Wachsende Unternehmensgröße, größere Aufträge und ein immer höheres persönliches Risiko führen dazu, dass viele Einzelunternehmer über eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nachdenken. Das Gesetzbuch über Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych) sieht für sie einen eigenen Weg vor: die Umwandlung des Unternehmers in eine Einpersonen-Kapitalgesellschaft. Das ist weder eine Liquidation des Betriebs noch die schlichte Gründung eines neuen Rechtsträgers, sondern ein Verfahren mit eigenen Anforderungen, Kosten und Folgen, die man vor dem ersten Notartermin kennen sollte.
Umwandlung und Neugründung sind nicht dasselbe
Nach Art. 551 § 5 des Gesetzbuchs über Handelsgesellschaften kann eine natürliche Person, die im eigenen Namen eine gewerbliche Tätigkeit ausübt, die Form dieser Tätigkeit in eine Einpersonen-Kapitalgesellschaft umwandeln: in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft. Der Kern dieser Lösung ist die Kontinuität. Das Unternehmen wird nicht liquidiert, das Vermögen wird weder verkauft noch als Sacheinlage eingebracht, und die Tätigkeit läuft in der neuen Rechtsform ununterbrochen weiter.
In der Praxis tritt die umgewandelte Gesellschaft in die Rechte und Pflichten des umgewandelten Unternehmers ein. Verträge mit Geschäftspartnern, Arbeitsverträge oder Leasingverträge müssen nicht erneut abgeschlossen werden. Das ist der wesentliche Vorteil gegenüber der Variante, eine neue Gesellschaft zu gründen und die Tätigkeit schrittweise dorthin zu verlagern, denn dort muss jeder Vertrag einzeln übertragen werden, häufig mit Zustimmung der Gegenseite. Die Einbringung des Unternehmens als Sacheinlage in eine neu gegründete Gesellschaft ist mitunter schneller und günstiger, gewährleistet diese Kontinuität aber nicht.
Das Verfahren Schritt für Schritt
Das erste Dokument ist der Umwandlungsplan des Unternehmers, der zwingend in Form einer notariellen Urkunde zu erstellen ist. Er enthält mindestens die Feststellung des Buchwerts des Unternehmensvermögens zu einem bestimmten Tag in dem Monat, der der Erstellung des Plans vorausgeht. Dem Plan sind beizufügen: der Entwurf der Umwandlungserklärung, der Entwurf des Gesellschaftsvertrags, die Bewertung der Vermögensbestandteile (Aktiva und Passiva) sowie ein für Zwecke der Umwandlung erstellter Jahresabschluss.
Die zweite Stufe ist die Prüfung des Plans durch einen Wirtschaftsprüfer auf Richtigkeit und Zuverlässigkeit. Bei der Umwandlung eines Unternehmers ist sie nach wie vor obligatorisch — anders als bei den meisten Umwandlungen von Gesellschaft zu Gesellschaft, wo der Gesetzgeber diese Anforderung eingeschränkt hat. Den Prüfer bestellt das Registergericht auf Antrag des Unternehmers, anschließend erstellt der Prüfer sein Gutachten. Für diese Phase sollte ein zeitlicher Puffer eingeplant werden, denn ihre Dauer hängt vom Gericht und vom Prüfer selbst ab.
Die dritte Stufe findet beim Notar statt: Der Unternehmer gibt die Umwandlungserklärung ab, unterzeichnet den Gründungsakt der Gesellschaft und bestellt die Mitglieder ihrer Organe. Der letzte Schritt ist der Antrag auf Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister (KRS), der elektronisch über das Portal der Gerichtsregister gestellt wird. Tag der Umwandlung ist der Tag der Eintragung der Gesellschaft in das KRS; zu diesem Zeitpunkt wird der Unternehmer aus dem Gewerberegister CEIDG gelöscht. Wegen der zwingenden notariellen Form lässt sich das gesamte Verfahren nicht im vereinfachten Online-Modus S24 durchführen.
Was auf die Gesellschaft übergeht und was beim Unternehmer bleibt
Nach Art. 584(2) des Gesetzbuchs über Handelsgesellschaften bleibt die umgewandelte Gesellschaft insbesondere Inhaberin der Genehmigungen, Konzessionen und Vergünstigungen, die dem Unternehmer vor der Umwandlung erteilt wurden, sofern nicht ein Gesetz oder der Bescheid über ihre Erteilung etwas anderes bestimmt. Diese Ausnahme kann teuer werden, deshalb ist vor Beginn des Verfahrens der Inhalt jedes vorhandenen Verwaltungsbescheids zu prüfen.
Die natürliche Person wird mit dem Tag der Umwandlung Gesellschafterin, verschwindet aber nicht aus der Haftung. Art. 584(13) sieht vor, dass sie für Verbindlichkeiten aus der zuvor ausgeübten gewerblichen Tätigkeit, die vor dem Tag der Umwandlung entstanden sind, drei Jahre lang ab dem Tag der Umwandlung gesamtschuldnerisch mit der Gesellschaft haftet. Der Schutz des Privatvermögens greift also erst bei Verbindlichkeiten, die nach diesem Datum entstehen, vollständig.
Ähnlich verhält es sich im Steuerrecht. Die Abgabenordnung (Ordynacja podatkowa) sieht in Art. 93a § 4 vor, dass die Gesellschaft in die mit der Tätigkeit verbundenen steuerlichen Rechte des umgewandelten Unternehmers eintritt, mit Ausnahme derjenigen Rechte, die nach den Vorschriften über die Besteuerung von Kapitalgesellschaften nicht fortgeführt werden können. Art. 112b wiederum bestimmt, dass die Gesellschaft mit ihrem gesamten Vermögen gesamtschuldnerisch mit dieser natürlichen Person für Steuerrückstände des Unternehmers haftet, die bis zum Tag der Umwandlung entstanden sind.
Hinzu kommt ein rein technischer Punkt, den man leicht vergisst: Die Gesellschaft erhält eine neue Steuernummer NIP und eine neue Statistiknummer REGON. Die Angaben auf Rechnungen, in Verträgen, in den Systemen der Geschäftspartner und bei der Bank müssen daher aktualisiert werden.
Steuern, ZUS und Buchführung nach der Rechtsformänderung
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist Körperschaftsteuerpflichtige (CIT). Der Regelsatz beträgt 19 %, kleine Steuerpflichtige sowie Unternehmen in der Gründungsphase können auf Einkünfte, die nicht aus Kapitalgewinnen stammen, einen Satz von 9 % anwenden. Die Gewinnausschüttung an den Gesellschafter wird gesondert besteuert. Das ist die bekannte Doppelbesteuerung, die anhand der eigenen Zahlen und nicht anhand allgemeiner Regeln berechnet werden muss.
Eine Überraschung ist häufig die Sozialversicherung. Der Gesellschafter einer Einpersonen-GmbH gilt nach dem Gesetz über das Sozialversicherungssystem als Person, die eine außerlandwirtschaftliche Tätigkeit ausübt. Das bedeutet die Pflicht zur Zahlung von Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträgen. Die Umwandlung allein ist also kein Weg, sich vom ZUS zu befreien.
Auch die Buchführung ändert sich. Die Gesellschaft führt vollständige Handelsbücher nach dem Rechnungslegungsgesetz und erstellt einen Jahresabschluss, der beim Landesgerichtsregister einzureichen ist. Das sind dauerhaft höhere Betreuungskosten, die neben den einmaligen Ausgaben für Notar, Wirtschaftsprüfer und Gerichtsgebühren in die Wirtschaftlichkeitsrechnung einfließen müssen.
Wann sich die Umwandlung lohnt und wann man besser wartet
Am häufigsten lohnt sie sich für Unternehmen, die tatsächlich mit ihrem Privatvermögen haften: Sie führen Projekte mit hohem Auftragswert durch, gehen Handelsverbindlichkeiten ein, beschäftigen ein Team oder sind in Branchen mit hoher vertraglicher Verantwortung tätig. Ein Argument ist auch der geplante Einstieg eines Mitgesellschafters oder die Vorbereitung des Unternehmens auf einen Verkauf, denn Geschäftsanteile lassen sich leichter veräußern als das Unternehmen einer natürlichen Person.
Dagegen sprechen ein geringer Geschäftsumfang, eine gute steuerliche Effizienz der bisherigen Form sowie fehlende Bereitschaft zu höheren Fixkosten und mehr Formalismus. Die Entscheidung sollte nicht allein auf dem Schlagwort der beschränkten Haftung beruhen. Erforderlich ist ein Vergleich beider Varianten anhand der konkreten Finanzdaten des Unternehmens, unter Berücksichtigung der dreijährigen Haftung für Altverbindlichkeiten.