Rosnąca skala firmy, większe kontrakty i coraz wyższe ryzyko osobiste sprawiają, że wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność zaczyna myśleć o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kodeks spółek handlowych przewiduje dla nich osobną ścieżkę: przekształcenie przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową. To ani likwidacja firmy, ani zwykłe założenie nowego podmiotu, tylko procedura z własnymi wymogami, kosztami i skutkami, które warto poznać przed pierwszą wizytą u notariusza.
Przekształcenie a założenie nowej spółki to nie to samo
Zgodnie z art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych osoba fizyczna wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową: z ograniczoną odpowiedzialnością albo akcyjną. Istotą tego rozwiązania jest ciągłość. Firma nie jest likwidowana, majątek nie jest sprzedawany ani wnoszony aportem, a działalność trwa nieprzerwanie w nowej formie prawnej.
W praktyce spółka przekształcona wstępuje w prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Umowy z kontrahentami, umowy o pracę czy umowy leasingu nie wymagają ponownego zawierania. To zasadnicza przewaga nad wariantem polegającym na założeniu nowej spółki i stopniowym przenoszeniu do niej działalności, gdzie każdą umowę trzeba przenieść osobno, często za zgodą drugiej strony. Wniesienie przedsiębiorstwa aportem do nowo utworzonej spółki bywa szybsze i tańsze, ale takiej ciągłości nie zapewnia.
Procedura krok po kroku
Pierwszym dokumentem jest plan przekształcenia przedsiębiorcy, sporządzany obowiązkowo w formie aktu notarialnego. Zawiera on co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Do planu dołącza się projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt umowy spółki, wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.
Drugi etap to badanie planu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Przy przekształceniu przedsiębiorcy jest ono nadal obowiązkowe, inaczej niż przy większości przekształceń spółki w spółkę, gdzie ustawodawca ten wymóg ograniczył. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy, a następnie biegły sporządza opinię. Na ten etap warto zaplanować zapas czasu, bo jego długość zależy od sądu i od samego biegłego.
Trzeci etap odbywa się u notariusza: przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu, podpisuje akt założycielski spółki i powołuje członków jej organów. Ostatni krok to wniosek o wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, składany elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Dniem przekształcenia jest dzień wpisu spółki do KRS i z tą chwilą przedsiębiorca zostaje wykreślony z CEIDG. Ze względu na obowiązkową formę aktu notarialnego całej procedury nie da się przeprowadzić w uproszczonym trybie S24.
Co przechodzi na spółkę, a co zostaje przy przedsiębiorcy
Zgodnie z art. 584(2) Kodeksu spółek handlowych spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg przyznanych przedsiębiorcy przed przekształceniem, chyba że ustawa albo decyzja o ich udzieleniu stanowi inaczej. Ten wyjątek bywa kosztowny, dlatego przed rozpoczęciem procedury trzeba sprawdzić treść każdej posiadanej decyzji administracyjnej.
Osoba fizyczna staje się z dniem przekształcenia wspólnikiem spółki, ale nie znika z pola odpowiedzialności. Art. 584(13) przewiduje, że za zobowiązania związane z prowadzoną wcześniej działalnością gospodarczą, powstałe przed dniem przekształcenia, odpowiada solidarnie ze spółką przez trzy lata licząc od dnia przekształcenia. Ochrona majątku prywatnego działa więc w pełni dopiero wobec zobowiązań powstałych po tej dacie.
Podobnie jest w podatkach. Ordynacja podatkowa w art. 93a § 4 przewiduje wstąpienie spółki w prawa podatkowe przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na gruncie przepisów o opodatkowaniu spółek kapitałowych. Z kolei art. 112b stanowi, że spółka odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z tą osobą fizyczną za zaległości podatkowe przedsiębiorcy powstałe do dnia przekształcenia.
Jest też kwestia czysto techniczna, o której łatwo zapomnieć: spółka otrzymuje nowy NIP i nowy REGON. Trzeba zatem zaktualizować dane na fakturach, w umowach, w systemach kontrahentów oraz w banku.
Podatki, ZUS i księgowość po zmianie formy
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podatnikiem CIT. Podstawowa stawka wynosi 19 %, a mali podatnicy oraz podmioty rozpoczynające działalność mogą stosować stawkę 9 % od dochodów innych niż z zysków kapitałowych. Wypłata zysku do wspólnika jest opodatkowana odrębnie. To znane podwójne opodatkowanie, które trzeba policzyć na własnych liczbach, a nie na ogólnych regułach.
Zaskoczeniem bywa ZUS. Wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Oznacza to obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Samo przekształcenie nie jest więc sposobem na uwolnienie się od ZUS.
Zmienia się również księgowość. Spółka prowadzi pełne księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządza roczne sprawozdanie finansowe składane do Krajowego Rejestru Sądowego. To stały, wyższy koszt obsługi, który należy uwzględnić w rachunku opłacalności obok jednorazowych wydatków na notariusza, biegłego rewidenta i opłaty sądowe.
Kiedy przekształcenie ma sens, a kiedy lepiej poczekać
Najczęściej opłaca się firmom, które realnie ryzykują majątkiem prywatnym: realizują projekty o dużej wartości, zaciągają zobowiązania handlowe, zatrudniają zespół albo działają w branżach o wysokiej odpowiedzialności kontraktowej. Argumentem bywa też planowane wejście wspólnika lub przygotowanie firmy do sprzedaży, bo udziały w spółce łatwiej zbyć niż przedsiębiorstwo osoby fizycznej.
Przeciw przemawiają niewielka skala działalności, dobra efektywność podatkowa obecnej formy oraz brak gotowości na wyższe koszty stałe i większy formalizm. Decyzji nie warto podejmować na podstawie samego hasła o ograniczonej odpowiedzialności. Potrzebne jest porównanie obu wariantów na konkretnych danych finansowych firmy, z uwzględnieniem trzyletniej odpowiedzialności za dawne zobowiązania.