Nachlassverwaltung im Einzelunternehmen — wie Sie den Betrieb für den Todesfall des Unternehmers absichern

Eine Gesellschaft kann den Tod eines Gesellschafters überstehen, weil sie ein eigenständiges Rechtssubjekt ist. Ein Einzelunternehmen besitzt diese Widerstandsfähigkeit nicht — es ist untrennbar mit der Person des Unternehmers verbunden. Mit dem Tod des Inhabers erlöschen Arbeitsverträge, Vollmachten, ein Teil der Handelsverträge sowie Verwaltungsentscheidungen, und die Bank sperrt das Geschäftskonto. Das Gesetz vom 5. Juli 2018 über die Nachlassverwaltung des Unternehmens einer natürlichen Person und weitere Erleichterungen der Unternehmensnachfolge (GBl. 2018 Pos. 1629), in Kraft seit dem 25. November 2018, gibt darauf eine einfache Antwort: den Nachlassverwalter. Über diese Lösung sollte man heute nachdenken und nicht erst dann, wenn es bereits zu spät ist.

Was ohne Nachlassverwalter mit dem Betrieb geschieht

Hat der Unternehmer keinen Verwalter bestellt und holen die Erben dies nach seinem Tod nicht nach, kommt der Betrieb faktisch von einem Tag auf den anderen zum Stillstand. Arbeitsverträge erlöschen mit Ablauf von 30 Tagen ab dem Todestag des Arbeitgebers — es sei denn, die Parteien schließen vor Ablauf dieser Frist eine schriftliche Vereinbarung über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zu den bisherigen Bedingungen. Konzessionen und Genehmigungen erlöschen mit Ablauf von sechs Monaten ab dem Todestag. Hinzu kommen der Verlust des Zugriffs auf das Geschäftskonto, das Fehlen einer zur Rechnungsstellung und zum Empfang von Post berechtigten Person sowie der Abbruch laufender Verträge. Ein Nachlassverfahren kann viele Monate dauern — in dieser Zeit verliert das Unternehmen Kunden und an Wert.

Bestellung zu Lebzeiten — der einfachste Weg

Die sicherste Variante ist die Benennung des Nachlassverwalters durch den Unternehmer selbst. Es genügt eine Meldung an das CEIDG — kostenlos, elektronisch oder im Gemeindeamt einzureichen, wie jede andere Änderung der Eintragung. Erforderlich ist die schriftliche Zustimmung der benannten Person zur Übernahme dieser Funktion. Verwalter kann eine natürliche Person mit voller Geschäftsfähigkeit sein; ausgeschlossen ist, wer rechtskräftig mit einem Verbot der Ausübung einer Gewerbetätigkeit belegt wurde. Es muss weder ein Familienmitglied noch ein Erbe sein — ebenso gut kann es eine vertraute Führungskraft oder ein Geschäftspartner sein.

Zu einem Zeitpunkt übt nur ein Verwalter die Funktion aus, doch der Unternehmer kann zusätzlich einen Ersatzverwalter benennen, der die Rolle übernimmt, falls der Erste zurücktritt oder nicht handeln kann. Eine zu Lebzeiten bestellte Nachlassverwaltung beginnt automatisch mit dem Tod des Unternehmers — ohne Notartermin, ohne Warten auf einen Gerichtsbeschluss und ohne Unterbrechung des Betriebs.

Bestellung nach dem Tod — zwei Monate und eine notarielle Urkunde

Hat der Unternehmer niemanden mehr benennen können, geht die Befugnis auf die Angehörigen über, allerdings mit einer sehr kurzen Frist. Den Nachlassverwalter können der Ehegatte des Verstorbenen, dem ein Anteil am Nachlassunternehmen zusteht, ein gesetzlicher oder testamentarischer Erbe, der die Erbschaft angenommen hat, oder ein Vindikationsvermächtnisnehmer bestellen. Die Bestellung erfolgt vor einem Notar in Form einer notariellen Urkunde, innerhalb von zwei Monaten ab dem Todestag des Unternehmers. Nach Ablauf dieser Frist erlischt die Befugnis unwiderruflich.

Für eine wirksame Bestellung ist die Zustimmung der Personen erforderlich, denen insgesamt ein Anteil am Nachlassunternehmen von mehr als 85/100 zusteht. Diese Voraussetzung ist in der Praxis oft die schwierigste — einigen sich die Erben nicht, lässt sich die Verwaltung nicht einrichten. Die Meldung an das CEIDG nimmt der Notar vor; ab der Eintragung kann der Verwalter handeln: über das Geschäftskonto verfügen, Rechnungen ausstellen, Verträge fortführen und das Unternehmen vertreten.

Das Nachlassunternehmen — NIP, Steuern, Beschäftigte, Konzessionen

Nach dem Tod des Inhabers besteht der Betrieb als Nachlassunternehmen fort und führt den Namen des Verstorbenen mit dem Zusatz „w spadku” (im Nachlass). Die Steuernummer NIP erlischt nicht — sie geht auf das Nachlassunternehmen über und bleibt bis zum Erlöschen der Nachlassverwaltung gültig. Das Nachlassunternehmen ist ein eigenständiger Steuerpflichtiger: Es rechnet die Einkommensteuer ab, bleibt umsatzsteuerpflichtig, führt das Einnahmen- und Ausgabenbuch bzw. die Einnahmenaufzeichnung und zahlt als Beitragszahler die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten.

Arbeitsverträge erlöschen bei eingerichteter Nachlassverwaltung nicht mit dem Tod des Arbeitgebers — sie bestehen bis zum Tag des Erlöschens der Verwaltung fort. Anders verhält es sich mit Konzessionen, Genehmigungen und Lizenzen: Sie erlöschen mit Ablauf von drei Monaten ab dem Tag der Einrichtung der Verwaltung, es sei denn, der Verwalter stellt innerhalb dieser Frist bei der Behörde einen Antrag auf Bestätigung der Ausübungsmöglichkeit, weist die Erfüllung der Voraussetzungen nach und erklärt, alle damit verbundenen Pflichten zu übernehmen. Diese Frist gerät in den ersten Wochen nach dem Tod eines nahestehenden Menschen leicht in Vergessenheit.

Wurde keine Verwaltung eingerichtet, führt aber eine berechtigte Person den Betrieb unter der Firma des Verstorbenen tatsächlich fort, so sollte sie dies dem Leiter des zuständigen Finanzamts innerhalb von zwei Monaten ab dem Todestag des Unternehmers anzeigen — dadurch bleibt die NIP vorübergehend erhalten und die Abrechnungen lassen sich ordnen.

Wie lange die Verwaltung dauert und was danach geschieht

Die Nachlassverwaltung ist ihrem Wesen nach vorübergehend. Grundsätzlich erlischt sie mit Ablauf von zwei Jahren ab dem Todestag des Unternehmers. Das Gericht kann diesen Zeitraum aus wichtigen Gründen noch vor dem Erlöschen verlängern — höchstens jedoch auf fünf Jahre ab dem Todestag. Die Verwaltung erlischt auch früher: wenn innerhalb von zwei Monaten nach dem Tod keiner der Erben die Erbschaft angenommen hat, wenn das gesamte Unternehmen von einer Person erworben wird sowie mit dem Tag der Erbauseinandersetzung.

Diese Zeit dient dazu, die Nachlassangelegenheiten zu ordnen und Entscheidungen zu treffen: Wer übernimmt den Betrieb, entsteht daraus eine Gesellschaft, wird das Unternehmen verkauft oder beendet. Zu beachten ist die Befreiung von der Erbschaft- und Schenkungsteuer für den Erwerber eines Unternehmens (Art. 4b des polnischen Erbschaft- und Schenkungsteuergesetzes) — sie steht unabhängig vom Verwandtschaftsgrad zu, sofern der Erwerb innerhalb von sechs Monaten auf dem Formular SD-ZP angezeigt und das Unternehmen mindestens zwei Jahre ab dem Erwerb fortgeführt wird.

Was Sie schon heute tun sollten

Die Bestellung eines Nachlassverwalters bedeutet eine einzige Änderung der CEIDG-Eintragung und die schriftliche Zustimmung der benannten Person — Kosten: null, Zeitaufwand: wenige Minuten. Sprechen Sie bei dieser Gelegenheit mit dem Kandidaten darüber, was tatsächlich auf ihn zukommt, und hinterlassen Sie ihm geordnete Informationen: Zugang zur Buchhaltungsdokumentation, eine Liste der wichtigsten Verträge und Geschäftspartner, die Daten des Buchhaltungsbüros sowie Angaben zu Krediten, Leasingverträgen und Verbindlichkeiten. Arbeitet Ihr Betrieb auf Grundlage einer Konzession oder Genehmigung, ergänzen Sie diese Liste um die Dreimonatsfrist für den Antrag auf Bestätigung der Entscheidung. Je mehr im Voraus vorbereitet ist, desto weniger muss im schwierigsten Moment improvisiert werden.