Polski przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi klientom w innych krajach Unii Europejskiej, do niedawna miał w praktyce jedno wyjście: po przekroczeniu lokalnego progu musiał zarejestrować się do VAT w każdym z tych państw. Od 1 stycznia 2025 roku działa procedura szczególna SME, która pozwala małym firmom korzystać ze zwolnienia z VAT także poza Polską — na podstawie jednego zgłoszenia złożonego w kraju. Dla wielu jednoosobowych działalności to realna oszczędność czasu i kosztów obsługi księgowej za granicą.
Czym jest procedura SME i kto może z niej skorzystać
Procedura SME to unijne rozwiązanie oparte na dyrektywie Rady (UE) 2020/285. Umożliwia małym przedsiębiorstwom mającym siedzibę działalności w Polsce korzystanie ze zwolnienia z VAT przy dostawach towarów i świadczeniu usług na terytorium innych państw członkowskich. Warunkiem jest, aby dane państwo w ogóle wprowadziło u siebie taką możliwość dla podmiotów zagranicznych.
Rozwiązanie jest adresowane do firm, które sprzedają za granicę regularnie, ale w skali niewielkiej — na przykład do konsumentów w Niemczech, Czechach czy Holandii albo do klientów, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Zamiast rejestracji VAT w każdym z tych państw przedsiębiorca składa jedno powiadomienie w Polsce i uzyskuje numer, którym posługuje się w całej procedurze.
Dwa progi, które trzeba pilnować jednocześnie
Procedura SME opiera się na dwóch niezależnych limitach. Pierwszy to próg unijny: całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium Unii Europejskiej — łącznie z Polską i bez kwoty podatku — nie może przekroczyć 100 000 euro ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym.
Drugi próg jest krajowy i ustala go samodzielnie każde państwo, w którym chcesz korzystać ze zwolnienia. Przepisy unijne zakładają, że nie może on przekroczyć 85 000 euro lub równowartości tej kwoty w walucie krajowej. Państwa mogą też różnicować progi dla poszczególnych branż, ustalać własne okresy karencji przy powrocie do zwolnienia oraz wyłączać wybrane rodzaje sprzedaży. Zanim złożysz zgłoszenie, warto sprawdzić warunki konkretnego kraju — udostępnia je Komisja Europejska w dedykowanym serwisie o krajowych zasadach VAT.
Wszystkie wartości podawane w dokumentach procedury SME wykazuje się w euro. Do przeliczenia stosuje się kurs Europejskiego Banku Centralnego opublikowany w pierwszym dniu roku, a jeśli tego dnia kursu nie ogłoszono — z pierwszego kolejnego dnia publikacji. Warto pamiętać, że próg unijny to zupełnie inna wartość niż polskie zwolnienie podmiotowe, które od 2026 roku wynosi 240 000 zł — te limity funkcjonują równolegle.
Jak uzyskać polski numer identyfikacyjny EX
Zgłoszenie do procedury SME składa się wyłącznie elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy, do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Dokument nazywa się uprzednim powiadomieniem. Wskazujesz w nim dane identyfikacyjne, państwa członkowskie, w których zamierzasz korzystać ze zwolnienia, oraz obroty osiągnięte na terytorium Unii w poprzednim i bieżącym roku podatkowym — w podziale na poszczególne kraje, w tym Polskę. Część państw wymaga danych również za dwa lata wstecz.
Istotna uwaga praktyczna: jeżeli dotychczas korzystałeś w Polsce ze zwolnienia z VAT i nie masz rejestracji, przed złożeniem uprzedniego powiadomienia musisz złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Naczelnik urzędu ma 35 dni roboczych na rozpatrzenie sprawy — termin może się wydłużyć, jeśli konieczna będzie dodatkowa weryfikacja. W efekcie otrzymujesz polski numer identyfikacyjny EX, składający się z prefiksu kraju, numeru NIP i przyrostka „-EX”. Ze zwolnienia korzystasz od dnia, w którym zostaniesz poinformowany o nadaniu numeru dla państwa, które potwierdziło Twoje prawo do zwolnienia.
Informacje kwartalne i bieżące obowiązki
Korzystanie z procedury SME wiąże się ze stałą sprawozdawczością. Podatnik składa informację kwartalną w terminie miesiąca od zakończenia kwartału — także wtedy, gdy ostatni dzień terminu wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. W informacji wykazuje się obroty osiągnięte w każdym państwie członkowskim za dany kwartał, z podziałem na sektory tam, gdzie dane państwo je stosuje, oraz wartość sprzedaży krajowej. Wszelkie zmiany w złożonych już informacjach koryguje się niezwłocznie.
Pozostałe sprawy — zmianę danych kontaktowych, korektę wcześniej wykazanych obrotów, rozszerzenie zwolnienia o kolejny kraj czy rezygnację ze zwolnienia — załatwia się przez aktualizację uprzedniego powiadomienia. Jeżeli błąd wykryjesz jeszcze przed nadaniem numeru EX, możesz wycofać pierwotne powiadomienie, składając nowe; wtedy 35-dniowy termin biegnie od nowa.
Co się dzieje po przekroczeniu progu 100 000 euro
Przekroczenie unijnego progu 100 000 euro ma natychmiastowe skutki. Trzeba wtedy złożyć informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia przekroczenia — w terminie 15 dni roboczych liczonych od dnia, w którym do przekroczenia doszło. Naczelnik urzędu wydaje postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX, które podlega natychmiastowemu wykonaniu; służy na nie zażalenie. Od tego momentu zwolnienie nie przysługuje w żadnym z państw objętych procedurą.
Numer EX zostanie dezaktywowany także wtedy, gdy przestaniesz spełniać warunki zwolnienia we wszystkich krajach, w których z niego korzystałeś, gdy zwolnienie przestanie mieć tam zastosowanie albo gdy zakończysz działalność gospodarczą. Jeśli przekroczenie progu jest realnym scenariuszem, warto zawczasu przygotować się do rejestracji VAT w państwach, w których prowadzisz sprzedaż.
Czy procedura SME opłaca się Twojej firmie
Procedura SME najbardziej zyskuje na wartości tam, gdzie sprzedaż zagraniczna jest stabilna, ale niewielka, a klientami są konsumenci lub podmioty niebędące podatnikami VAT — czyli w sytuacjach, w których nie da się zastosować odwrotnego obciążenia. Oszczędność to przede wszystkim brak rejestracji, deklaracji i obsługi księgowej w kilku krajach jednocześnie. Ceną jest sprawozdawczość kwartalna i konieczność bieżącego monitorowania dwóch progów naraz.
Decyzja powinna wynikać z analizy struktury sprzedaży: jakie kraje, jaki wolumen, jaki typ nabywcy i jak blisko limitów jesteś. Warto ją podjąć przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym państwie, a nie po fakcie — procedura wymaga uprzedniego powiadomienia i czasu na rozpatrzenie wniosku.