Das Jahresende bedeutet für ein Unternehmen, das das Einnahmen- und Ausgabenbuch (podatkowa księga przychodów i rozchodów, KPiR) führt, nicht nur den Abschluss von Einnahmen und Kosten, sondern auch die Inventur, in Polen „spis z natury“ oder umgangssprachlich „remanent“ genannt. Dabei wird alles gezählt und bewertet, was am 31. Dezember im Lager, in den Regalen oder in der Werkstatt verblieben ist. Viele betrachten sie als lästige Pflicht, dabei hängt vom Wert der Inventur die Höhe des Einkommens ab, das für das gesamte Jahr besteuert wird. Es lohnt sich daher, sich rechtzeitig vorzubereiten — zumal seit 2026 neue Vorschriften zur Führung der KPiR gelten.
Wer eine Inventur erstellen muss
Die Pflicht betrifft Unternehmer, die nach den allgemeinen Grundsätzen (Steuerskala) oder mit der linearen Steuer abrechnen und die KPiR führen. Die Inventur wird zum 1. Januar, zum Ende jedes Steuerjahres, zum Tag der Aufnahme der Tätigkeit im Laufe des Jahres sowie bei Verlust des Rechts auf die Pauschalbesteuerung (ryczałt) im Laufe des Jahres, beim Wechsel eines Gesellschafters, bei Änderung der Beteiligungsverhältnisse und bei Liquidation der Tätigkeit erstellt. Wurde die Inventur zum 31. Dezember durchgeführt, muss sie zum 1. Januar nicht wiederholt werden — die Inventur zum Jahresende dient zugleich als Eröffnungsinventur des Folgejahres.
Pauschalbesteuerte Unternehmer (ryczałt) führen keine KPiR und erstellen daher keine jährliche Inventur für Zwecke der Einkommensteuer. Eine Inventur kann sie jedoch bei der Liquidation des Unternehmens betreffen, wenn sie aktive Umsatzsteuerpflichtige sind — dann unterliegen die verbliebenen Waren, für die die Vorsteuer abgezogen wurde, der Umsatzsteuer.
Was die Inventur umfasst
Erfasst werden Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halbfabrikate, unfertige Erzeugnisse, Fertigerzeugnisse, Ausschuss und Abfälle. Nicht in die Inventur aufgenommen werden dagegen Anlagegüter, Ausstattung und Bargeld in der Kasse. In der Praxis sind dies in einem Handelsunternehmen vor allem Waren im Lager und im Geschäft, in einem Produktions- oder Bauunternehmen Materialien, Halbfabrikate und nicht fertiggestellte Erzeugnisse.
Was gilt für Dienstleistungsunternehmen, die keine Waren einkaufen? Wenn zum Jahresende keine inventurpflichtigen Bestände vorhanden sind, wird in der Praxis empfohlen, eine sogenannte Nullinventur mit dem Vermerk zu erstellen, dass im Unternehmen weder Waren noch Materialien vorhanden waren. Ein solches Dokument ist einfach zu erstellen und bestätigt im Falle einer Prüfung eindeutig den Stand zum Jahresende.
Wie die Inventur erstellt und bewertet wird
Die Inventur sollte mindestens enthalten: Vor- und Nachname des Firmeninhabers, das Erstellungsdatum, fortlaufende Positionsnummern, die Bezeichnung des Bestandteils mit einer seine Identifizierung ermöglichenden Beschreibung, die Maßeinheit, die festgestellte Menge, den Stückpreis, den Wert aus Menge mal Preis sowie den Gesamtwert der Inventur. Am bequemsten wird sie in einer Tabelle oder einem Buchhaltungsprogramm auf Grundlage der tatsächlichen Zählung erstellt — das bloße Übernehmen von Daten aus dem Lagersystem ersetzt keine körperliche Bestandsaufnahme.
Handelswaren und Materialien werden grundsätzlich zu Einkaufs- oder Anschaffungspreisen bewertet. Ist ihr Marktpreis am Tag der Inventur niedriger — etwa wegen Beschädigung, Unbrauchbarkeit oder weil sie aus der Mode gekommen sind —, kann dieser niedrigere Preis angesetzt werden. Fertigerzeugnisse, Halbfabrikate und unfertige Erzeugnisse werden zu Herstellungskosten bewertet. Eine sorgfältige Bewertung ist wichtig, da eine Über- oder Unterbewertung der Inventur sich direkt auf die Steuerhöhe auswirkt.
Änderungen ab 2026 — weniger Formalitäten
Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine neue Verordnung über die Führung des Einnahmen- und Ausgabenbuchs. Die Anlässe und Bewertungsregeln der Inventur haben sich nicht geändert, es wurden jedoch zwei Vereinfachungen eingeführt. Erstens unterschreibt die Inventur nur noch der Firmeninhaber (bzw. die Gesellschafter) — die Unterschrift der Personen, die die Waren tatsächlich gezählt haben, ist nicht mehr erforderlich. Zweitens wird in das Buch ausschließlich der Gesamtwert der Inventur eingetragen, während die detaillierte Aufstellung zusammen mit den Unterlagen aufbewahrt wird.
Die neuen Vorschriften hängen auch mit der Digitalisierung der Bücher zusammen. Unternehmer, die die Umsatzsteuer monatlich abrechnen, führen die KPiR seit 2026 elektronisch und übermitteln die Daten erstmals 2027 in der Struktur JPK_PKPIR. Die übrigen, darunter Quartalsabrechner und von der Umsatzsteuer befreite Unternehmer, werden ab dem 1. Januar 2027 von der Pflicht erfasst. Damit werden die Daten aus dem Buch, einschließlich des eingetragenen Inventurwerts, für das Finanzamt leichter auswertbar — umso mehr lohnt es sich, auf ihre Richtigkeit zu achten.
Wie die Inventur das Einkommen beeinflusst
Das Einkommen aus der Tätigkeit wird in der KPiR unter Berücksichtigung der Differenz zwischen dem Inventurwert zu Beginn und am Ende des Jahres ermittelt. Ist die Schlussinventur höher als die Anfangsinventur, erhöht die Differenz das Einkommen — Einkäufe, die Sie als Kosten verbucht haben, liegen noch im Lager und wurden noch nicht verkauft. Ist die Schlussinventur niedriger, verringert die Differenz das Einkommen. Deshalb bringen große Wareneinkäufe zum Jahresende keinen echten Steuervorteil, wenn die Ware unverkauft bleibt und in die Inventur eingeht.
Bewährt hat sich, bereits im November und Dezember mit der Vorbereitung zu beginnen: das Lager ordnen, beschädigte oder abgelaufene Waren entsprechend dokumentiert aussondern und prüfen, ob alle Eingangsrechnungen verbucht wurden. So nimmt die Inventur zum 31. Dezember weniger Zeit in Anspruch und entspricht dem tatsächlichen Stand.