Ein polnischer Unternehmer, der Waren oder Dienstleistungen an Kunden in anderen Ländern der Europäischen Union verkauft, hatte bis vor Kurzem praktisch nur einen Weg: Nach Überschreiten der lokalen Schwelle musste er sich in jedem dieser Staaten zur Umsatzsteuer registrieren lassen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Sonderregelung SME, die es kleinen Unternehmen erlaubt, die Umsatzsteuerbefreiung auch außerhalb Polens zu nutzen — auf Grundlage einer einzigen im Inland eingereichten Anmeldung. Für viele Einzelunternehmen (jednoosobowa działalność gospodarcza, JDG) bedeutet das eine spürbare Ersparnis an Zeit und Buchhaltungskosten im Ausland.
Was die SME-Regelung ist und wer sie nutzen kann
Die SME-Regelung ist eine EU-Lösung auf Basis der Richtlinie (EU) 2020/285 des Rates. Sie ermöglicht kleinen Unternehmen mit Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen, die Umsatzsteuerbefreiung bei Lieferungen von Waren und der Erbringung von Dienstleistungen im Gebiet anderer Mitgliedstaaten in Anspruch zu nehmen. Voraussetzung ist, dass der betreffende Staat eine solche Möglichkeit für ausländische Unternehmen überhaupt eingeführt hat.
Die Lösung richtet sich an Firmen, die regelmäßig, aber in geringem Umfang ins Ausland verkaufen — etwa an Verbraucher in Deutschland, Tschechien oder den Niederlanden oder an Kunden, bei denen der Ort der Besteuerung das Land des Erwerbers ist. Statt einer Umsatzsteuerregistrierung in jedem dieser Staaten reicht der Unternehmer eine einzige Meldung in Polen ein und erhält eine Nummer, die er im gesamten Verfahren verwendet.
Zwei Schwellen, die gleichzeitig zu beachten sind
Die SME-Regelung beruht auf zwei voneinander unabhängigen Grenzwerten. Der erste ist die EU-Schwelle: Der gesamte Jahreswert der Lieferungen von Waren und der Erbringung von Dienstleistungen, deren Besteuerungsort im Gebiet der Europäischen Union liegt — einschließlich Polen und ohne Steuerbetrag — darf weder im vorangegangenen noch im laufenden Steuerjahr 100 000 Euro überschreiten.
Die zweite Schwelle ist national und wird von jedem Staat, in dem Sie die Befreiung nutzen möchten, eigenständig festgelegt. Nach den EU-Vorschriften darf sie 85 000 Euro oder den Gegenwert dieses Betrags in der Landeswährung nicht überschreiten. Die Staaten können die Schwellen zudem nach Branchen differenzieren, eigene Karenzzeiten für die Rückkehr zur Befreiung festlegen und bestimmte Umsätze ausschließen. Bevor Sie die Anmeldung einreichen, sollten Sie die Bedingungen des konkreten Landes prüfen — die Europäische Kommission stellt sie in einem eigenen Portal zu den nationalen Mehrwertsteuerregeln bereit.
Alle in den Dokumenten der SME-Regelung angegebenen Werte werden in Euro ausgewiesen. Für die Umrechnung gilt der am ersten Tag des Jahres von der Europäischen Zentralbank veröffentlichte Kurs; wurde an diesem Tag kein Kurs veröffentlicht, der des nächsten Veröffentlichungstages. Beachten Sie, dass die EU-Schwelle ein völlig anderer Wert ist als die polnische subjektive Umsatzsteuerbefreiung, die ab 2026 bei 240 000 zł liegt — diese Grenzen bestehen parallel.
Wie Sie die polnische Identifikationsnummer EX erhalten
Die Anmeldung zur SME-Regelung erfolgt ausschließlich elektronisch über das e-Finanzamt (e-Urząd Skarbowy) beim Leiter des Zweiten Finanzamts Warszawa-Śródmieście. Das Dokument heißt vorherige Meldung (uprzednie powiadomienie). Darin geben Sie Ihre Identifikationsdaten an, die Mitgliedstaaten, in denen Sie die Befreiung nutzen möchten, sowie die im Gebiet der Union im vorangegangenen und im laufenden Steuerjahr erzielten Umsätze — aufgeschlüsselt nach einzelnen Ländern, einschließlich Polens. Einige Staaten verlangen Daten auch für zwei Jahre rückwirkend.
Ein wichtiger praktischer Hinweis: Wenn Sie in Polen bisher die Umsatzsteuerbefreiung genutzt haben und nicht registriert sind, müssen Sie vor Einreichung der vorherigen Meldung die Registrierungsanzeige VAT-R abgeben. Der Leiter des Finanzamts hat 35 Arbeitstage zur Bearbeitung — die Frist kann sich verlängern, wenn eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist. Im Ergebnis erhalten Sie die polnische Identifikationsnummer EX, bestehend aus dem Länderpräfix, der Steuernummer NIP und dem Zusatz „-EX“. Die Befreiung steht Ihnen ab dem Tag zu, an dem Sie über die Vergabe der Nummer für den Staat informiert werden, der Ihr Recht auf Befreiung bestätigt hat.
Quartalsmeldungen und laufende Pflichten
Die Nutzung der SME-Regelung ist mit dauerhaften Meldepflichten verbunden. Der Steuerpflichtige reicht innerhalb eines Monats nach Quartalsende eine Quartalsmeldung ein — auch dann, wenn der letzte Tag der Frist auf einen Samstag oder gesetzlichen Feiertag fällt. Darin werden die in jedem Mitgliedstaat im jeweiligen Quartal erzielten Umsätze ausgewiesen, gegebenenfalls nach Sektoren aufgeschlüsselt, sowie der Wert der Inlandsumsätze. Alle Änderungen an bereits eingereichten Meldungen sind unverzüglich zu korrigieren.
Die übrigen Angelegenheiten — Änderung der Kontaktdaten, Korrektur zuvor ausgewiesener Umsätze, Ausweitung der Befreiung auf ein weiteres Land oder Verzicht auf die Befreiung — werden durch eine Aktualisierung der vorherigen Meldung erledigt. Entdecken Sie einen Fehler noch vor Vergabe der EX-Nummer, können Sie die ursprüngliche Meldung zurückziehen und eine neue einreichen; dann beginnt die 35-Tage-Frist von Neuem.
Was nach Überschreiten der Schwelle von 100 000 Euro geschieht
Das Überschreiten der EU-Schwelle von 100 000 Euro hat unmittelbare Folgen. Dann ist eine Quartalsmeldung für den Zeitraum vom Quartalsbeginn bis zum Tag der Überschreitung einzureichen — innerhalb von 15 Arbeitstagen ab dem Tag, an dem die Überschreitung eingetreten ist. Der Leiter des Finanzamts erlässt einen Beschluss über die Deaktivierung der polnischen Identifikationsnummer EX, der sofort vollziehbar ist; dagegen ist eine Beschwerde möglich. Ab diesem Zeitpunkt steht die Befreiung in keinem der von der Regelung erfassten Staaten mehr zu.
Die EX-Nummer wird auch dann deaktiviert, wenn Sie die Voraussetzungen der Befreiung in allen Ländern, in denen Sie sie genutzt haben, nicht mehr erfüllen, wenn die Befreiung dort nicht mehr anwendbar ist oder wenn Sie Ihre wirtschaftliche Tätigkeit beenden. Ist ein Überschreiten der Schwelle ein realistisches Szenario, sollten Sie sich rechtzeitig auf die Umsatzsteuerregistrierung in den Staaten vorbereiten, in denen Sie verkaufen.
Lohnt sich die SME-Regelung für Ihr Unternehmen
Am meisten Wert entfaltet die SME-Regelung dort, wo der Auslandsumsatz stabil, aber gering ist und die Kunden Verbraucher oder Nichtsteuerpflichtige sind — also in Situationen, in denen das Reverse-Charge-Verfahren nicht angewendet werden kann. Die Ersparnis besteht vor allem darin, dass Registrierung, Erklärungen und Buchhaltung in mehreren Ländern gleichzeitig entfallen. Der Preis dafür sind die Quartalsmeldungen und die Notwendigkeit, zwei Schwellen zugleich laufend zu überwachen.
Die Entscheidung sollte sich aus einer Analyse der Umsatzstruktur ergeben: welche Länder, welches Volumen, welcher Erwerbertyp und wie nah Sie an den Grenzwerten sind. Sie sollte vor Aufnahme des Verkaufs in einem neuen Staat getroffen werden, nicht im Nachhinein — das Verfahren verlangt eine vorherige Meldung und Zeit für deren Bearbeitung.