu berücksichtigen. Bei der linearen Steuer kann der gezahlte Krankenversicherungsbeitrag — innerhalb des gesetzlichen Limits — vom Einkommen abgezogen oder als Betriebsausgabe angesetzt werden, bei der Pauschalsteuer wird ein Teil des Beitrags von den Einnahmen abgezogen. Fließt ein zuvor abgezogener Beitrag als Erstattung an den Unternehmer zurück, sollte der Steuervorteil aus dem Abzug nicht bestehen bleiben: Der erstattete Betrag ist in der Steuerabrechnung entsprechend zu berücksichtigen (Abzug verringern oder Erstattung dem Einkommen bzw. den Einnahmen hinzurechnen). Bei der Steuerskala wird der Krankenversicherungsbeitrag nicht abgezogen, sodass dieses Problem grundsätzlich nicht auftritt.
Die Art der Berücksichtigung hängt von der Besteuerungsform und dem Jahr der Erstattung ab. Diesen Schritt stimmt man daher am besten vor Abgabe der Steuererklärung oder Berechnung der Vorauszahlung mit dem Buchhalter ab.
Vorbereitung auf die Abrechnung für 2026
Das letzte Quartal ist ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, wie sich Einkommen oder Einnahmen im Verhältnis zu den gezahlten Beiträgen entwickeln. Ist bereits jetzt absehbar, dass das Jahresergebnis deutlich unter den Einkünften der ersten Monate liegen wird, ist eine Überzahlung in der Jahresabrechnung wahrscheinlich. Dann sollte man rechtzeitig die Bankverbindung in den Daten des Beitragszahlers prüfen, eventuelle Rückstände bereinigen und zwei Termine im Kalender vermerken: den 20. Mai für die Jahresabrechnung und den 1. Juni für das Absenden des Antrags RZS-R.
Bewährt hat sich auch eine regelmäßige Kontrolle des Beitragskontos auf eZUS im Laufe des Jahres. So lassen sich fehlerhafte oder doppelte Zahlungen schnell erkennen und sofort klären, statt erst bei der Jahresabrechnung davon zu erfahren.