Moment, w którym jednoosobowa firma zatrudnia pierwszą osobę, zmienia jej codzienność mocniej niż niejedna nowelizacja podatkowa. Przedsiębiorca przestaje odpowiadać wyłącznie za siebie — staje się pracodawcą i płatnikiem składek za kogoś innego, z całym pakietem obowiązków wobec ZUS, urzędu skarbowego i Państwowej Inspekcji Pracy. Poniżej porządkujemy, co trzeba zrobić przed pierwszym dniem pracy i ile realnie kosztuje etat w 2026 roku.
Jednoosobowa działalność może zatrudniać — bez zmiany formy prawnej
Określenie „jednoosobowa działalność gospodarcza” odnosi się do liczby właścicieli firmy, a nie do liczby osób w niej pracujących. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zatrudniać pracowników na umowę o pracę, zawierać umowy zlecenia i umowy o dzieło, a także korzystać z pracy osób współpracujących. Nie trzeba w tym celu przekształcać firmy w spółkę ani zmieniać wpisu — wystarczy wywiązać się z obowiązków pracodawcy.
Warto jednak pamiętać, że zatrudnienie na umowę o pracę zamyka drogę do zawieszenia działalności — zawiesić firmę może wyłącznie przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy.
Zanim pracownik zacznie pracę — umowa, badania i BHP
Umowę o pracę trzeba zawrzeć na piśmie najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Powinna określać strony, rodzaj umowy i pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia. W ciągu siedmiu dni od dopuszczenia do pracy pracodawca przekazuje dodatkowo pisemną informację o warunkach zatrudnienia — m.in. o normach czasu pracy, urlopie i okresie wypowiedzenia.
Przed rozpoczęciem pracy pracownik musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, wydane na podstawie skierowania od pracodawcy, oraz odbyte wstępne szkolenie BHP — instruktaż ogólny i stanowiskowy. Jedno i drugie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Dopuszczenie do pracy bez badań lub szkolenia to jedno z częściej stwierdzanych naruszeń podczas kontroli PIP.
Wynagrodzenie za pełny etat nie może być niższe niż płaca minimalna, która w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto miesięcznie. Przy niepełnym wymiarze kwotę tę przelicza się proporcjonalnie. Osoby na umowie zlecenia i umowie o świadczenie usług obejmuje z kolei minimalna stawka godzinowa — 31,40 zł brutto za godzinę.
Zgłoszenie do ZUS — siedem dni i ani dnia dłużej
Dobra wiadomość: jako właściciel jednoosobowej działalności jesteś już zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek — zgłoszenie ZUS ZFA powstało automatycznie na podstawie wpisu do CEIDG. Nie trzeba więc rejestrować się od nowa, wystarczy zgłosić zatrudnioną osobę.
Pracownika zgłasza się na formularzu ZUS ZUA w terminie siedmiu dni od dnia rozpoczęcia pracy — termin liczy się od dnia następnego, a jeśli kończy się w dzień wolny, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Zleceniobiorcę zgłasza się na ZUS ZUA albo, gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, na ZUS ZZA; uczeń lub student do 26 lat na zleceniu nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Członków rodziny pracownika zgłasza się na ZUS ZCNA — bez dodatkowych kosztów.
Od pierwszego miesiąca zatrudnienia dochodzi comiesięczna deklaracja rozliczeniowa wraz z raportami imiennymi oraz opłacanie składek za siebie i za pracownika w jednym przelewie, do 20. dnia następnego miesiąca. Przekroczenie siedmiodniowego terminu zgłoszenia jest naruszeniem obowiązków płatnika składek i może skończyć się grzywną.
Ile naprawdę kosztuje etat w 2026 roku
Wynagrodzenie brutto to nie jest całkowity koszt zatrudnienia. Ponad kwotę brutto pracodawca dopłaca składki finansowane ze swoich środków: emerytalną 9,76%, rentową 6,50%, wypadkową 1,67% (taka stopa obowiązuje płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż dziewięć osób), składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%. Łącznie to 20,48% wynagrodzenia brutto.
W praktyce oznacza to, że etat na płacy minimalnej 4806 zł brutto kosztuje firmę około 5790 zł miesięcznie — składki po stronie pracodawcy to niecałe 985 zł. Z samego brutto potrącane są jeszcze składki finansowane przez pracownika (emerytalna 9,76%, rentowa 1,50%, chorobowa 2,45%), składka zdrowotna 9% oraz zaliczka na podatek, dlatego kwota „na rękę” jest wyraźnie niższa.
Wynagrodzenia i składki finansowane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodu, więc przy skali i podatku liniowym obniżają podstawę opodatkowania. Przy ryczałcie kosztów się nie rozlicza — warto policzyć ten efekt przed wyborem formy opodatkowania.
Zaliczka na PIT i rozliczenia roczne
Pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego: co miesiąc oblicza, pobiera i wpłaca zaliczkę na PIT od wynagrodzenia pracownika, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty. Jeżeli pracownik złoży oświadczenie PIT-2, zaliczkę pomniejsza się o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli o 300 zł miesięcznie. Pracownik może też złożyć wnioski dotyczące m.in. wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Po zakończeniu roku pracodawca przekazuje do urzędu skarbowego deklarację PIT-4R i informacje PIT-11 — wyłącznie elektronicznie, w terminie do 31 stycznia. Pracownik powinien otrzymać swój PIT-11 do końca lutego. Gdy termin przypada na sobotę lub dzień wolny, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
PPK, dokumentacja i to, o czym zapomina się najczęściej
Pracownicze Plany Kapitałowe obejmują co do zasady każdego pracodawcę, ale mikroprzedsiębiorca jest zwolniony ze stosowania ustawy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z wpłat. Zwolnienie nie jest jednak bezterminowe — obowiązuje do dnia, w którym pierwsza zatrudniona osoba zdecyduje się oszczędzać w PPK. Wtedy trzeba zawrzeć umowę o zarządzanie i umowę o prowadzenie PPK. Decyzja pracownika musi być samodzielna: nakłanianie do rezygnacji jest zabronione.
Do stałych obowiązków dochodzi prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej — papierowo albo elektronicznie — oraz ewidencji czasu pracy. Dokumentację pracowników zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Mikrofirma nie musi tworzyć regulaminu pracy ani wynagradzania (obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników), ale spisanie zasad czasu pracy, urlopów czy pracy zdalnej porządkuje relacje od pierwszego dnia.