Koniec roku w firmie prowadzącej podatkową księgę przychodów i rozchodów oznacza nie tylko podsumowanie przychodów i kosztów, ale też spis z natury, potocznie nazywany remanentem. To policzenie i wycena wszystkiego, co na 31 grudnia zostało w magazynie, na półkach czy w warsztacie. Wiele osób traktuje go jak przykry obowiązek do odhaczenia, tymczasem od wartości remanentu zależy wysokość dochodu, od którego zapłacisz podatek za cały rok. Warto więc przygotować się do niego z wyprzedzeniem — zwłaszcza że od 2026 roku obowiązują nowe przepisy o prowadzeniu KPiR.
Kto musi sporządzić spis z natury
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Spis sporządza się na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku, a także w razie utraty w ciągu roku prawa do ryczałtu, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników oraz likwidacji działalności. Jeżeli zrobiłeś spis na 31 grudnia, nie musisz powtarzać go na 1 stycznia — spis z końca roku służy jednocześnie jako spis otwarcia kolejnego roku.
Ryczałtowcy nie prowadzą KPiR, dlatego nie sporządzają rocznego remanentu dla celów podatku dochodowego. Spis z natury może ich jednak dotyczyć przy likwidacji firmy, gdy są czynnymi podatnikami VAT — wtedy pozostałe towary, od których odliczono VAT, podlegają opodatkowaniu.
Co obejmuje remanent
Spisem obejmuje się towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Do remanentu nie wpisuje się natomiast środków trwałych, wyposażenia ani gotówki w kasie. W praktyce w firmie handlowej będzie to głównie towar w magazynie i sklepie, a w firmie produkcyjnej lub budowlanej — materiały, półprodukty i niezakończone wyroby.
Co z firmami usługowymi, które nie kupują towarów? Jeżeli na koniec roku nie masz żadnych składników podlegających spisowi, w praktyce zaleca się sporządzenie tzw. spisu zerowego z adnotacją, że w firmie nie było towarów ani materiałów. Taki dokument jest prosty do przygotowania, a w razie kontroli jasno potwierdza stan na koniec roku.
Jak przygotować i wycenić spis
Spis powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko właściciela firmy, datę sporządzenia, kolejne numery pozycji, nazwę składnika z określeniem pozwalającym na jego identyfikację, jednostkę miary, ustaloną ilość, cenę jednostkową, wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę oraz łączną wartość całego spisu. Najwygodniej przygotować go w arkuszu lub programie księgowym na podstawie faktycznego przeliczenia stanów — samo przepisanie danych z systemu magazynowego nie zastąpi fizycznego spisu.
Towary handlowe i materiały wycenia się co do zasady według cen zakupu lub nabycia. Jeżeli w dniu spisu ich cena rynkowa jest niższa — na przykład z powodu uszkodzenia, utraty przydatności czy wyjścia z mody — można zastosować tę niższą cenę. Wyroby gotowe, półwyroby i produkcję w toku wycenia się według kosztów wytworzenia. Rzetelna wycena ma znaczenie, bo zawyżenie lub zaniżenie wartości remanentu przekłada się wprost na wysokość podatku.
Zmiany od 2026 roku — mniej formalności
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Same przyczyny i zasady wyceny spisu się nie zmieniły, ale wprowadzono dwa uproszczenia. Po pierwsze, spis podpisuje już tylko właściciel firmy (lub wspólnicy) — nie jest wymagany podpis osób, które fizycznie liczyły towar. Po drugie, do księgi wpisuje się wyłącznie łączną wartość spisu, a szczegółowe zestawienie przechowuje się razem z dokumentacją.
Nowe przepisy wiążą się też z cyfryzacją ksiąg. Przedsiębiorcy rozliczający VAT miesięcznie prowadzą KPiR elektronicznie od 2026 roku i po raz pierwszy prześlą dane w strukturze JPK_PKPIR w 2027 roku. Pozostali, w tym rozliczający VAT kwartalnie oraz zwolnieni z VAT, zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że dane z księgi, łącznie z wpisaną wartością remanentu, będą dla urzędu łatwiejsze do analizy — tym bardziej warto zadbać o ich poprawność.
Jak remanent wpływa na dochód
Dochód z działalności w KPiR ustala się z uwzględnieniem różnicy między wartością remanentu na początek i na koniec roku. Jeżeli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy, różnica zwiększa dochód — zakupy, które zaliczyłeś do kosztów, nadal leżą w magazynie i nie zostały jeszcze sprzedane. Jeżeli remanent końcowy jest niższy, różnica zmniejsza dochód. Dlatego przy dużych zakupach towaru pod koniec roku nie uzyskasz realnej korzyści podatkowej, jeśli towar ten pozostanie niesprzedany i trafi do spisu.
Dobrą praktyką jest przygotowanie się już w listopadzie i grudniu: uporządkowanie magazynu, wyłączenie towarów zniszczonych lub przeterminowanych zgodnie z dokumentacją oraz sprawdzenie, czy wszystkie faktury zakupowe zostały zaksięgowane. Dzięki temu spis na 31 grudnia zajmie mniej czasu i będzie zgodny ze stanem faktycznym.