Der Moment, in dem ein Einzelunternehmen die erste Person einstellt, verändert den Alltag stärker als so manche Steuerreform. Die Unternehmerin oder der Unternehmer ist nicht mehr nur für sich selbst verantwortlich, sondern wird Arbeitgeber und Beitragszahler für eine andere Person — mit allen Pflichten gegenüber der Sozialversicherungsanstalt ZUS, dem Finanzamt und der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP). Nachfolgend ordnen wir, was vor dem ersten Arbeitstag zu erledigen ist und was eine Stelle 2026 tatsächlich kostet.
Ein Einzelunternehmen darf einstellen — ohne Änderung der Rechtsform
Die Bezeichnung „jednoosobowa działalność gospodarcza“ (Einzelunternehmen) bezieht sich auf die Zahl der Inhaber, nicht auf die Zahl der Beschäftigten. Wer im Gewerberegister CEIDG eingetragen ist, darf Arbeitnehmer anstellen, Auftrags- und Werkverträge schließen sowie mit mitarbeitenden Personen zusammenarbeiten. Eine Umwandlung in eine Gesellschaft oder eine Änderung des Eintrags ist dafür nicht nötig — es genügt, die Arbeitgeberpflichten zu erfüllen.
Zu beachten ist allerdings: Eine Anstellung im Arbeitsverhältnis schließt die Ruhendstellung des Gewerbes aus — ruhen lassen kann das Unternehmen nur, wer keine Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis beschäftigt.
Vor dem Arbeitsbeginn — Vertrag, Untersuchung und Arbeitsschutz
Der Arbeitsvertrag muss spätestens vor Zulassung der beschäftigten Person zur Arbeit schriftlich geschlossen werden. Er hat die Vertragsparteien, die Vertrags- und Arbeitsart, den Arbeitsort, das Entgelt mit Angabe der Bestandteile, den Arbeitszeitumfang und den Beginn zu bestimmen. Innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsaufnahme übergibt der Arbeitgeber zusätzlich eine schriftliche Information über die Beschäftigungsbedingungen — u. a. Arbeitszeitnormen, Urlaubsanspruch und Kündigungsfrist.
Vor Arbeitsbeginn muss eine gültige ärztliche Bescheinigung über die Eignung für den jeweiligen Arbeitsplatz vorliegen, ausgestellt auf Grundlage einer Überweisung des Arbeitgebers, ebenso eine absolvierte arbeitsschutzrechtliche Erstunterweisung (allgemeine und arbeitsplatzbezogene Unterweisung). Beides erfolgt während der Arbeitszeit und auf Kosten des Arbeitgebers. Die Zulassung zur Arbeit ohne Untersuchung oder Unterweisung gehört zu den häufiger festgestellten Verstößen bei Arbeitsinspektionen.
Das Entgelt für eine Vollzeitstelle darf den Mindestlohn nicht unterschreiten; dieser beträgt 2026 4806 PLN brutto monatlich. Bei Teilzeit wird der Betrag anteilig umgerechnet. Für Auftrags- und Dienstleistungsverträge gilt der Mindeststundensatz von 31,40 PLN brutto pro Stunde.
Anmeldung bei der ZUS — sieben Tage und kein Tag länger
Die gute Nachricht: Als Inhaber eines Einzelunternehmens sind Sie bei der ZUS bereits als Beitragszahler registriert — die Anmeldung ZUS ZFA ist automatisch auf Grundlage des CEIDG-Eintrags entstanden. Eine erneute Registrierung ist also nicht erforderlich, es genügt, die beschäftigte Person anzumelden.
Arbeitnehmer werden mit dem Formular ZUS ZUA innerhalb von sieben Tagen ab Arbeitsbeginn angemeldet — die Frist läuft ab dem Folgetag, und fällt sie auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag. Auftragnehmer werden mit ZUS ZUA angemeldet oder, wenn sie ausschließlich der Krankenversicherung unterliegen, mit ZUS ZZA; Schüler und Studierende bis 26 Jahre unterliegen bei einem Auftragsvertrag nicht der Pflichtversicherung. Familienangehörige werden mit dem Formular ZUS ZCNA angemeldet — ohne Zusatzkosten.
Ab dem ersten Beschäftigungsmonat kommen die monatliche Abrechnungserklärung samt Namensberichten sowie die Zahlung der Beiträge für sich selbst und für die beschäftigte Person in einer Überweisung hinzu, bis zum 20. Tag des Folgemonats. Die Überschreitung der Siebentagefrist ist eine Verletzung der Pflichten des Beitragszahlers und kann mit einer Geldstrafe enden.
Was eine Stelle 2026 wirklich kostet
Das Bruttoentgelt ist nicht der gesamte Beschäftigungsaufwand. Über den Bruttobetrag hinaus trägt der Arbeitgeber aus eigenen Mitteln finanzierte Beiträge: Rentenversicherung 9,76%, Erwerbsminderungsversicherung 6,50%, Unfallversicherung 1,67% (dieser Satz gilt für Beitragszahler, die höchstens neun Personen zur Unfallversicherung anmelden), Arbeitsfonds und Solidaritätsfonds 2,45% sowie den Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen 0,10%. Zusammen sind das 20,48% des Bruttoentgelts.
In der Praxis bedeutet das: Eine Stelle zum Mindestlohn von 4806 PLN brutto kostet das Unternehmen rund 5790 PLN monatlich — die Arbeitgeberbeiträge betragen knapp 985 PLN. Vom Bruttobetrag selbst werden zusätzlich die vom Arbeitnehmer finanzierten Beiträge (Rentenversicherung 9,76%, Erwerbsminderungsversicherung 1,50%, Krankenversicherung 2,45%), der Gesundheitsbeitrag von 9% sowie die Steuervorauszahlung einbehalten, weshalb der Nettobetrag deutlich niedriger ausfällt.
Löhne und die vom Arbeitgeber finanzierten Beiträge sind Betriebsausgaben und senken bei der Steuerprogression und der linearen Steuer die Bemessungsgrundlage. Bei der Pauschalbesteuerung werden keine Kosten abgerechnet — dieser Effekt sollte vor der Wahl der Besteuerungsform berechnet werden.
Steuervorauszahlung und Jahresabrechnungen
Der Arbeitgeber ist Steuerzahler im Sinne des Einkommensteuerrechts: Er berechnet, behält ein und zahlt monatlich die PIT-Vorauszahlung auf das Arbeitsentgelt, bis zum 20. Tag des auf die Auszahlung folgenden Monats. Reicht die beschäftigte Person die Erklärung PIT-2 ein, wird die Vorauszahlung um 1/12 des steuermindernden Betrags gekürzt, also um 300 PLN monatlich. Der Arbeitnehmer kann zudem Anträge u. a. zur gemeinsamen Veranlagung mit dem Ehepartner oder zu erhöhten Werbungskosten stellen.
Nach Jahresende übermittelt der Arbeitgeber dem Finanzamt die Erklärung PIT-4R und die Informationen PIT-11 — ausschließlich elektronisch, bis zum 31. Januar. Die beschäftigte Person soll ihr PIT-11 bis Ende Februar erhalten. Fällt die Frist auf einen Samstag oder arbeitsfreien Tag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag.
PPK, Dokumentation und die häufigsten Versäumnisse
Die Kapitalpläne für Arbeitnehmer (PPK) betreffen grundsätzlich jeden Arbeitgeber, doch ein Kleinstunternehmer ist von der Anwendung des Gesetzes befreit, wenn alle beschäftigten Personen eine Verzichtserklärung auf Einzahlungen abgeben. Diese Befreiung gilt jedoch nicht unbefristet — sie besteht bis zu dem Tag, an dem die erste beschäftigte Person sich für das Sparen im PPK entscheidet. Dann sind ein Verwaltungsvertrag und ein Führungsvertrag für das PPK abzuschließen. Die Entscheidung muss selbstständig getroffen werden: Ein Drängen zum Verzicht ist untersagt.
Zu den laufenden Pflichten kommen die Führung der Personalakten und der übrigen Beschäftigungsdokumentation — in Papierform oder elektronisch — sowie der Arbeitszeiterfassung hinzu. Die Dokumentation von seit 2019 beschäftigten Personen ist 10 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Ein Kleinstunternehmen muss weder eine Arbeits- noch eine Vergütungsordnung erstellen (die Pflicht gilt ab mindestens 50 Beschäftigten), doch schriftliche Regeln zu Arbeitszeit, Urlaub oder Fernarbeit ordnen die Zusammenarbeit vom ersten Tag an.