Es kommt vor, dass ein Unternehmer eine Rechnung ausgestellt und die Steuer darauf abgeführt hat, der Geschäftspartner aber dennoch nicht bezahlt. Das Steuerrecht sieht für diesen Fall eine Lösung vor — die Ausfallentlastung („ulga na złe długi”). Sie erlaubt es, die Umsatzsteuer (VAT) und die Einkommensteuer (PIT) auf Forderungen zurückzuerlangen, die trotz Fristablauf nicht eingetrieben werden konnten. Nachfolgend erklären wir, wie die Entlastung im Jahr 2026 funktioniert, welche Voraussetzungen der Gläubiger erfüllen muss und an welche Pflichten der Schuldner denken muss.
Worin die Ausfallentlastung besteht
Die Ausfallentlastung ist ein Mechanismus, der es erlaubt, die Steuerabrechnung einer letztlich nicht bezahlten Rechnung zu korrigieren. Sie wirkt in zwei Steuern zugleich — in der Umsatzsteuer (VAT) und in der Einkommensteuer (PIT). Der gemeinsame Nenner beider ist derselbe Zeitraum: 90 Tage. Vergehen ab dem auf der Rechnung, im Vertrag oder auf dem Beleg genannten Zahlungstermin 90 Tage, ohne dass die Forderung eingeht, gilt die Uneinbringlichkeit der Forderung als glaubhaft gemacht. Für den Gläubiger bedeutet das ein Recht, die Steuer zurückzuerlangen, für den Schuldner — die Pflicht, sie zurückzugeben.
Umsatzsteuer — wann der Gläubiger die Steuer zurückerlangen kann
Als Verkäufer (Gläubiger) können Sie die Bemessungsgrundlage und die geschuldete Steuer korrigieren, wenn der Käufer die Forderung für in Polen gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen nicht beglichen hat. Die Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein: Die Forderung muss mindestens 90 Tage ab dem Zahlungstermin unbeglichen bleiben, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, dürfen nicht mehr als drei Jahre vergangen sein, und am Tag vor der Korrektur müssen Sie aktiver Umsatzsteuerpflichtiger sein.
Die Korrektur nehmen Sie in der Abrechnung für den Zeitraum vor, in dem die Uneinbringlichkeit als glaubhaft gemacht gilt, unter der Bedingung, dass die Forderung bis zum Tag der Einreichung des JPK_V7M oder JPK_V7K für diesen Zeitraum weiterhin nicht beglichen oder veräußert wurde. Die Inanspruchnahme der Entlastung ist auf Seiten des Verkäufers ein Recht, keine Pflicht. Zahlt der Geschäftspartner jedoch nach der Korrektur oder veräußern Sie die Forderung, müssen Sie die Bemessungsgrundlage und die geschuldete Steuer wieder erhöhen — bei Teilzahlung nur im entsprechenden Umfang.
Umsatzsteuer — Pflichten des Schuldners
Die Entlastung hat eine Kehrseite. Sind Sie der Käufer, haben die Umsatzsteuer aus der Rechnung abgezogen und diese nicht innerhalb von 90 Tagen ab dem Zahlungstermin bezahlt, so sind Sie verpflichtet, die zuvor abgezogene Vorsteuer zu korrigieren. Die Korrektur erfolgt in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem der 90. Tag ab dem Zahlungstermin ablief. Dies ist kein Recht, sondern eine Pflicht — unabhängig davon, ob der Verkäufer seine Entlastung in Anspruch genommen hat.
Die Korrektur ist nicht erforderlich, wenn Sie die Forderung spätestens am letzten Tag des Abrechnungszeitraums begleichen, in dem der 90. Tag abläuft. Zahlen Sie nur einen Teil, korrigieren Sie die Vorsteuer ausschließlich für den nicht bezahlten Betrag. Begleichen Sie die Rechnung erst nach der Korrektur, haben Sie das Recht, die Vorsteuer in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem Sie gezahlt haben, erneut zu erhöhen.
Ausfallentlastung in der Einkommensteuer
Ein entsprechender Mechanismus gilt in der PIT. Der Gläubiger, der den Rechnungswert zu den Einnahmen gerechnet, aber dennoch keine Zahlung erhalten hat, kann die Bemessungsgrundlage um die nicht bezahlte und nicht veräußerte Forderung mindern — in der Abrechnung für das Jahr, in dem 90 Tage ab dem Zahlungstermin abgelaufen sind. Wichtig ist, dass die Entlastung bereits auf der Ebene der Vorauszahlungen im Laufe des Jahres berücksichtigt werden kann; man muss nicht bis zur Jahreserklärung warten. Der Schuldner hingegen ist verpflichtet, den nicht bezahlten Betrag seiner Bemessungsgrundlage hinzuzurechnen. Entsprechende Regeln gelten bei der Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (ryczałt) — der Gläubiger mindert die Einnahmen, der Schuldner erhöht sie.
In der Einkommensteuer gelten zusätzliche Voraussetzungen. Der Schuldner darf sich nicht in einem Restrukturierungs- oder Insolvenzverfahren oder in Liquidation befinden, die Transaktion muss im Rahmen der Wirtschaftstätigkeit geschlossen und ihre Einnahmen in Polen besteuert sein. Die Entlastung gilt nicht unbefristet — ab dem Datum der Rechnungsausstellung oder des Vertragsschlusses dürfen, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, nicht zwei Jahre vergangen sein. Wird die Forderung nach der Korrektur beglichen, erhöht der Gläubiger die Grundlage entsprechend wieder und der Schuldner mindert sie in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem dies geschah.
Woran man denken sollte
Die Ausfallentlastung ersetzt nicht das Inkasso — sie erlässt die Schuld nicht und befreit den Geschäftspartner nicht von der Zahlungspflicht. Sie erlaubt lediglich, die Steuer zurückzuerlangen, mit der ein nicht bezahlter Verkauf zu Unrecht belastet wird. Entscheidend sind die Überwachung der Zahlungstermine und das Zählen der 90 Tage ab dem richtigen Datum sowie die Aufbewahrung der Unterlagen, die belegen, dass die Rechnung unbezahlt bleibt. Zu bedenken ist auch, dass VAT und PIT in dieser Entlastung getrennt abgerechnet werden, nach eigenen Voraussetzungen und Fristen. Für den Schuldner ist eine Schlussfolgerung am wichtigsten: Eine nicht fristgerecht bezahlte Rechnung bedeutet die Pflicht zur Korrektur der abgezogenen Steuer, die leicht vergessen wird.