Spółka może przetrwać śmierć wspólnika, bo jest odrębnym podmiotem prawa. Jednoosobowa działalność gospodarcza takiej odporności nie ma — jest nierozerwalnie związana z osobą przedsiębiorcy. Z chwilą śmierci właściciela wygasają umowy o pracę, pełnomocnictwa, część umów handlowych i decyzje administracyjne, a bank blokuje rachunek firmowy. Ustawa z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. 2018 poz. 1629), obowiązująca od 25 listopada 2018 r., daje na to prostą odpowiedź: zarządcę sukcesyjnego. To rozwiązanie, o którym warto pomyśleć dziś, a nie wtedy, gdy będzie już za późno.
Co dzieje się z firmą bez zarządcy sukcesyjnego
Jeżeli przedsiębiorca nie powołał zarządcy, a spadkobiercy nie zrobią tego po jego śmierci, firma faktycznie zatrzymuje się z dnia na dzień. Umowy o pracę wygasają z upływem 30 dni od dnia śmierci pracodawcy — chyba że przed upływem tego terminu strony zawrą pisemne porozumienie o kontynuowaniu stosunku pracy na dotychczasowych zasadach. Koncesje i zezwolenia wygasają z upływem sześciu miesięcy od dnia śmierci. Do tego dochodzi utrata dostępu do rachunku firmowego, brak osoby uprawnionej do wystawiania faktur i odbierania korespondencji oraz przerwanie realizowanych kontraktów. Postępowanie spadkowe potrafi trwać wiele miesięcy — w tym czasie przedsiębiorstwo traci klientów i wartość.
Powołanie zarządcy za życia — najprostsza droga
Najbezpieczniejszy wariant to wskazanie zarządcy sukcesyjnego jeszcze przez samego przedsiębiorcę. Wystarczy zgłoszenie do CEIDG — bezpłatne, składane elektronicznie lub w urzędzie gminy, tak jak każda inna zmiana wpisu. Konieczna jest pisemna zgoda osoby powoływanej na pełnienie tej funkcji. Zarządcą może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych; nie może nim być osoba, wobec której orzeczono prawomocnie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej. Nie musi to być członek rodziny ani spadkobierca — równie dobrze może to być zaufany kierownik czy wspólnik biznesowy.
W jednym czasie funkcję pełni tylko jeden zarządca, ale przedsiębiorca może dodatkowo wskazać zarządcę rezerwowego, który wejdzie w tę rolę, gdyby pierwszy zrezygnował albo nie mógł działać. Zarząd sukcesyjny powołany za życia rusza automatycznie z chwilą śmierci przedsiębiorcy — bez wizyty u notariusza, bez czekania na postanowienie sądu i bez przerwy w działaniu firmy.
Powołanie po śmierci — dwa miesiące i akt notarialny
Jeżeli przedsiębiorca nie zdążył nikogo wskazać, uprawnienie przechodzi na najbliższych, ale w bardzo krótkim terminie. Zarządcę sukcesyjnego mogą powołać małżonek zmarłego, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, spadkobierca ustawowy lub testamentowy, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny. Powołanie następuje przed notariuszem, w formie aktu notarialnego, w terminie dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Po upływie tego terminu uprawnienie wygasa bezpowrotnie.
Do skutecznego powołania potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100. To wymóg, który w praktyce bywa najtrudniejszy — jeśli spadkobiercy się nie porozumieją, zarządu nie da się ustanowić. Zgłoszenia do CEIDG dokonuje notariusz, a od chwili wpisu zarządca może działać: dysponować rachunkiem firmowym, wystawiać faktury, kontynuować umowy i reprezentować przedsiębiorstwo.
Przedsiębiorstwo w spadku — NIP, podatki, pracownicy, koncesje
Po śmierci właściciela firma funkcjonuje jako przedsiębiorstwo w spadku i posługuje się nazwą zmarłego z dodatkowym oznaczeniem „w spadku”. Numer NIP nie wygasa — przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i pozostaje aktualny do czasu wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Przedsiębiorstwo w spadku jest odrębnym podatnikiem: rozlicza podatek dochodowy i pozostaje podatnikiem VAT, prowadzi księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów oraz opłaca składki jako płatnik za zatrudnionych pracowników.
Umowy o pracę przy ustanowionym zarządzie sukcesyjnym nie wygasają wraz ze śmiercią pracodawcy — trwają do dnia wygaśnięcia zarządu. Inaczej jest z koncesjami, zezwoleniami i licencjami: wygasają z upływem trzech miesięcy od dnia ustanowienia zarządu, chyba że w tym terminie zarządca złoży do organu wniosek o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji, wykaże spełnienie warunków i oświadczy, że przyjmuje wszystkie obowiązki z niej wynikające. To termin, o którym łatwo zapomnieć w pierwszych tygodniach po śmierci bliskiej osoby.
Jeżeli zarządu nie ustanowiono, ale ktoś z uprawnionych faktycznie kontynuuje prowadzenie przedsiębiorstwa pod firmą zmarłego, powinien zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy — to pozwala tymczasowo zachować NIP i uporządkować rozliczenia.
Jak długo trwa zarząd i co dzieje się później
Zarząd sukcesyjny ma charakter tymczasowy. Co do zasady wygasa z upływem dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Sąd może z ważnych przyczyn, jeszcze przed dniem wygaśnięcia, przedłużyć ten okres — maksymalnie do pięciu lat od dnia śmierci. Zarząd wygasa też wcześniej: gdy w ciągu dwóch miesięcy od śmierci nikt ze spadkobierców nie przyjął spadku, gdy całe przedsiębiorstwo nabędzie jedna osoba, a także z dniem dokonania działu spadku.
Ten czas służy uporządkowaniu spraw spadkowych i podjęciu decyzji: kto przejmuje firmę, czy powstanie na jej bazie spółka, czy działalność zostanie sprzedana albo zakończona. Warto pamiętać o zwolnieniu z podatku od spadków i darowizn dla nabywcy przedsiębiorstwa (art. 4b ustawy o podatku od spadków i darowizn) — przysługuje niezależnie od stopnia pokrewieństwa, pod warunkiem zgłoszenia nabycia na formularzu SD-ZP w terminie sześciu miesięcy oraz prowadzenia przedsiębiorstwa przez co najmniej dwa lata od dnia nabycia.
Co zrobić już dziś
Powołanie zarządcy sukcesyjnego to jedna zmiana we wpisie CEIDG i pisemna zgoda wskazanej osoby — koszt zero, czas kilkanaście minut. Warto przy okazji porozmawiać z kandydatem o tym, co realnie będzie musiał zrobić, i zostawić mu uporządkowane informacje: dostęp do dokumentacji księgowej, listę kluczowych umów i kontrahentów, dane biura rachunkowego, informacje o kredytach, leasingach i zobowiązaniach. Jeżeli firma działa na podstawie koncesji lub zezwolenia, dopisz do tej listy termin trzech miesięcy na wniosek o potwierdzenie decyzji. Im więcej przygotowane wcześniej, tym mniej improwizacji w najtrudniejszym momencie.